ERP’ye Geçiş Sürecinde Yaşanılan Sıkıntılar
Cavit SOY
Gezdiğim fuarlarda veya firma ziyaretlerimde ERP konusu mutlaka gündeme geliyor. Son yıllarda birçok firma dijital altyapısını güçlendirmek adına ERP programlarından birini alıp geçiş yapmak istiyor. Ancak çoğunun sancılı ve sıkıntılı bir süreçten geçtiğini, geçiş sürecini tamamlayamamaktan korktuğunu ve hatta süreçten kısmen veya tamamen vazgeçenlerin olduğunu da biliyorum. Bazı firmalar ise çözümü kullandığı programı değiştirmekte buluyor.
Sonuç olarak ERP ile ilgili ülkemizde hala eksikliklerin olduğu, programların veya eğiticilerinin yetersiz kaldığı, geçiş sürecini iyi yönetemedikleri, öte yandan alan firmaların da iyice araştırmadan, yetersiz personelle, kurumsallıklarını tamamlayıp organize şemalarını tam oturtmadan sürece dahil olmak istedikleri görülmektedir. Zaten çoğu firmaya son zamanlardaki termin ve üretimle ilgili aksaklıkların sebebini sorduğunuzda “ERP ye geçmeye çalışıyoruz” cevabını sizler de alıyorsunuzdur.
ERP programına geçen firmaların genelde karşılaştıkları bir diğer sorun da kullandıkları programın sanki ilk defa kendileri tarafından alınmış olması hissini uyandırması. Alınan ERP programları öyle temel hatalar ve zorlukları içeriyor ki; sanıyorsunuz daha önce kimse kullanmamış. “Daha önce bu program başkaları tarafından kullanılmış olsaydı, benim gördüğüm aksaklıklar mutlaka giderilir, iyileştirme ve güncellemeler yapılırdı” hissine kapılmanızı sağlayan bu durum maalesef çoğu kullanıcının temel şikayetidir. Halbuki birçok üretim yapan işletme hep aynı durumları yaşamasına rağmen sanki program size ilk yazılıp kodlandığı haliyle gelmekte izlenimi vermektedir. Hatta bazen gelen eğitimci ve program satıcıları ısrarla sizin sunduğunuz yeniliklere direnç göstermekte ve gerekli iyileştirmeleri yapmaktan imtina etmektedirler.
Peki oldukça maliyetli ve bir o kadar da uzun süren bu süreç nasıl doğru yönetilebilir?
Program Seçimi ve Altyapı:
ERP ye geçmeye karar verdikten sonra kullanacağınız programı çok iyi inceleyip öyle seçmelisiniz. Bu konuda daha önce tecrübe etmiş, özellikle sizinle aynı üretim programına ve işleyişe sahip referanslarına sormalısınız. Farklı sektörlerdeki başarılı sonuçlar sizde aynı neticeyi vermeyebilir. Bünyenizde ERP uzmanı bir eleman istihdam edip öyle yola çıkmanız çok iyi olacaktır. Maliyet & verimlilik analizini iyi yapmalısınız. Unutmayın geriye dönme imkânınız olmayabilir ve eğer başarılı olmazsanız eski klasik yöntem ve programlarınızı da terk ettiğiniz için çok kötü durumlarla karşılaşabilirsiniz.
Bilgisayar alt yapınızı ERP ye uygun hale getirmelisiniz. Yeterince bilgi depolama alanları, gerekli donanımda bilgisayarlar ve ekipmanları ve bilgi güvenliği gibi sorunları çözümleyerek alt yapınızı güçlendirmelisiniz. Ayrıca uzaktan erişimle ilgili yapılandırmayı da tamamlamalısınız.
Organizasyon Şeması:
ERP aynı zamanda kurumsallaşma için de iyi bir adım ve başlangıçtır. Ya kurumsallaşıp geçin ya da geçtikten sonra kurumsallaşın. Kurumsallaşmadan başkaca bir alternatif yoktur ERP ye geçişte. Organizasyon şemasını oluşturduktan sonra öncelikle her bir departmanın yöneticisini ve yardımcılarını belirlemelisiniz.
