ERP Satın Alma Süreçlerindeki Rus Ruleti Tipi Satın Alma ve İşletmenin Kendi Implementasyonu: Kapsamlı Bir Değerlendirme

Olgar Ataseven

olgar.ataseven@profesia.com.tr

Bu hafta yine Kurumsal kaynak planlaması (ERP) sistemlerinin satın alımını konuşalım istiyorum. Malum ERP’ler büyüyen ve büyümüş tüm işletmelerin operasyonlarını daha etkin yönetmesi ve rekabet avantajı sağlaması için önemli araçlar haline geldi. Ancak, doğru ERP sisteminin seçimi ve başarılı bir şekilde uygulanması, işletmeler için zorlu bir süreç olabilir. Bunu daha önceki yazılarımda bulabilirsiniz. Bu sefer, ERP satın alma süreçlerinde yaygın olarak kullanılan iki farklı yaklaşımı inceleyeceğim: “Rus Ruleti” tipi satın alma ve işletmenin kendi implementasyonu. Diyeceksiniz ki “Rus Ruleti” nin ne işi var burada ama yazının sonuna kadar okuyun lütfen. Ama belki bilmeyenler vardır. Önce kısa bir tanım verelim. Rus Ruleti, riskin ve belirsizliğin yüksek olduğu bir şans oyunudur; oyuncular, kurşun dolu bir tabancayı rastgele ateşleyerek hayatlarını tehlikeye atar. Bu kısa açıklamadan sonra gelin her iki yöntemin de avantajları ve dezavantajları değerlendirilecek, doğru seçim için dikkat edilmesi gereken kriterleri ele alalım. 

Rus Ruleti Tipi Satın Alma Nedir?

Bu yöntemde, ERP projesinin sorumluluğu genellikle bir danışmanlık firması veya sistem entegratörüne devredilir. Müşteri, bu dış kaynağın uzmanlığına güvenerek proje yönetiminde daha pasif bir rol üstlenir. Çok tanıdık geldi değil mi? Hep uyguladığımız yöntem. Ama unutmayın işte tam da bu yöntem istatistiksel olarak tüm IT projelerinin %50’den fazlasının çöp olmasına sebep oluyor. Hiç mi avantajı yok! Tabi ki var. Ama size aynı zamanda dezavantajlarını da sayalım.

• Avantajlar:
  • Hızlı Uygulama: Deneyimli dış ekipler sayesinde, proje uygulaması daha kısa sürede tamamlanabilir.
  • Uzmanlık: Danışmanlık firmalarının ERP sistemleri konusunda derinlemesine bilgiye sahip olması, en iyi uygulamaların hayata geçirilmesini sağlar.
  • Risk Paylaşımı: Projedeki olası riskler, danışmanlık firmasıyla paylaşılır, bu da müşteri üzerindeki baskıyı azaltır. 
• Dezavantajlar:
  • Yüksek Maliyet: Danışmanlık hizmetleri, ERP projesinin toplam maliyetini artırabilir.
  • Bağımlılık: İşletme, proje boyunca dış kaynağa bağımlı hale gelir ve iç kontrol azalır.
  • Kontrol Eksikliği: İşletmenin proje sürecindeki kontrolü sınırlıdır, bu da sonuçları tam anlamıyla öngörememeye neden olabilir.
  • Uzun Vadeli Maliyetler: Projenin tamamlanmasından sonra da danışmanlık hizmetlerine devam edilmesi, işletmeye uzun vadede ek maliyet yükleyebilir.

İşletmenin Kendi Implementasyonu Nedir?

Gelelim diğer yaklaşıma. Bu yaklaşımda, işletme kendi iç kaynaklarını kullanarak ERP sistemini kurar ve yönetir. Dış kaynak desteği sınırlı tutulur ve uygulama sürecinin sorumluluğu tamamen işletmeye aittir. Anlayacağınız göbek kordonunu kendiniz kesersiniz. Bu söylediğim kulağa tanıdık gelmeyebilir ve ayrıca buna imkan veren altyapısı uygun yazılımların satın alınması gerekiyor. Dolayısı ile bu yöntemde her kuşun eti yenmiyor. Ama yine de avantaj ve dezavantajlarına bakalım.

