ISO 9001 ile Mali Disiplinin Sessiz Gündemi: YGG
Zafer URFALIOĞLU
Yönetim Gözden Geçirme toplantıları genelde aynı soruyla açılır:
– “Gündeme eklemek istediğiniz başka bir konu var mı?” Asıl konu çoğu zaman o masada zaten vardır ama adı söylenmez: PARA.
ISO 9001:2015, bunu açık açık yazmaz ama dikkatle okuyan her yönetici bilir ki; kalite, YGG Toplantısının görünmeyen muhasebecisidir. Gelir – gider tabloları sunulur, grafikler geçer, slaytlar biter. Ama ISO 9001’in sormak istediği sorular hâlâ masanın kenarında bekliyordur. Gelin, bir denetçi gözüyle o sandalyeyi dolduralım.
a. Gündemin İlk Maddesi: “Yönetim Sahipleniyor mu, Yoksa Dinliyor mu?”
Toplantı başlar. Kalite yöneticisi anlatır, üst yönetim dinler. ISO 9001 burada kulağa fısıldar:
– “Peki, bu hedefleri kim koydu, kim takip ediyor?”
Yönetim Gözden Geçirme, sadece rapor dinleme seansıysa mali disiplin zayıftır. Hedeflerin bütçeyle, performansın kârlılıkla konuşulmadığı bir masada kalite, gider kalemi gibi algılanır. Denetçi bu noktada konuşmaz ama şunu not eder:
Not #1 Sahibi olmayan hedef, kontrolsüz maliyettir.
b. Sırada Müşteri Var: “Memnuniyetsizlik Nereden Ciro Yiyor?”
Toplantıda müşteri şikâyetleri gösterilir. Sayılar fena değildir. Ama ISO 9001 rahatsız olur ve sorar:
– “Bu şikâyetlerin bize faturası ne?”
İade, yeniden işleme, kaybedilen müşteri, bozulan itibar… Bunlar slaytta yoktur ama bilançoda mutlaka vardır. Yönetim gözden geçirme masasında müşteri memnuniyeti konuşulup, mali etkisi konuşulmuyorsa; denetçi şunu düşünür:
Not #2 Zarar sayılmıyorsa, tekrar eder.
c. Riskler Gündeme Gelir: “Bu Sorun Çıkarsa Kaça Patlar?”
Risk listesi açılır. Maddeler vardır ama çoğu “olabilir” seviyesindedir. ISO 9001 burada sözü paraya getirir:
– “Olursa ne olur, kaç para gider?”
Risk temelli düşünce; felaket tellallığı değil, bütçe koruma refleksidir. Yönetim gözden geçirmede riskler konuşuluyor ama mali karşılığı bilinmiyorsa, toplantı iyimserlik egzersizine dönüşür. Denetçi bu noktada şunu anlar:
Not #3 Sürpriz giderler, genelde önceden konuşulmayan risklerden çıkar.
d. Kaynaklar Masaya Yatırılır: “Tasarruf mu Ettik, Masrafı mı Erteledik?”
– “Bu yıl yatırım yapmadık” cümlesi genelde gururla söylenir.
ISO 9001 ise biraz kaşını kaldırır. Bakımı ertelenmiş makineler, yetersiz personel, eksik eğitim… Bunlar bugünün tasarrufu, yarının maliyetidir. Yönetim gözden geçirmede kaynaklar konuşulurken, kalite sorunlarının mali etkisiyle ilişki kurulmuyorsa denetçi şunu yazar:
Not #4 Burada tasarruf konuşuluyor ama bedeli hesaplanmıyor.
e. Operasyonel Performans: “Bu İşler Neden Hep Acil?”
Fazla mesai artmıştır, teslimatlar zor yetişir, stoklar kabarıktır. Toplantıda herkes sebep anlatır. ISO 9001 ise doğrudan sorar:
– “Bu işler neden planlı değil?”
Plansızlık, muhasebede ayrı bir hesapta görünmez ama kârı kemirir. Yönetim gözden geçirme toplantısında operasyonel aksaklıklar konuşulup, bunların maliyeti dillendirilmiyorsa denetçi için tablo nettir.
Not #5 Plansız iş, gizli bütçe açığıdır.
f. Tedarikçiler Konuşulur: “Ucuz Alım mı, Akıllı Alım mı?”
“Bu tedarikçi fiyatı düşürdü” denir. ISO 9001 sessizce sorar:
– “Peki, kalite ne yaptı?”
Geç gelen malzeme, hatalı parça, üretim duruşu… Bunlar satın alma fiyatının altına yazılmaz ama toplam maliyetin içine sızar. Denetçi masadan şunu anlar:
Not #6 Faturası ucuz olan, her zaman maliyeti düşük değildir.
g. Ölçüm ve Analiz: “Bu Rakamlar Ne Söylüyor?”
Grafikler güzeldir. Renkler yerindedir. Ama ISO 9001’in asıl sorusu şudur:
– “Bu göstergelerin parasal karşılığı ne?”
Fire yüzde kaç, peki kaç lira? Duruş süresi kaç saat, peki kaç ciro? Yönetim gözden geçirme toplantısında rakamlar var ama anlam yoksa denetçi için bu sadece sunumdur.
Not #7 Toplantının Sonu: “Aynı Hata Kaçıncı Kez Ödeniyor?”
Düzeltici faaliyetler anlatılır. ISO 9001 burada son noktayı koyar: “Tekrar etti mi?” Eğer ediyorsa, bu artık kalite problemi değil, mali alışkanlıktır.
Son Not: İyi bir Yönetim Gözden Geçirme toplantısı, sadece kalite sistemini değil; şirketin parasını da gözden geçirir. ISO 9001, bu masada sessiz oturur ama doğru soruları sorar. Ve genelde şunu hatırlatır: Kalite konuşulmayan toplantılarda para kaybolur. Para konuşulmayan kalite toplantılarında ise sistem kâğıtta kalır.
Ve o meşhur ISO belgeniz de güzel bir çerçeve ile duvarda asıl kalır.
Zafer URFALIOĞLU