Personel Eğitimi ve Eğitilmiş Personeli Elde Tutma, Geçiş Süreci Planlama:
ERP ye geçmek için programı seçtikten sonra kısa süreli eğitimler aldırtarak personelinizi ERP ye mental olarak hazırlamalısınız. Bence çok fazla uzun süreler kâğıt üzerinde, sunumlarla veya demo ile vakit kaybetmeyiniz. Hata yapma riskini göze alarak gerçek programa geçmelisiniz. Yani “canlı” ve gerçek uygulamalarla devam etmelisiniz. Çünkü ne kadar çabalarsanız çabalayın kesinlikle canlıya geçmeden öğrenilmiyor bence. En iyi neticeleri ve deneyimi canlıda kazanıyorsunuz. Programı kullanırken hatalarla canlıda karşılaşıp çözüm yöntemleri buluyorsunuz. Kısaca demek istediğim gerçekçi senaryolar üzerinden ilerlenilmesi ve geçiş süresinin en kısa sürede tamamlanmasıdır.
Ancak canlıya geçerken aşama aşama geçmekte fayda var. Tüm birimler aynı anda geçerseniz bocalarsınız. Depo, satın alma ve satış geçtikten sonra peşinden muhasebe, proje departmanı ve üretim sırayla geçebilir.
Bu kısımda firmaların karşılaştığı en büyük sorun; eğitilmiş personelin ayrılması veya firmanın yollarını ayırmasıdır. Organizasyon şeması bozulacağı ve öğrenen personel gittiği için tekrar devam etmeniz zaman alacaktır.
ERP ye geçiş sürecine direnen personeliz de olacaktır. Daha önce kullanmış ve alışılmış programların verdiği hız ve rahatlık onları ikilemde bırakacaktır. Bunun için radikal karar verip belirli bir süre zorlansalar da eski alışkanlıklarını bırakmaları sağlanmalıdır. Şunu rahatlıkla söyleyebilirim ki; ERP programını öğrendikten ve kendinizi geliştirdikten sonra mutlaka eski programlardan aldığınız her şeyi fazlasıyla alırsınız.
Raporlar Üzerinde Yoğunlaşma:
ERP de en önemli konu raporların alınabilmesidir. O da en baştan beri girilen verilerin güvenilirliği ve sorunsuz girilmesinden geçer. Ne verirseniz programdan onu alırsınız. O yüzden girilen her türlü veri yetkili kişilerce ve titizlikle incelenerek girilmelidir. Ayrıca belirli periyodlarla stok sayımları ve kontrollerle ilerlemelidir. Her şey kontrol altına alındığından ve izlenebilirlik sağlandığı için ERP size çok faydalı olacaktır.
Üretim-İmalat-Montaj:
Zannımca ERP nin en zor kısmı üretim, imalat ve montaj kısmının oturtulmasıdır. Yani üretilen makinanın projesinin ne kadarının tamamlandığını görebilmek. En zor senaryolar bu kısımda döner ve takibi oldukça zordur. Alınan malzemelerin kesim, büküm, kaynak ve montaj işleri, hem iç üretim hem de dışarıya yaptırılan fason işlerin takibi ekibimizi zorlayabilir.
Özetlersek;
Kısaca değinmek ve sancının şiddetini azaltmak gerekirse İlk öncelikle ERP sistemleri sihirli bir değnek değildir. Sihri;
Ortak bir çalışma ve istikrarla sizler sağlarsınız, Sürecin aksamaması adına veri işlemesi gereken kullanıcıların bir biriyle iletişimi kaybetmemesi gerekir ve sistemin düzgün işleyebilmesi için gerekli iş planlamaların sistemde yapılması gerekir.
Organizasyon şemasının ve görev tanımlarının belirlenmesi, Kullanıcılara, görev tanımlarına uygun ekranlar ve yetkilerin tahsis edilebilmesi için hazır ve işleme konulması gerekmektedir.
Yönetimin kararlılığı ve desteği(maddi-manevi yatırım), evet bir yatırım yapıyorsunuz ve bu tek seferlik bir durum değildir. Danışman maliyetleri, ek maliyetlerin planlaması yapılmalı. Manevi destekte ise sözel ifadelerle, küçük kutlamalarla, tebrik ve destek mesajları kullanıcının daha motive olmasını sağlamaktadır.
Departman bazlı proje liderlerinin yetkinlikleri, süreci anlatıp sisteme modellemesinin yapılabilmesi için deneyim ve tecrübesi yüksek kişiler seçilmeli. Direnç göstermeyecek, geliştirmeye açık olmalılar.
