MESLEKİ RÖPORTAJ:

Prof. Dr. Murat Erdal ile Sektör Sohbetlerinde Konuğumuz,  Pluxee Türkiye Satın Alma Müdürü Sn. Begüm Gürlük

Sn. Begüm Gürlük’le satın alma ve tedarik zinciri iş çevresini değerlendireceğiz. Hemen başlayalım.

Sn. Begüm Gürlük kimdir?  Kısaca sizi tanıyabilir miyiz?

Profesyonel kariyerime 25 yıl önce turizm sektöründe satış ve pazarlama alanında başladım; yurt içi ve yurt dışında birçok kurumsal etkinlik gerçekleştirdim. Ayrıca lüks segment şehir otellerinde de satış yöneticiliği görevlerinde bulundum.

Hizmet sektöründe yaklaşık 13 yıl görev yaptıktan sonra son 12 yıldır satın alma alanında kariyerimi sürdürüyorum. Bu süreçte önce Turkcell’de, son 4 yıldır da Pluxee Türkiye’de satın alma departman yöneticisi olarak çalışmaya devam ediyorum. Uçtan uca tüm satın alma süreçlerinden sorumlu olduğum Pluxee Türkiye’de, özellikle dijitalleşme ve sürdürülebilirlik başlıklarında projelerimizi hayata geçirdiğimiz yoğun bir dönem içerisindeyiz. Şirket olarak en önemli önceliklerimiz arasında “sürdürülebilirlik, çeşitlilik ve kapsayıcılık politikalarımızla topluma ve çevreye katkımızı güçlendirmek” yer alıyor.

Pluxee, çalışan yan hakları, teşvik ve ödüllendirme, harcama yönetimi ve kurumsal hediye hizmetleri alanlarında çözüm sunan ve bu alanlarda hizmet ağını oldukça geliştirmiş global bir firma. Bizler de satın alma birimi olarak şirket hedeflerimize katkı sağlamak üzere çalışmalarımızı sürdürüyoruz.

Pluxee sektörün köklü markası. Yakından tanımak adına kısaca Pluxee’nin faaliyet alanları; ürün ve hizmetleri hakkında bilgi alabilir miyiz?

Pluxee, 29 ülkede, 37 milyon tüketiciye hizmet sunan ve 24 milyar euro iş hacmi ile faaliyet gösteren küresel bir marka. Pluxee Türkiye olarak biz ise her gün 120 binden fazla hizmet noktasında, 30 bin firma ve 1,5 milyon çalışanın günlük hayatına dokunurken; çalışan yan hakları, teşvik, ödüllendirme ve harcama yönetimi alanlarında iş hayatının nabzını tutuyoruz, iş ortaklarımıza rehberlik ediyoruz.

1993’te Sodexo adıyla ve yemek çeki ile başlayan yolculuğumuz, kullanıcıların, ürün ve hizmetleri kullanım alışkanlarına yönelik en uygun deneyimi sunmak amacıyla önce yemek kartına sonra da mobil karta dönüştü. Bugün gelinen noktada ise çalışan deneyimi ve yan haklar dünyasına yepyeni bir bakış açısı getirmek amacıyla çalışanların değişen ihtiyaçlarına daha iyi karşılık verebilmek için kimliğimizi ve sunduğumuz ürün ve fırsatları değiştirdiğimiz, çalışan deneyimine odaklanan bir HR-tech markasına dönüşmüş bulunuyoruz. Artık kendimizi “Çalışanı mutlu etmek için çalışan” bir marka olarak tanımlıyoruz.

Pluxee’nin hikayesi ve özü ismimizde saklı aslında. ‘Plux’ pozitifliği, yani hayatı daha keyifli hale getirme fırsatlarını temsil ederken aynı zamanda da yaratılan artı değere atıfta bulunuyor. ‘X’, kişiselleştirilmiş ve sürdürülebilir deneyimleri, yani çalışanlar için ekstra değer yaratma ve tüm paydaşlarına öncelik verme taahhüdünü sembolize ediyor. Sondaki “ee” harfleri ise “employee engagement” yani çalışan bağlılığını, bizim faaliyet alanımızı temsil ediyor.

