ERP Üretimi Yönetmez, Parayı Görünür Kılar

ERP Üretimi Yönetmez, Parayı Görünür Kılar

Zafer URFALIOĞLU

ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlama) denildiğinde akla hemen;

– Üretim,

– Stok,

– Satın Alma,

– Satış,

– İnsan Kaynakları gibi onlarca modül geliyor.

Sonra da şirketler oturup “Bizim ERP’de hangi modüller olmalı?” diye tartışmaya başlıyor. Oysa patron açısından asıl soru bu değil.

Asıl soru şu: “Şirketin parasını nereden kazandığını, nerede harcadığını ve nerede kaybettiğini gerçekten görebiliyor muyuz?”

İşte bu nedenle ERP’ye bir yazılım projesi olarak değil,

“Finansal Kontrol Sistemi” olarak bakmak gerekir.

Çünkü şirketin bütün süreçleri sonunda finansal bir sonuç üretir.

– Satış bir alacak yaratır.

– Satın alma bir borç yaratır.

– Stok işletme sermayesini bağlar.

– Üretim maliyet oluşturur.

– Sevkiyat teslimat ve faturalamayı tetikler.

– Tahsilat nakit yaratır. Ve bütün bu hareketlerin gerçek sonucu dönüp dolaşıp finansal tablolara yansır.

Bu açıdan bakıldığında ERP’nin merkezi muhasebe departmanı değil, finansal gerçekliğin kendisidir. Bir patronun ERP’den beklemesi gereken ilk şey de güzel ekranlar veya yüzlerce rapor değildir. Çok daha basit bir şeydir: “Param nerede?”

Bankada mı?

Alacakta mı?

Stokta mı?

Üretimde mi?

Vadeli satışta mı?

Yolda mı?

Yoksa hiç fark etmeden fire, iskonto, yanlış satın alma veya verimsizlik olarak mı kayboluyor?

ERP’nin değerini burada anlamaya başlarız. Örneğin satış departmanı “Bu ay 100 milyon TL satış yaptık.” diyebilir. Patron da doğal olarak mutlu olur. Finansçı ise biraz daha temkinlidir. Çünkü 100 milyon TL ciro, 100 milyon TL nakit değildir. Hatta kârlı satış bile her zaman nakit yaratmayabilir. Satışın vadeli olması, stok finansmanı, tahsilat süresi ve işletme sermayesi ihtiyacı devreye girer.

ERP işte bu noktada satış ile finans arasındaki kopukluğu ortadan kaldırır. Satış siparişi sisteme girildiğinde bunun Stok ihtiyacı, Üretim ihtiyacı, Satın alma ihtiyacı, Sevkiyat planı, Fatura ve Tahsilat etkisi görülebilmelidir. Böylece patron sadece “Ne kadar sattık?” sorusunun değil, “Bu satış bana ne zaman ve ne kadar para kazandıracak?” sorusunun da cevabını alabilir.

Aynı durum satın alma için de geçerlidir. Satın alma departmanı “Uygun fiyata aldık” diyebilir. Finansçı ise “Bu alımın nakit akışına etkisi nedir?” diye sorar. Üretim “Malzeme elimizde” diyebilir. Finansçı “Bu malzemenin ne kadarı gerçekten kullanılacak?” diye bakar. Depo “Stokumuz yeterli” diyebilir. Patron ise haklı olarak “Peki bu stokta kaç milyon lira paramız yatıyor?” diye sorar.

ERP bu soruları farklı departmanların Excel dosyalarından cevaplamak yerine aynı veri üzerinden cevaplamalıdır.

Üstelik ERP’nin asıl başarısı muhasebe fişini otomatik kesmesi değildir. Muhasebe zaten gerçekleşmiş işlemi kaydeder. Patronun ihtiyacı ise işlemin gerçekleşmesini beklemeden finansal sonucu öngörebilmektir.

