Patronlara Mini Yol Haritası!
Satınalma ve Tedarik Farkı Nedir? Stratejik Tedarik Sürecinin Şirketlere Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
Olgar Ataseven
Danışmanlık verdiğim şirketlerin bir çoğunda patronların en yakınındaki departmanlardan birinin Satınalma ya da Tedarik Zinciri Departmanı olduğunu görüyorum. Ama özellikle KOBİ seviyesinde bu fonksiyonların ancak satın alma seviyesinde kaldığını ve “Tedarik – Procurement” mantığının oturmadığını görüyorum. Bu yazı ile özellikle şirket sahiplerimize tam da mecrasında ufak bir yol haritası vermek istiyorum. Gelin konuyu özetleyelim:
Günümüz iş dünyasında mal ve hizmet tedariki, verimliliğini, maliyetlerini ve rekabet avantajını doğrudan etkileyen kritik bir süreçtir. Ancak tedarik ve satın alma, çoğu zaman birbiriyle karıştırılır ve bu iki terim sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. Oysa bu iki kavram, içerdikleri işlevler ve yaklaşımlar açısından birbirinden farklıdır. Peki, satın alma ve tedarik arasındaki temel farklar nelerdir? İşletmeler için etkili bir tedarik stratejisi nasıl oluşturulmalıdır?
Satınalma ve Tedarik: Temel Farklar
Satınalma, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri edinmekle ilişkili daha dar bir işlevdir. Genellikle işlem bazlıdır ve sipariş verme, malı teslim alma ve ödeme süreçlerini içerir. Satın alma süreci kısa vadeli, işlemsel bir yaklaşımı benimser ve temel amacı, doğru mal veya hizmeti doğru fiyata temin etmektir. Hedef, maliyet etkinliği sağlamaktır.
Tedarik ise daha kapsamlı ve stratejik bir süreçtir. Tedarik, ihtiyaçların belirlenmesinden, tedarikçi seçiminden, müzakere sürecinden, sözleşme yönetiminden ve uzun vadeli tedarikçi ilişkilerinin geliştirilmesinden sorumludur. Satın almanın aksine, tedarik sadece bir işlemi değil, işin genel stratejisine hizmet eden daha geniş bir süreci kapsar. Tedarik, maliyetlerin yanı sıra kalite, güvenilirlik ve sürdürülebilirlik gibi faktörlere de odaklanır. Yani tedarik, işletmelere uzun vadeli değer katmayı hedefler.
Tablo olarak bu farkları şu şekilde özetleyebiliriz:
| Satınalma | Tedarik |
| İşlemsel ve kısa vadeli | Stratejik ve uzun vadeli |
| Sipariş ve ödeme süreçleri | Tedarikçi ilişkilerinin yönetimi |
| Ağırlıkıl maliyet odaklı | Maliyet, kalite ve sürdürülebilirlik odaklı |
| Sipariş verme, mal teslim alma ve ödeme bazında iş yoğunluğu | İhtiyaç tespiti, müzakere ve sözleşme yönetimi dengesinde |
İşletmelerde Tedarik Sürecinin Kurulması: Adım Adım Yol Haritası
Gelelim satın alma sarmalından tedarik işlevine nasıl dönüşebileceğimiz konusuna. Bir işletmenin başarılı bir tedarik stratejisi oluşturması, sadece doğru malzemeyi doğru fiyata almakla sınırlı değildir. Stratejik tedarik, işletmeye uzun vadeli avantajlar sağlayacak bir yapı kurmayı hedefler. İşte işletmelerin güçlü bir tedarik sistemi oluşturmak için izlemesi gereken adımlar ise şunlardır:
- İhtiyaçların Belirlenmesi:
İlk adım, işletmenin hangi mal ve hizmetlere ihtiyaç duyduğunu net bir şekilde belirlemektir. Bu aşamada, tedarik sürecinin amacını ve hedeflerini anlamak önemlidir. Hangi ürünler veya hizmetler işletmenin stratejik hedeflerine katkı sağlar? Hangi tedarikçiler bu ihtiyaçları en iyi şekilde karşılayabilir?
- Piyasa Araştırması ve Tedarikçi Seçimi:
Tedarik sürecinde önemli bir aşama olan piyasa araştırması, işletmeye uygun tedarikçileri belirlemek ve değerlendirmek açısından kritiktir. İyi bir tedarikçi, sadece fiyat avantajı sağlamamalı, aynı zamanda güvenilir olmalı ve kalite standartlarına uygun ürün veya hizmet sunmalıdır. Bu araştırma işi belirli periyotlarda tekrarlanmalı ve belki de her sene portföydeki tedarikçiler %10 veya %20 oranından yenilenmelidir ya da sepet yönetimi yapılmalıdır.
- Tedarikçi İlişkilerinin Yönetimi:
Başarılı bir tedarik stratejisi, uzun vadeli tedarikçi ilişkileri geliştirmeyi gerektirir. Bu ilişkiler, hem işletmeye maliyet avantajı sağlar hem de tedarik zincirinin sürdürülebilirliğini destekler. Kazan-kazan anlayışıyla yürütülen tedarikçi ilişkileri, müzakere süreçlerinde daha esnek ve etkili bir pozisyon elde edilmesini sağlar. Burada çok önemli bir hatırlatma yapmakta fayda var. İşletmelerimiz ve özellikle üretim yapan işletmelerimiz bir taraftan da tedarikçileri kadar güçlü oluyorlar. Dolayısı ile tedarikçilerimizi güçlendirecek, geliştirecek ve büyütecek programların da sistemimizde olması gerekiyor.
- Sözleşme Yönetimi:
Tedarikçi ile yapılan anlaşmaların net ve her iki taraf için adil olması, başarılı bir tedarik sürecinin temel taşlarındandır. Sözleşmelerde, fiyatlandırma, teslim süreleri, kalite standartları ve garanti şartları gibi konular açıkça belirtilmelidir.
- Sürekli İyileştirme ve Değerlendirme:
Tedarik süreci, işletmelerin değişen ihtiyaçlarına göre sürekli gözden geçirilmelidir. Performans değerlendirme sistemleri kurularak, tedarikçilerin sunduğu hizmetlerin kalitesi ve verimliliği düzenli olarak takip edilmelidir. Bu adımı gerçekleştirirken özellikle periyodik “KYS – Tedarikçini Tanı” analizleri ile “KPI – Temel Performans Göstergeleri” lerinin detaylandırılması ve iş yeri ziyaretleri ile tedarikçilerin değerlendirilmesi önemlidir. Böylece işletme, tedarik süreçlerini sürekli olarak iyileştirip optimize edebilir.
Değerli patronlar ve işletme sahipleri, satın alma ve tedarik süreçlerinin işletmenizin başarısındaki kritik rollerini göz ardı etmemelisiniz. Satın alma, kısa vadeli ve işlemsel bir odakla hareket ederken, tedarik daha stratejik bir yaklaşımla uzun vadeli başarınızı hedefler. Tedarik sürecine gereken önemi vererek yalnızca maliyetlerinizi kontrol altına almakla kalmaz, aynı zamanda tedarik zincirinizi güçlendirip rekabet avantajınızı artırabilirsiniz. Unutmayın, stratejik bir tedarik süreci sadece maliyet avantajı sağlamakla kalmaz; işletmenizin büyüme hedefleriyle uyumlu, sürdürülebilir fırsatlar yaratır.