İş süreçlerinin durumu, Her departmanın bir iş kuralı ve buna bağlı yürüteceği iş süreci olmak zorundadır.
Erp sisteminin seçilmesi, sektörünüze uygun ve daha önce seçeceğiniz sistemi deneyimlemiş, sizle benzer işleri yapan referans taramasının yapılması gerekmektedir. Danışman firmaların destek konusundaki geri dönüşleri sorgulanmalı. Alacağınız sistemin donanımsal alt yapı gereklilikleri sorgulanmalı, danışmansız ilerleyebilme durumları gözden geçirilmeli.
Erp sistemini yönetecek kişinin yetkinliği, ERP sistemi yönetimi ve sistemsel analiz yeteneği, daha önce ERP Sistemleriyle alakalı tecrübesi olması, kullanıcılara atanan maddeleri yaptırtabilmesi ve takibi, danışmanlarla olan işlerin yönetilmesi, şirketi hedeflerine ulaştıracak projelerin hayata geçirilmesinin sağlanması, iletişim vs. yetkinliklerine sahip olması.
Değerli katkılarından dolayı ERP Proje Yöneticisi Fatma Atila Hanım’a teşekkür ederim.
Cavit SOY
TSKB ve EBRD Türkiye’deki yeşil ekonomi yatırımlarını desteklemek amacıyla EBRD’nin Yeşil Ekonomi Finansman Fonu (GEFF) çerçevesinde ikinci kredi anlaşmasını imzaladı. EBRD tarafından TSKB’ye sağlanan toplam 100 milyon Euro tutarındaki kredi ile enerji verimliliği, yenilenebilir enerji ve iklim dayanıklılığı önlemleri çerçevesinde desteklenecek yeşil yatırımlar, toplumsal cinsiyet eşitliği kriterleri gözetilerek belirlenecek. 
“Belirsizlikler İçinde Ortak Bir Geleceğe Doğru” ana temasıyla İstanbul’da düzenlenen uluslararası konferansa siyaset, akademi, iş dünyası, medya, sivil toplum ve uluslararası kuruluş temsilcisi 200’ü aşkın konuk katıldı. Açılış konuşmasını eski Yunanistan Başbakanı George Papandreou’nun yaptığı toplantının oturumlarında konuşan panelistler arasında, İspanya ve Sırbistan’ın Dışişleri Eski Bakanları Ana Palacio ve Vuk Jeremić de yer aldılar.
Bu hafta üretim sözleşmesinin son kısmında yer alan maddelere;
SATINALMA ve TEDARİK ZİNCİRİ EKİPLERİ İÇİN
Allianz Trade her yıl yayınladığı Küresel Ekonomik Görünüm Raporu’nu 2024 yılı son verileri ile güncelledi. Rapora göre; bazı alanlarda iyileşmeler sürerken bir yandan da “kemer sıkma” devam edecek. Allianz Trade ekonomistlerine göre faiz oranları uzun bir süre daha yüksek kalacak. Diğer yandan şirketler yeniden stok yapmaya başladı ve bunun küresel ticaretteki toparlanmayı desteklemesi bekleniyor. Veriler ise 2024 yılının ilk yarısında 1,5 yıllık ticari durgunluktan çıkıldığını teyit ediyor.
Allianz Trade’in 2024 yılının ikinci yarısında güncel verilerle yayınladığı Küresel Ekonomik Görünüm Raporu’na göre jeopolitik gerilimler, Allianz Trade ekonomistlerinin öngördüğü senaryo için aşağı yönlü riskler oluşturuyor. Bunlardan başlıcaları ise; Donald Trump’ın ABD seçimlerini kazanması halinde ABD’nin kendi ekonomisine olan korumacılığının artması ihtimali; Fransa, Almanya, Belçika, Hollanda vb. gibi başlıca Avrupa ülkelerindeki yüksek siyasi belirsizlik; Rusya-Ukrayna ve Orta Doğu’da devam eden çatışmalar; Güney Çin Denizi ve Tayvan ile yaşanan gerilimler olarak gösteriliyor. Allianz Trade’in uzman ekonomistlerinin aşağı yönlü senaryosu, yüzde 1,5 puan daha düşük küresel büyüme ve 1 puan daha yüksek enflasyon öngörüyor. Raporda bu tahminlerin, faiz oranlarının uzun bir süre daha yüksek kalması anlamına geldiği de vurgulanıyor.