Bu nedenle ERP’nin omurgasını şöyle düşünmek daha doğrudur:

Bu zincirin her halkası finansal bir sonuç doğurur.

• Satış alacak yaratır.
• Satın alma borç yaratır.
• Stok işletme sermayesini bağlar.
• Üretim maliyet yaratır.
• Faturalama geliri muhasebeleştirir.
• Tahsilat nakde dönüşü sağlar.
• Kârlılık ise bütün bu hareketlerin sonunda patrona gerçeği söyler.

Dolayısıyla ERP’nin modüllerini de bu mantıkla değerlendirmek gerekir.

• İlk sırada finans ve muhasebe olmalıdır. Çünkü şirketin finansal hafızası ve kontrol merkezi burasıdır.
• Ardından satış, çünkü gelirin kaynağıdır.
• Satın alma, çünkü paranın çıkış kapısıdır.
• Stok, çünkü şirket sermayesinin önemli bir bölümü burada bekler.
• Üretim yapan şirketlerde üretim ve maliyet muhasebesi devreye girer.
• Sonrasında bütün bu veriler maliyet ve kârlılık analizinde birleşir.

İnsan kaynakları, Bakım, Kalite, Proje yönetimi, CRM gibi modüller elbette önemlidir. Ancak bunların ERP içindeki değerini belirleyen şey, sonunda şirketin finansal sonucuna ne söylediğidir.

Çünkü Patronun gerçekten bilmek istediği şeyler şunlardır:

1. Hangi müşteri para kazandırıyor?
2. Hangi ürün para kazandırıyor?
3. Hangi satış temsilcisi kârlı satış yapıyor?
4. Hangi tedarikçi toplam maliyeti yükseltiyor?
5. Hangi stok sermayeyi gereksiz yere bağlıyor?
6. Hangi proje kâr ediyor?
7. Ve en önemlisi: Şirket büyüdükçe kâr mı büyüyor, yoksa sadece ciro mu?

ERP’nin patron için gerçek değeri burada ortaya çıkar.

Bir şirket 500 milyon TL cirodan 50 milyon TL kazanabilir. Başka bir şirket 300 milyon TL cirodan 60 milyon TL kazanabilir. Bir başka şirket ise 1 milyar TL ciro yapıp sürekli nakit sıkıntısı yaşayabilir.

O halde mesele “ERP’miz var mı?” değildir. Mesele, ERP’nin bize “Bu şirket gerçekten nasıl para kazanıyor?” sorusunun cevabını verip vermediğidir.

Finansçı açısından ERP; muhasebe kayıtlarının hızlanması, cari hesapların otomatikleşmesi veya raporların tek ekrandan alınması değildir. Bunlar işin teknik tarafıdır. Asıl mesele; gelir, gider, maliyet, stok, borç, alacak, nakit ve kârlılığın aynı ekonomik model içinde birbirine bağlanmasıdır.

Yatırımcı açısından ise mesele daha da basittir:

ERP, şirketin bütün hareketlerini paraya tercüme edebiliyorsa değerlidir. Çünkü yatırımcının görmek istediği şey 150 farklı ekran değil, şirketin finansal röntgenidir. Bu yüzden ERP’yi “şirketin bütün departmanlarını dijitalleştiren yazılım” diye anlatmak biraz eksik kalır.

Daha doğru ifade şudur: ERP, şirketin bütün faaliyetlerini finansal sonuçlarıyla ilişkilendiren yönetim sistemidir. Ve belki de ERP projelerinde yıllardır yaptığımız en büyük hata, işe “Hangi modülleri satın alalım?” diye başlamaktır.

Oysa yatırımcının sorusu başka olmalıdır: “Şirketimde para nereden giriyor, nereden çıkıyor, nerede bağlanıyor ve nerede kâra dönüşüyor?”

Bu sorunun cevabını uçtan uca verebilen bir ERP, gerçekten ERP’dir. Diğerleri ise çoğu zaman sadece pahalı bir yazılımdır.

Zafer URFALIOĞLU