Öncelikle satın alma yöneticiliği üzerine konuşalım… Bugünün piyasa koşulları ve rekabet ortamının getirdiği zorluklar nelerdir?

Öncelikli olarak içinde bulunduğumuz jeopolitik şartlar, iş dünyasını zorlayan ve farklı stratejiler geliştirilmesine sebep olan kritik bir konu. Rekabet gücünü etkileyen bir diğer unsur ise elbette ekonomik belirsizlikler. Bunun yanı sıra yenilikçi teknolojilerin hızla gelişmesi ve işletmelerin bu değişimlere uyum sağlamasının aynı hızda olmaması da bazı sektörler açısından zorlayıcı olabiliyor. Tabii çevresel krizlerin de getirdiği zorlukları, zorunlulukları unutmamak lazım. Bu zorlukların sektörlere göre değişen ağırlıkta etkileri var. Bizlerin de satın alma süreçlerini yönetirken, kendi ekosistemimizdeki zorlukların farkında olması, riskleri minimize etmeye çalışarak ilerlemesi çok önemli. Bu sebeple üzerinde durduğumuz en kritik konulardan biri de satın almada risk yönetimi. Risk yönetiminin yanı sıra, şirketlerin büyüme ve karlılık odaklarının da giderek önem kazandığı bir dönemdeyiz. Bu bağlamda verimlilik, tüm departmanların öncelikli gündem maddelerinden biri haline geldi. Verimliliği en üst düzeye çıkarmak içinse yeni teknolojiler artık en büyük yardımcımız. AI gibi yenilikçi araçlar, işlerimizin dış kaynaklardan iç kaynaklara kaydırılmasına, süreçlerin daha hızlı ve kolay bir şekilde yönetilmesine olanak sağlamaya başladı. Bu yüzden, şirketlerin bu yeni teknolojileri takip etmelerini ve verimlilik artırıcı çözümler geliştirmelerinin kritik öneme sahip olduğunu düşünüyorum.

Son dönemde satın alma iş çevresinde değişen faktörler nelerdir?

Satın alma iş çevresinde gözlemlediğimiz değişen faktörlerin başında yeni düzenlemeler, yönetmelikler geliyor. Hızlı bir şekilde satın alma süreçlerinin daha şeffaf ve etik olmasını sağlayacak düzenlemeler hayata geçiyor. Bunun haricinde, ekonomik şartlara bağlı olarak hem iç paydaşların hem de hizmet sağlayıcıların değişen taleplerini karşılayabilmek için satın alma stratejileri de değişiyor. Enflasyon, döviz kurları satın alma planlamasını ve alınan aksiyonları şekillendiriyor.

Sürdürülebilirliğin giderek daha fazla ön plana çıkmasıyla birlikte, sosyal sorumluluk anlayışı ve politikaları da değişiyor. Artık, firmaların sadece ticari çıkarlar veya tanıtım amacıyla gerçekleştirdikleri projeler beklenen etkiyi yaratmakta yetersiz kalıyor. Bu bağlamda, çevre dostu, toplumsal farkındalığı artırıcı, eşitlikçi, etkisi ölçülebilir ve sürdürülebilir projelerin hayata geçirilmesi kaçınılmaz hale geldi. Bu durumun, satın alma kararlarımızı, iş ortakları seçimimizi ve genel stratejimizi önemli ölçüde etkilediğini ve değiştirdiğini düşünüyorum.

Sektörde gözlemlediğiniz ne gibi trendler var?

Yapay zeka ve otomasyon tüm sektörlerde olduğu gibi satın alma alanında da fark yaratıyor diyebilirim. Satın alma süreçlerini yönetirken yapay zeka (AI) ve otomasyon teknolojilerinin kullanımı giderek yaygınlaşıyor. Bu teknolojiler, veri analizi ve karar alma süreçlerini hızlandırarak verimliliğin artmasını sağlıyor. Satın alma, pazarlık yapan birim olmaktan artık çok uzak. Şirket stratejileri oluşturulurken veriye dayalı ortak hedeflerin belirlendiği çerçevede satın alma da kritik rollerden birine sahip.

Kurumsal pazarda yer alıyorsunuz ve müşterileriniz son derece sorgulayıcı.  Satın alma yöneticilerine bu noktada önemli görevler düşüyor değil mi?