HSBC 2024 Yaşam Kalitesi Raporu gelecek planlamasının kapsamlı olarak ele alınmasının önemini ortaya koyuyor. Rapora göre eğitim, sağlık, sosyal çevre ve kişisel özgürlüklerini önceliklendirerek finansal geleceğini planlayanlar, refah seviyesi yüksek bir gelecek inşa ediyorlar. Bu bütünleşik bakış açısına sahip kişilerin yaşam kalitelerinden, ortalamaya kıyasla %50 daha memnun olduklarına dikkat çekiliyor.
HSBC Türkiye Bireysel Bankacılık ve Birikim Yönetimi’nden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Cem Muratoğlu konuyla ilgili olarak şu görüşleri dile getiriyor: “ Finansal güvence, yaşam kalitesinin yalnızca bir yönü. HSBC’nin raporu, refahın çok boyutlu olduğunu vurguluyor ve yaşam kalitesini finansal refahın yanı sıra fiziksel sağlık ve zihinsel sağlık unsurlarının oluşturduğunu gösteriyor. HSBC olarak, Premier müşterilerimize bu geniş perspektifi sunmayı ve onların hayatlarını daha iyi hale getirmek için çalışmayı önemsiyoruz. Bu alandaki uzmanlığımızla ve uluslararası yetkinliklerimizle müşterilerimize ve ailelerine geleceklerini planlama süreçlerinde kılavuzluk ediyor, onlara uygun Birikim Yönetimi, Nitelikli Sigorta Ürünleri ve Bireysel Emeklilik çözümleri ile yaşam tarzlarına hitap eden seyahat, sosyal yaşam, kültür sanat alanlarında ayrıcalıklı deneyimler sunuyoruz.”
Dijital olgunluk, bir işletmenin dijital teknolojilere entegrasyon düzeyini, dijital çözümleri benimseme kapasitesini ve bu çözümlerle nasıl değer ürettiğini ölçen bir kavramdır. Dijital dönüşüm, teknolojinin kullanımı ile iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasını içerirken, dijital olgunluk bu sürecin ne kadar ileriye taşındığını ve işletmenin teknolojiye ne ölçüde adapte olduğunu gösterir. Bir işletmenin dijital olgunluk seviyesinin yüksek olması, teknolojiyi sadece kullanmakla kalmayıp, aynı zamanda rekabet avantajı sağlamak için stratejik bir araç olarak kullanabileceğini ifade eder.
ZES, yenilenebilir enerji sektörünün büyümesine ivme kazandıracak önemli bir anlaşmaya imza attı. Dünyanın en büyük üçüncü solar inverter üreticisi Solis ile yerli üretim anlaşması yapan ZES, Solis solar inverterlerini Zorlu Grubuna ait Vestel’in Manisa’daki fabrikasında üretecek.
Dünya genelinde en büyük üç inverter markasından biri olan Solis, güvenilirliği ve pazar payı ile tanınıyor. Sözleşme ile ilgili görüşlerini aktaran ZES Solar Genel Müdürü Evren Evcit; Türkiye’deki yerli üretimle birlikte ZES’in hem yerel hem de global pazarda rekabet gücünü artırdığını ifade ederek şunları söyledi: “Sektördeki liderliğimizi sürdürebilmek için yenilikçi ve sürdürülebilir enerji çözümleri sunmaya devam ediyoruz. ZES olarak bir süredir distribütörlüğünü yürüttüğümüz Solis inverterlerini artık kardeş şirketimiz Vestel ile Manisa’da yerli olarak üretecek olmamız birçok açıdan önemli bir değer yaratacak. Öncelikle yapacağımız üretimi optimum maliyetle gerçekleştirirken yerel ekonomiye katkı sunacağız. Bu üretim enerji bağımsızlığımız açısından da çok anlamlı. Türkiye’de yenilenebilir enerjide; özellikle güneş enerjisindeki; potansiyelimizi değerlendirmek, yerli kaynakları kullanarak enerji bağımsızlığımızı güçlendirmek adına önemli bir adım olacak. Hem üretim hem de distribütörlük bacağında böyle bir yatırımın ülkemizin sınırları içerisinde yapılması hem yerel hem de ulusal ekonomiye pozitif girdi sağlayacak.Ürettiğimiz inverterlerin ihracatını da yine ZES olarak biz gerçekleştireceğiz.”