Dr. Öğr. Üyesi Gözde MERT
Nişantaşı Üniversitesi İktisadi, İdari ve Sosyal Bilimler Fakültesi
İşletme Bölüm Başkanı & Gözde Araştırma Şirketi Kurucusu
“Asla geçmişte yaşama,
Ama daima geçmişten ders al.”
Mevlâna
Kurumsal hafıza; bir kurumda yapılan her şeydir. Kurumsal hafıza, organizasyonun geleceğini planlayıp, şekillendirdiğinden dolayı, organizasyon için hayati bir öneme sahiptir. Kurumlar da doğar, büyür, gelişir ve canlılar gibi ölebilirler. Bu süreç, insanların yaşadığı süreçle aynıdır. Nasıl ki bireylerin beyni, mantığı ve hafızası varsa kurumların da aynı şekilde birer hafızaları vardır.
Bireyler ve kurumlar, geçmişi hatırlamak, bugünü izlemek ve geleceği öngörebilmek için bilgiye gereksinim duyarlar. Enformasyon ve yönetim teknolojileri; işletmelerin bilgiden optimal düzeyde yararlanmasını sağlayan, vazgeçilmez faktörler olarak değerlendirebiliriz.
Kurumların geçmişlerine ait tüm bilgi, belge ve süreçler, kurumsal gelecek planlarını oluştururken başvurdukları en önemli kaynaklarıdır. Bu kaynakların tümü, organizasyonların kurumsal hafızasını oluşturmaktadır.
Bireye hafızanın geçişi sağlanırken, grup içindeki bireyler arasında, sürekli bilgi aktarımına ihtiyaç vardır. Kurumsal hafıza, şirketlerde, profesyonel gruplarda, işletmeler, akademik çalışma ve birlikteliklerde ve tüm kültürlerin uzantılarında görülebilir. Bir grubun ideolojisinin ya da çalışma şeklinin korunmasında kurumsal hafıza son derece önemlidir. Bu hafızanın gerekliliği, rekabet unsurlarının çok yoğun olduğu iş hayatında, bilginin gelecekte daha değerli bir şekilde kullanılmasını gerektirmektedir.
Kurumda üretilen ve kullanılan bilginin amacının ve değerinin olabilmesi için bir etkinlikle birlikte şekillenmesi gerekmektedir. Bir organizasyonun bilgisinin üretimi, depolanması, düzenlenmesi, erişimi ve dağıtımını kapsayan süreç kurumsal hafızanın kullanılmasını sağlamaktadır.
Bir organizasyonda güçlü ve işleyen bir kurumsal hafıza oluşturulması; rekabet ve pazardaki fırsatların hızla değerlendirilmesini, gerekli bilgi ve belgeye hızla ve güvenle ulaşılabilmesini, şirket veriminin artırılmasını, şirket içi süreçlerin iyileşmesini, bilgi ve belgeleri saklama maliyetlerinin düşülmesini, iş gücü ve kırtasiye maliyetlerinden kazanım sağlanmasını, çalışan ve müşteri memnuniyetinin yükselmesini ve kurumsal prestijin artmasını sağlamaktadır. Kurumsal hafıza, hızlı değişen iş dünyası koşullarında, ani ve hatasız karar alınmasını gerektirdiği durumlarda şirketler için hayati bir önem taşımaktadır.
Kurumsal ve bireysel hafıza arasındaki farklılıklar tam olarak bilinmemekte ve sürekli olarak karıştırılmaktadır. Bu durum ise kurumsal hafızanın anlaşılmasını zorlaştırmaktadır.
Bireysel hafıza üzerine yapılan çalışmalar, genellikle tıp alanında yoğunlaşmıştır. Bu nedenle çalışmalar, insan beyninin yapısı ve bunların fonksiyonlarını açıklamaktadır. Bu açıdan bakıldığında, bireysel hafıza, biyolojik sistemler ve bunların fonksiyonu olarak ortaya konmaktadır. Halbuki kurumsal hafıza üzerinde yapılan çalışmalar, genellikle kurumsal hafızanın içeriği üzerine odaklanmaktadır. Bu farkı bilmeden yapılacak incelemeler ve öğrenmeler, sizi farklı yönlere çekebilir. Her iki hafıza, içerik temelinde karşılaştırılırsa, büyük tezatların olmadığı görülebilir. Hem bireysel hem de kurumsal hafızayı içerik olarak ele almak, öğrenmedeki pürüzleri giderecektir. Bireyin sahip olduğu hafıza, çok daha büyük bir içeriğe sahiptir. Bireysel hafıza, sadece kişinin vücudunda bulunmaktadır. Kurumsal hafıza ise hem kurum üyelerinde ve hem de kurumsal ortamlarda bulunmaktadır. Kurum üyelerinde bulunan kurumsal hafıza, bireyin sahip olduğu hafızanın, sadece çok küçük bir kısmını oluşturmaktadır.
Detaylı bilgiler için aşağıdaki kitabı okuyabilirsiniz.
Mert, G. (2017). Kurumsal Hafıza, Artikel Yayıncılık, İstanbul.
