Satınalma süreçlerinde bilgi teknolojileri kullanımı her geçen gün artmaktadır. Bu alandaki en önemli ilerleme kağıt tabanlı işlemlerden kurtularak e-faturaya geçilmesi ve bu süreçlerin tümünde otomatik sistemlerden faydalanılması. Böylelikle firmanızı işlem maliyetlerini düşürerek gözardı edilemeyecek tasarruf oranlarını yakalamanız mümkün.
Bu sürece ek olarak firmanızda gereksiz zaman ve efor harcanmasına sebep olan bazı süreçlerde de otomasyon sistemlerinin nimetlerinden faydalanılması akılcı gibi görünüyor. Bu süreçlerin bazılarını aşağıdaki gibi örneklendirebiliriz:
1- Onaylama İşlemleri
Her alım talebinin yeniden onaya gerek olmayacak şekilde gerçekleştirilebileceği unutulmamalıdır. Sürekli alımı yapılan sarf malzemeleri alımı, katılımı kesinleşmiş bir etkinlik için yeniden seyahat harcaması onayı vb. gibi çoğaltabileceğimiz örnekler firmanın gereksiz yere zaman ve enerjisini katma değersiz süreçlere odaklamasına yol açmaktadır. Bunun yerine belirli bir bütçeyi aşmayan alım taleplerinin otomatik onaylanması gibi kuralları devreye alabilirsiniz.
2- Sürekli Alınan Tamir Bakım ve İşletme Malzemeleri
Bu ürün gruplarında minimum maksimum stok seviyeleri belirlenerek otomasyon sistemi üzerinden onaya gerek kalmaksızın otomatik sipariş geçilmesi sağlanabilir.
3- Tedarikçi Dosya Bilgilerinin Güncellenmesi
Tedarikçi listelerinin güncel tutulması, firma ürün ve hizmetlerinin kapsam değişikliği, tedarikçi firmadaki yetkilinin işten ayrılması vb. gibi birçok konunun takibi satınalmacının geniş bir zamanını bu işlemlere ayırmasına yol açabilir. Bunun önüne geçmek için tedarikçi portalları kullanılabilir. Böylelikle tedarikçi firmaların bilgilerini kendileri tarafından sürekli güncel tutmaları sağlanabilir. İstenen belgelerin sisteme yüklenmesi, değişen lokasyon bilgileri vb. gibi işletmeden istenen tüm bilgilerin düzenli bir biçimde güncellenmesi alıcı firmanın üzerindeki bu yükü alacaktır.
İyi çalışan bir satınalma sistemi, çalışanların değer eklemeyen faaliyetlere odaklanmak yerine sorunlara ve stratejik konulara odaklanabilmelerine izin veren satınalma sistemidir. Nitelikli insan kaynağından maksimum fayda edebilmenin ön koşulu böyle bir sistem kurmaktır.
Arş. Gör. Adil ÜNAL
İstanbul Üniversitesi
aunal@istanbul.edu.tr
adil.unal@buyernetwork.net
