Meşhur fıkradır, şirket patronu öğle arasında yemekte fıkra anlatıyor, çevresindekiler kahkahalarla gülüyordu. Grupta anlatılanlara kayıtsız kalan ve gülmeyen birini görünce: “Sen neden gülmüyorsun, anlamadın mı espriyi?” diye sorar ancak aldığı yanıt manidardır: “Ben sizin kurumunuzda çalışmıyorum.”
Tedarik zincirlerinizin raporlama kurgusu, mutlaka ki patronaja tabiidir ve unutmamalı ki, her zaman en güçlü patron müşterinizdir. Bu anlamda, tedarik zincirlerinde tüm bilgi akışını “Voice of Customer” denen müşterinin sesine göre yaptığınızda, değer zincirinizi daha karlı ve ciro yapar hale getirebilirsiniz. Ancak değer zincirinizde, özellikle Satınalma profesyonellerinin en sık karşılaştığı kurgu senaryo, neredeyse tüm kurumsal şirketlerin iş yürütme ilkelerinde alınacak mal ya da hizmetin en az 3 alternatif tedarikçiden alınması şartıdır.
Satınalma’daki bu kurgu, kurumsal şirketlerin genel merkezlerinde tüm dünyadaki fabrikalarına/ofislerine paylaştıkları genel “code of conduct” denen şirket ahlakı yasalarından geliyor. Doğal olarak yapılanmasında yabancı kurumsal şirketleri örnek almış çoğu holding de benzer “code of conduct”lar ile çalıştığı için, çoğunluğu İngiliz/İsviçre Hukuku’na göre hazırlanmış bu şirket ilkeleri, sadece birer Türkçe çeviri ile Satınalma profesyonellerinin önüne konulur. Bu sırada malzeme ya da hizmete acil ihtiyaç duyan mühendislik ya da Ar&Ge birimi sürekli telefonla satınalmayı sıkıştırır, satınalma da bu durumlarda sürekli “Henüz tekliflerin hepsi gelmedi. Biliyorsunuz kural var, en az 3 tedarikçiden teklif almamız gerek. Siz sadece bir şirketten alınacak şekilde Teknik şartnameyi hazırlamışsınız ancak şirket kuralları belli. Diğer şirketleri araştırdık, teklif istiyoruz. 10 güne teklifler gelir, sonra da değerlendirip satınalmayı başlatırız.” demek durumunda kalır.
Burada, satınalma ve tedarik zinciri değerindeki tüm birimler arasında gerilimi artıran bir şirket kuralının tüm değer zincirini, malın ya da satınalma kararını, Türkiye piyasasında volatilite ve paritenin çok hızlı değiştiği de gözönüne alındığında finansal olarak şirketin para bağladığı şeyin değerinin zamana karşı yenildiğine şahit oluruz. Ve maalesef, ülkemizde çoğu zaman bu 3 alternatif tedarikçiden fiyat istense de aslında hizmet almak isteyen departmanın hizmeti alacağı tedarikçinin belli olduğuna, diğer 2 şirketin sadece şirket denetçileri ileride kontrol ederse uygunsuzluk çıkmasın diye satınalma profesyonellerinin teklif istediği firmalar olduğunu görürüz. Müşteri arayışında büyük bir kurumsaldan “ Bize teklif verir misiniz?” sorusunu alan yeni kurulmuş bir tedarikçi şirket de büyük bir heyecan ve motivasyonla çalışıp detaylı ve iyi düşünülmüş bir proje planı ile bu ricayı teklifleştirip paylaşır.
İhale sonucunda, zaten hizmete ihtiyaç duyan departmanın arzuladığı şirketten mal ya da hizmet alınınca, diğer 2 şirket de “iyi de, teklife bizim çözümleri de katıp başka firmadan da teklif istemiş ve sonra “buna göre teklif verin” deyip o firmaya işi vermişsiniz” şeklinde Satınalma profesyonelleri ile uygun olmayan tartışmalar girer. Tabii, hazırladığınız teklifin kopyalanarak, başka ve önceden oradan hizmet alınacağı belli olan şirkete hazır şekilde sunulması ve “böyle teklif ver” denmesi, Satınalma profesyonellerinin tümünün yapacağı bir davranış değil, etik olmadığı malum. Ancak kurumsal ve çok büyük yapılarda, hantallık ve hizmetin aciliyeti çarpıştığında, maalesef iç müşteri olan (yani SAP diliyle PR’I açan) kişinin talebini bir an önce siparişe (yani PO ‘ya) çevirmek zorunda hisseden satınalmacılar, bu taktiği uygulamak zorunda kalıyor.
