(spot) Satın alma yönetimi, “doğru ürünlerin ve hizmetlerin, doğru kalitede, doğru miktarda, doğru zamanda, doğru maliyetlerle ve doğru kaynaktan tedarik edilmesini sağlayan” süreçtir. Bir işletmenin pazardaki rekabet avantajı “ne kadar iyi bir satın alma yönetimi uyguladığı” ile doğrudan ilişkilidir. Etkin bir satın almanın gerçekleşebilmesi için doğru tedarikçilerle çalışılması gerekmektedir. Tedarikçi performans değerlemesi, bir işletmenin sahip olduğu rekabet gücünü artırmada stratejiktir.

Günümüzde artan müşteri talepleri ve rekabetle birlikte işletmeler “kalite, maliyet ve performans unsurlarını içeren” rekabet stratejileri geliştirmek zorunda kalmıştır. Bu unsurlar göz önünde bulundurulduğunda, satın alma yönetimi bir işletme için “en önemli konulardan biridir” ve “rekabet etme gücüyle” doğru orantılıdır.

Satın Alma Kavramı

Satın alma, “üretim için ihtiyaç duyulan her çeşit malzeme, teçhizat, ürün ve hizmetlerin temin edilmesi ile ilgili faaliyetlerin sorumluluğunu taşır” ve “malzeme yönetiminin pazarla olan ilişkisini” meydana getirir. Bununla birlikte satın almanın işletmelerin kendi ihtiyaçlarını gidermesinde kullandıkları hizmetleri en iyi şekilde temin etme fonksiyonu da bulunmaktadır. Kısaca satın alma, temin etme, kiralama veya diğer kanuni yollarla tekrar satma ya da üretimde kullanma amacıyla malzeme, araç gereç, ürün ve hizmetlerin elde edilmesi fonksiyonudur.

Satın alma fonksiyonunun temel amaçları; “satın alınması gerekli ürün ve hizmetlerin özelliklerinin belirlenmesi, en uygun tedarikçinin belirlenmesi, tedarikçi ile müzakereler yapılması, anlaşma sağlanan tedarikçiye sipariş verilmesi, siparişin takibi ve kontrol edilmesi, satın alma sürecinin izlemesi ve değerlendirmesi” olarak sıralanabilir.

Satın Alma Yönetimi

Satın alma yönetimi, “doğru ürünlerin ve hizmetlerin, doğru kalitede, doğru miktarda, doğru zamanda, doğru maliyetlerle ve doğru kaynaktan tedarik edilmesini sağlayan” yönetim sürecidir. Bir işletmenin pazardaki rekabet avantajı “ne kadar iyi bir satın alma yönetimi uyguladığı” ile doğrudan ilişkilidir.

Satın Alma Yönetiminin Amaçları Şöyle Özetlenebilir: 

• İşletmenin kısıtlı kaynak ve imkânlarını verimli ve etkili bir şekilde kullanmak.
• Doğru ürünleri, doğru miktarlarda, doğru zaman ve maliyetle, doğru tedarikçiden satın almak.
• Tüm departmanlar arasında güveni sağlamak amacıyla etik değerler ile hareket etmek.
• İşletmelerin kendi ihtiyaçlarını giderecek hizmetleri optimum şekilde temin etmek.

Açıkça göstermektedir ki, küresel rekabet ortamında satın alma faaliyetleri, işletmeler için stratejik bir öneme sahiptir. Dolayısıyla, işletmelerin bu rekabet şartlarında nitelikli bir satın alma yönetimine sahip olması her zamankinden daha fazla önemlidir.

Tedarikçi Performans Değerlendirmesi

Tedarikçi değerlendirme, “bir şirketin tedarikçi performansını ölçmek ve değerlendirmek için kullandığı” bir süreçtir. Bu süreç, “tedarikçi seçimi, performans izleme, kalite kontrolü ve ilişki yönetimi” gibi unsurları içermektedir. Şirketler genellikle tedarikçilerinin kalitesini, güvenilirliğini, mali durumunu ve hizmet seviyesini değerlendirerek bu süreci yürütürler. Tedarikçi değerlendirme, tedarik zinciri verimliliğini artırmak ve iş süreçlerini iyileştirmek için önemli bir araçtır.

İşletmelerde tedarik zinciri yönetiminin yaygın olarak uygulanması ile tedarikçilerin üstlendikleri rolü belirginleşmektedir. Günümüzde birçok tedarikçinin sağladığı malzeme, ürün ve hizmet istenilen kalite düzeyinde olmamaktadır. Alıcı işletmeler tedarikçilerle kuracakları uzun süreli ilişkilerde ihtiyaçların yeterli düzeyde karşılanıp karşılanamayacaklarını bilmek istemektedirler. Bunu da sadece, işletmeler tedarikçinin gösterdiği performansı objektif olarak değerlendirerek tedarikçi işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekle tespit edebilirler. Sistematik olarak tedarikçinin performansı hakkında elde edilen veriler; kalite, maliyet ve teslimat eksenlerinde ölçümlenmektedir. Yeni dönemde sürdürülebilirlik, etik ve inovasyon KPI’ları eklenmiştir. Hizmet sektörlerinde tüm bunlara ilave olarak müşteri memnuniyeti göstergesi bulunmaktadır.