• Avantajlar:
  • Maliyet Etkinliği: Danışmanlık hizmetlerine olan ihtiyaç azaldığından, proje daha düşük maliyetle tamamlanabilir.
  • Tam Kontrol: İşletme, projenin her aşamasında söz sahibi olur, bu da stratejik karar alma süreçlerini güçlendirir.
  • Esneklik: İşletmenin kendine özgü ihtiyaçlarına göre özel çözümler geliştirilir.
  • Çalışan Katılımı: Projeye dahil olan çalışanlar, ERP sistemine daha hızlı adapte olabilir ve sahiplenir. 
• Dezavantajlar:
  • Uzun Süreç: İşletmenin kendi ekibiyle çalışması daha uzun bir uygulama süreci gerektirebilir.
  • Uzmanlık Eksikliği: İç ekiplerde yeterli ERP deneyimi olmaması, uygulamanın zorlu geçmesine neden olabilir.
  • Turnover Oranı: İşletmelerin kendi içindeki uzmanları doğru bir kariyer çizgisinde ve olabildiğince uzun bir süre elde tutacak önlemleri almadığında şirket içi bilgi aktarımı işleri sekteye uğratabilir. Yüksek turnover yüksek maliyettir.
  • Yüksek Risk: Başarısız bir implementasyon, iş süreçlerini olumsuz etkileyebilir ve mali kayıplara yol açabilir.

Hibrit Yaklaşım: İki Yöntemin En İyi Yönlerini Birleştirmek

Ben açıkçası uzun süredir IT endüstrisinin içinde biri olarak ERP konusunda eğer şirket içi uygun organizasyon, bütçe var ise orta bir yol tutulması gerektiğini savunuyorum. Her iki yöntem arasında denge kurmak isteyen işletmeler, hibrit yaklaşımları tercih edebilir. Bu modelde, kritik görevler dış kaynaklarla yönetilirken, diğer süreçler iç kaynaklarla tamamlanır. Bu sayede, işletme hem dış kaynak uzmanlığından faydalanır hem de proje üzerindeki kontrolünü kaybetmez.

Başarı Kriterleri: Hangi Yaklaşım Daha İdeal?

Bu soru gerçekten tek bir cevap içermiyor. Dolayısı ile işletmelerin kendi yapıları ile bağlantılı değişiyor. Bu yöntemler seçilirken bir ERP projesinin başarısının, birkaç temel kriter üzerinden değerlendirilebileceğini hatırlatmakta fayda var.

• Yatırım Getirisi (ROI): ERP projesinin işletmeye getirdiği kazanç, yapılan yatırımın ne kadarını geri kazandırıyor?
• Kullanıcı Kabulü: Çalışanların yeni sisteme uyumu ve sistemle ne kadar verimli çalıştığı.
• Süreç İyileştirmeleri: ERP’nin iş süreçlerine getirdiği iyileştirmeler ve verimlilik artışı.
• Veri Kalitesi: ERP sisteminde yer alan verilerin doğruluğu ve güvenilirliği.

Risk Yönetimi: Sürecin Pürüzsüz İlerlemesi İçin Alınacak Önlemler

Açıkçası ben şahsen kaynakların israfına oldukça karşıyım. Kurumların kendi risklerini doğru değerlendirmesini ve ellerindeki varlıkları kaybetmemesini istiyorum. Her iki yöntemde de proje boyunca karşılaşılabilecek riskler bulunur. Bunları iyi değerlendirmek gerekiyor. Bu risklerin yönetimi, başarılı bir ERP implementasyonu için hayati öneme sahiptir:

• Bütçe Aşımı: Projenin planlanan bütçeyi aşması olasıdır.
• Zaman Aşımı: Projenin hedeflenen süreden daha uzun sürmesi.
• Kullanıcı Direnci: Çalışanların yeni ERP sistemine uyum sağlamakta zorlanması.
• Veri Migrasyonu Sorunları: Mevcut verilerin yeni sisteme aktarılmasında yaşanabilecek zorluklar.

Bu risklerin önüne geçmek için detaylı bir proje planı yapılmalı ve olası sorunlar için önleyici tedbirler alınmalıdır.

ERP satın alma sürecinde işletmelerin karşısında yukarıdaki iki temel seçeneğin sizin işletmenizdeki konumunu değerlendirmek size düşüyor. Şahsen çalışanların topu başkasına atacağı yani her durumda şirket dışında bir ekibin, başarısızlık olması durumunda vurulacağı Rus Ruleti tipi satın alma bana daha soğuk geliyor. Çünkü her iki taraf için de zaten bir kurşun var. Bunun nasıl kullanılacağı önemli. Bir adım ötesinde ise kimseye kurşun sıkmadan üzümü yemel var! Özellikle bu yazıyı kamuda satın alma yöneticilerin okuması dileği ile başarılı ve riski azaltılmış projeler diliyorum.