Böylece hizmeti alan kurumsal şirket en uygun fiyata ve önceden tanıdığı tedarikçisinden hizmet alabiliyor, hem de hizmeti/malı alacak departman olası en kısa sürede bu hizmete kavuşuyor. Peki bu sırada geceli gündüzlü teklif hazırlayan ve bile bile seçilmeyecek şirketin bu kadar yorulmasına gerek var mıydı? Özellikle hizmet alımında, alternatif olarak aranıp bulunan diğer 2 tedarikçinin proje planı fikirlerini zaten işin verileceği 3. Ve asıl tedarikçiye paslamak (etik olmadığı bilinse de) neden sakınılmayan bir çözüm?
İşte burada, bir mühendislik çözümünden farklı olarak, insan psikolojisini en iyi anlatan büyülü gerçekçilik yazının ustası büyük yazar Gabriel Garcia Marquez’e kulak verdiğimizde, sorunun kökenine inmiş olabiliriz. Çoğu kişinin “Yüzyıllık Yalnızlık” ile tanıdığı büyük usta, aslında en çok sevdiği romanını “Kırmızı Pazartesi” olarak niteler.Gerçekten ilginç bir uzun öykü olan Kırmızı Pazartesi’nin orjinal adı “İşleneceğini herkesin bildiği bir cinayetin romanı”dır. Bu romanda Marquez, gerçekten 1940’lı yılların sonunda Kolombiya’da bir ilçede meydana gelen ve ailesini de yakından ilgilendiren gerçek bir cinayeti, “Santiago Nasar öldürüleceği gün piskoposun geldiği vapuru beklemek için sabah beş buçukta kalkmıştı” ifadesiyle başlatır. Böylece, polisiye romanların klasik gizem unsurunu bir kenara atarak Marquez klasik edebiyat evrenini ve onun ucuz numarası “Bilin bakalım katil kim?” I daha ilk cümlede bir kenara atar. Ve tüm romanı, göz göre göre işlenecek bir ve kimsenin müdahale etmediği bir cinayetin anlatısı olduğundan ibaret olduğunu düşünmek kadar rahat bir okur eylemi şeklinde incelikle işler.
İşte satınalma profesyonellerini ve diğer tüm değer zincirindeki departman çalışanlarını da, “en az 3 firmadan teklif alma” kandırmacasını işletmesi, hizmet vermeye çalışan alternatif tedarikçiler için zamanla Marquez’in bu romanındaki tada dönüşüyor. Ve böylelikle büyük kurumsallar, gönülleri rahat biçimde “Code of conduct”ları ile nasılsa garanti altına aldıklarını düşündükleri alternatif tedarikçi araştırma prosesleri ile ilerlendiğini düşünürken , Satınalma bölümleri işi hızlandırmak için bu prosesleri yukarıda bahsettiğimiz şekilde işletince, aslında bu kurumsallar uzun dönemde olası iyi tedarikçilerini daha baştan kaybediyorlar. Ve sonra da sürekli iş verdikleri firma birgün Fx’ten ya da benzer şekilde ülkemize özgü aile içi şirket tartışmalarından sonra piyasadan çekilince, alternatif tedarikçi bulamamaya başlıyorlar. Çünkü daha önce satınalmanın gittiği bu alternatifler “Siz bizi iş vermeden oyalıyorsunuz” düşüncesi ile teklif bile vermemeye başlıyor. Böylece bir kurumsalın başına en kötü şey geliyor: Piyasadaki güvenilirliğini yitirmesi.
Bu nedenle, kamu şirketlerini hariç tutarak, özel kurumsal şirketlerin en az 3 alternatif tedarikçi araştırma prosesini bu değerlendirme ile yeniden gözden geçirmelerini öneriyoruz. Genel merkezden verilmiş “Code of Conduct” çevirileri, şirket ve ülke kültürü ile de uyuşabilmeli, yoksa yukarıda bahsettiğimiz türden senaryoları her gün yaşamak daha da olası hale geliyor. Bunun için de departmanlar içindeki bireylerin sorumluluk alarak yöneticilerine alternatif tedarikçi bulma zorluklarından bahsetmelerini ve talep yapan departmanın hizmetini bir an önce sağlama dürtüsü ile yapılan bu kısa yol çözümden vazgeçmelerini önereceğiz. Böylece kısıtı kapatmamış ve hizmetin neden geciktiğini üst yönetimin de sorgulamış olmasını sağlayacaklar. Ve emin olun, tedarik zinciri böylece daha verimli işleyecek. Sorumluluk almaya dair korkusu ya da çekincesi olanlar için son sözü yine Marquez ustaya bırakalım:
“Birey topluluk içindeyken şöyle düşünür: Nasıl olsa biri bu felaketi önler. Topluluk, insan ruhunu tembelleştirir ve sorumluluğu başkasına atmasına, en azından ertelemesine olanak sağlar.”
Anıl ERDOĞAN
MİMAS DANIŞMANLIK