Tedarikçi performans değerlemesi, bir işletmenin sahip olduğu rekabet gücünü artırmada stratejiktir. İşletmeler satış gelirlerinin önemli bir kısmını satın alınan malzemelere harcamaktadır ve birçok endüstride ham maddelerin ve alt parçaların maliyeti, ana ürünün maliyetinin yüzde 50-70’ini oluşturmaktadır. Dolayısıyla etkin bir satın almanın gerçekleşebilmesi için doğru tedarikçilerle çalışılması gerekmektedir. Bu nedenle, tedarikçi seçimi ve değerlendirmesi işletmeler açısından hayati önem arz etmektedir. Tedarikçi performans değerlemesinde, tedarik zincirindeki her bir üyenin performansının ayrı ayrı değerlendirilmesi, tedarik zincirinin performansına ilişkin gerçekçi bilgiler sağlamaktadır.

Tedarikçi Seçimi

Satın alma iş çevresine yakından bakalım. Tedarikçi kavramı ve doğru tedarikçi seçimi ile başlayım. Tedarikçi, bir mal veya hizmeti sağlayan kişi veya kuruluş anlamına gelir. Tedarikçiler, işletmelerin ihtiyaç duyduğu malzemeleri, ürünleri veya hizmetleri sağlarlar. İşletmeler genellikle işlerini sürdürebilmek ve büyüyebilmek için güvenilir tedarikçilere ihtiyaç duyarlar. Tedarikçi seçimi, işletmelerin rekabet avantajını ve operasyonel verimliliğini önemli ölçüde etkileyebilir.

Bu bağlamda, iyi bir tedarikçi seçimi için şu unsurlar dikkate alınmalıdır:

• Tedarikçi, faaliyet alanında uzman, yetenekli ve sorumluluk sahibi olmalıdır.
• Tedarikçi, fiyat değişikliklerine ilişkin bilgileri zamanında sağlamalıdır, böylece rekabetçi fiyat seviyesini sürdürecektir.
• Tedarikçi, pazarın ihtiyaçlarını en iyi şekilde nasıl karşılayabileceğini araştırmalı ve anlamaya çalışmalıdır.
• Tedarikçi, doğru kalitede ve miktarda ürünleri tutarlı bir şekilde sağlayabilmelidir.
• Tedarikçi, yeni ve geliştirilmiş ürünler hakkında ve bu ürünleri nasıl kullanılacağı konusunda sürekli bilgi vermelidir.
• Tedarikçi profesyonel olmalıdır, sorunları kolayca takip etmeli ve çözüm üretici olmalıdır.
• Tedarikçi, finansal kontrol açısından yetenekli olmalıdır. Rekabetin artmasına bağlı olarak işletmeler pazardaki paylarını arttırmaktan daha fazla çabayı, pazardaki paylarını korumak için harcamaktadırlar. Teknolojik gelişmelere, ekonomik koşulların iyileşmesine, kalite bilincinin artmasına ve diğer işletme içi ve dışı faktörlere bağlı olarak müşterilerin istek ve ihtiyaçlarında değişim yaşanmaktadır.

Tedarikçi seçimi, işletmeyi operasyon maliyetinden üretimin kalitesine, pazara yeni ürünlerin sunulmasından müşterilerin tatminine kadar hemen hemen her alan ve faaliyette etkilemektedir. Bu durum, tedarikçi seçiminin ne kadar hayati olduğunun bir göstergesidir.

Tedarikçi Değerlendirme

Tedarikçi değerlendirme, “tedarik zinciri operasyonlarının etkin ve verimli bir biçimde yönetimi için” kritik bir süreçtir. Geleneksel tedarikçi değerlendirme yöntemleri karar verme sürecinde sadece finansal ölçütleri kullanırken; sonraki yıllarda geliştirilen yöntemlerde, “tedarikçi değerlendirme ve seçim işlemi için fiyat/maliyet ölçütünün tek başına yeterli olmadığı” ve “bunun yanı sıra teslimat/lojistik, kalite/spesifikasyonlar, inovasyon ve sürdürülebilirlik gibi temel kriterlerin de göz önüne alınması gerektiği” belirtilmiştir.

Tedarikçi performansının düzenli bir biçimde değerlendirilmesi, işletmelerin rekabet avantajının yükselmesine yardımcı olur. Ayrıca, tedarikçi değerlendirmesi işletmelerin sürdürülebilirlik hedeflerine uygun tedarikçileri seçmelerine de olanak tanır. Bu nedenle, tedarikçi değerlendirmenin önemi büyüktür ve işletmelerin başarılı olmaları için kritiktir.

Özgür SAYIN

UGM Tedarik Zinciri ve Satın Alma Direktörü