Kraljic‘in (1983) satın alma portföy matrisi, maliyetler ve riskler arasındaki dengeyi optimize ederek ürünler (veya hizmetler) için yeterli bir satın alma stratejisi belirlemek amacıyla kullanılır.
Tedarik kalemlerini ikiye ikilik bir matriste kategorize ederek, çeşitli tedarikçilerle ilişkileri yönetmek için uygun yöntemler bu matristen çıkarılabilir. Kraljic bu modeli BASF firması için şirket içerisinde kullanıcılacak bir araç olarak geliştirmiştir. Ancak model, 1983 yılında Harvard Business Review’da yayınlandıktan sonra uygulayıcılar tarafından tanınmış ve popülerliği artmıştır.
Kraljic’in “satın alma modelinin genel fikri, ‘arz kırılganlığını en aza indirmek ve potansiyel satın alma gücünden en iyi şekilde yararlanmaktır.” Model, ürünleri iki boyuta göre sınıflandırmıştır: birinci boyut finansal etki ve diğer boyut ise tedarik riskidir.
Matriste, her biri ayrı bir satın alma stratejisi gerektiren dört çeyrek bulunmaktadır (Şekil 1).
Stratejik ürünler – bunların yüksek tedarik riski ve yüksek mali etkisi vardır. Genel olarak bu öğeler, nadir metaller ve yüksek değerli bileşenler gibi kıt bulunan, yüksek değerli malzemelerdir. İlgili tarafların göreceli güç konumlarına bağlı olarak, stratejik öğelere yönelik satın alma stratejisi ortaklık veya işbirliğini amaçlamaktadır.
Kaldıraç etkisi yaratan ürünler – bunlar düşük tedarik riski olan ancak mali etkisi yüksek öğelerdir. Bol miktarda arz mevcuttur; ancak ürünler organizasyon için çok önemlidir. Elektrik motorları, kalorifer yakıtı ve elektronik bilgi işlem donanımları kaldıraç kalemlerine örnektir. Kaldıraç kalemleri, rekabetçi ihalelere dayalı bir satın alma stratejisi gerektirir.
Darboğaz ürün kalemleri – bunların kuruluşun kârı üzerindeki etkisi düşüktür ancak tedarik riski yüksektir. Bu tedarik riski çoğunlukla üretime dayalı kıtlıktan ve ağırlıklı olarak yeni teknolojilere sahip küresel tedarikçilerden kaynaklanmaktadır. Darboğaz ürünlere örnek olarak elektronik parçalar ve dış hizmetler verilebilir. Darboğaz ürünlere yönelik satın alma politikası arzın sürekliliğini sağlamayı amaçlar. Ayrıca tedarikçilere bağımlılığın azaltılması için alternatif ürün ve tedarikçilerin geliştirilmesi gerekmektedir.
Kritik olmayan kalemler – bu gruptaki ürünlerin, tedarik riski ve finansal etkisi düşüktür. Bol miktarda tedarik kaynağı mevcut ve ürünlere yalnızca işlevsel verimlilik için ihtiyaç duyulmaktadır. Kritik olmayan ürünlere örnek olarak çelik çubuklar, ofis malzemeleri gibi her türlü emtia verilebilir. Kritik olmayan ürünleri taşınması çoğu zaman ürünün değerinden daha fazla para gerektirdiğinden, bu ürünler idari ve lojistik karmaşıklığı azaltmayı amaçlayan bir satın alma stratejisi gerektirmektedir.
Kraljic Matrisi ne zaman kullanılmalı?
Kraljic’in modeli, bir kuruluşun her tedarikçi grubu için farklı stratejiler geliştirmesine olanak tanır. Aynı zamanda ürün (veya hizmet) başına farklı satın alma stratejileri belirlemek için kullanılır ve böylece her tedarikçinin uygun şekilde ilgi görmesi sağlanır.
Model, farklılaştırılmış satın alma ve tedarikçi stratejilerinin olanaklarının tartışılmasını, görselleştirilmesini desteklemek için etkili bir araçtır. Yapılandırılmış ve sistematik bir yaklaşım sunarak bir kuruluşun satın alma fonksiyonunu daha etkili ve verimli hale getirmesine olanak tanır.
Nasıl kullanılır?
İkiye ikilik matrisi doldurmak ve ardından uygun stratejiyi belirlemek için, ilk önce tüm ürünler (ve hizmetler) bölümlere ayrılmalıdır. Ürünleri mantıksal olarak gruplandırmanın iyi bir kuralı, bunların bir veya daha fazla tedarikçiden/tedarikçilerden makul şekilde satın alınıp alınamayacağını değerlendirmektir. İkinci olarak, her bir ürün segmenti için finansal etki ve tedarik riski belirlenir:
Finansal etki – bu, satın alma hacmi, toplam satın alma maliyetinin yüzdesi, ürün kalitesi ve iş büyümesi gibi kriterlere göre ölçülen, belirli bir tedarik kaleminin kâr üzerindeki etkisiyle ilgilidir. İlgili paranın hacmi veya miktarı ne kadar yüksek olursa, mali etki de o kadar yüksek olur.
Tedarik riski – bu, bulunabilirlik, tedarikçi sayısı, rekabetçi talep, yap ya da satın al fırsatları, depolama riskleri ve ikame olanakları gibi kriterlere göre değerlendirilen tedarikin karmaşıklığıyla ilgilidir. Bir ürünü alternatif bir tedarik kaynağı olmadan tek bir tedarikçiden temin etmek genellikle yüksek tedarik riskine işaret eder.
Son olarak, çeyrekleri bölen çizgiler belirlenmelidir, çünkü hem arz riski hem de finansal etki açısından yüksek ile düşük arasındaki farkı tam olarak neyin ayırt ettiği az çok keyfidir. Bu, matristeki segmentlerin haritalandırılmasına ve izlenecek satın alma stratejisine ilişkin bir öneriye yol açacaktır. Matrisin 2×2 yerine 4×4 veya 8×8 şeklinde firmaların kendi ihtiyaçları doğrultusunda uyarlanmış kullanımlarının da mevcut olduğu unutulmamalıdır. Bununla birlikte, uygun satın alma stratejisinin yalnızca ürünlerin sınıflandırılması yoluyla rasyonel olarak belirlendiği gibi aynı zamanda organizasyonun stratejik seçimleri ile de belirlenir. Tedarikçileri seçerken veya ilişkileri sürdürürlen duygusal ve ilişkisel yönler de önemlidir. İşletmelerin iş kültürlerinin uyumu, kurumsal geçmişleri de önemli rol oynamaktadır.
Kraljic’in modeli, satın alma ve tedarik yönetimi için ilk kapsamlı portföy yönetimi yaklaşımını sağlamış ve onun temel fikir ve kavramları mesleğe hakim yaklaşım haline geldi. Kraljic matrisi satın alma portföy modelleri alanında standart haline gelmiş, terminolojisi genel olarak kabul görmüş ve hem bilim insanları hem de uygulayıcılar için düzenli olarak kullanılan bir araç olarak ön plana çıkmaktadır.