Kesinlikle. Müşterilerine kurumsal çözümler sunan global bir firmanın parçası olarak belli kriterlere uymamız ve beklentileri karşılamamız gerekiyor. Bu beklentilerin başında elbette kullanıcı dostu, dijital çözümler sunmamız ve hizmetin kapsayıcılığının geniş olması geliyor. Bunların yanı sıra müşterilerimiz artık sürdürülebilirlik konusunda çalışmalar yapan çevre dostu firmalarla çalışmak istiyor ve bu alanda oldukça uzun ve detaylı anketler paylaşılıyor. Satın almaya yönlendirilen sorular arasında çalıştığımız tedarikçilere ilişkin sorular mevcut. Bu sebeple biz de tedarikçilerimizi seçerken çeşitlilik, çevre, eşitlik gibi başlıklarda araştırmalar yaparak ilerliyoruz.

Satın alma planlamalarında nelere dikkat ediyorsunuz?

Pluxee’de ekip olarak satın alma planlama sürecini, her aşamadan daha önemli buluyoruz çünkü doğru bir planlama; şirketimizin kaynaklarını etkin ve verimli bir şekilde yönetebilmemize yardımcı oluyor. İhtiyaç analizi ve satın alma için ayrılacak bütçenin doğru şekilde planlanması, maliyetlerin kontrol altında tutulması açısından oldukça önemli. Planlama aşaması, yalnızca maliyetleri optimize etmemize değil, aynı zamanda tedarik zinciri, kalite yönetimi ve stratejik hedeflerle uyumlu ürün veya hizmet temin etmemize de etki ediyor. Güvenilir ve kaliteli tedarikçiler seçmek, satın alma sürecinin başarısını belirleyen faktörlerden bir diğeri. Sözleşme yönetimi ve planlama aşamasında risk yönetimi de üzerinde dikkatle durduğumuz başlıklar arasında yer alıyor.

Satın alma iş çevresinde olmazsa olmaz takip ettiğiniz performans göstergeleri (KPI) nelerdir?

Toplam tedarik maliyeti, maliyet tasarrufu, ayrılan bütçelere göre elde edilen tasarruf, talep ile sipariş arasındaki süre, toplam envanter değeri, yatırım getirisi (ROI), teslim süresi, tedarikçi sayısı, ödeme vadeleri, tedarikçi kalite derecelendirmesi, Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLA) takip ettiğimiz önemli göstergeler arasında yer alıyor.

Kontrat yöneticiliği mesleğin stratejik yönlerinden bir tanesi. Kontrat yönetiminde satınalmanın üzerine düşen sorumluluklar nelerdir?

Kontratların hazırlanması ve müzakeresi, satın alma departmanının temel görevleri arasında yer alıyor. Satın alma ekibi, ilgili tüm sözleşmelerin doküman yönetimi programı içinde akışını yönetmekle sorumlu. Sözleşme hazırlanmasından imzaların tamamlanıp arşivlenmesine kadar her adımın dikkatle takip edilmesinin çok kıymetli ve gerekli olduğunu düşünüyorum. Bu sürede elbette olası riskleri ön görüp sözleşmede gerekli aksiyonları almak da bir diğer sorumluluk.

Son bir soru daha. Tedarikçilerle müzakereler, ticari pazarlıklar işimizin doğası. Pazarlık masasında kendinizi nasıl tanımlarsınız? Müzakere stiliniz; çözüm odaklı, sakin, yapıcı ya da agresif?

Bu zor bir soru.  Tarafların önceliklerine ve konumlarına göre farklı yaklaşımların ortaya konulması gerektiğini düşünüyorum. Elbette çözüm odaklı ve yapıcı bir yaklaşımda olmayı her zaman önceliklendiriyorum.

İş birimleriyle yakın çalışarak farklı alanlardaki hizmetlerin detayına daha fazla hakim olmamız ve bu alanlarda uzmanlığımızın oluşması da pazarlık aşamasında satın alma ekibinin daha güçlü ve kararlı olmasına katkı sağlıyor.

Bu güzel sohbet için teşekkür ederim.
Editör – Prof. Dr. Murat Erdal
editor@satinalmadergisi.com