Bugün için özellikle Satış Personeli performans görüşmelerinde amirlerin ya da direkt patronların sıkça sorduğu “- E, NAPTIN?” sorusuyla, KPI “Key Performance Indicator” denen, yani Türkçesi “Anahtar Performans Göstergesi” olan kavrama kendimce bir açıklama getirmeye çalışacağım.

Yönetimde, Hedefler ve Göstergeleri

Aramızda kalsın ama aslında eminim ki, sizler de bir gün bir yerlerde başlıkta özellikle vurgulanan “- E, NAPTIN?” cümlesinin de içinde yer aldığı aşağıdaki diyalog benzeri birçok yaşanmışlığa[1] şahit olmuşsunuzdur.

Bakınız Örnek Diyalog #1 (Allah kimseye 2.’yi yaşatmasın)

• Otur bakalım. E, naptın?
• İyi işte, sipariş aldık.
• E?
• Haftaya sevk ederiz?
• E?
• Ödemeyi bekliyorum!
• E?
• Ben bir muhasebeye sorayım o zaman!
• Yani!

Şimdi bu konuşmayı deşifre edelim:

İlk “E”: Seyahat / Faaliyet raporunu sunmadın, iş seyahatinden ne gibi çıktılar elde ettik söyler misin?

İkinci “E”: Alınan siparişin Termini / Miktarı / Tutarı nedir?

Üçüncü “E”: Siparişin satışa dönüşmesini bekleten ne?

Dördüncü “E”: Sipariş sürecini ve riskleri nasıl yönetiyorsun?

Son olarak da “Yani!”: Bitir işi! Demek oluyor.

Aslında bu konuşmaya hiç gerek kalmadan aşağıdaki gibi bir tutanak / form doldurularak;

Kurumsal bir hafıza oluşturulamaz mıydı?

Verilen bu basit örnekten yola çıkarak (ki bu konuda akademik kariyer sahibi ve birbirinden değerli hocalarımdan da özür dileyerek) KPI, Şirketlerin belirlediği hedeflere ulaşmak için ortaya koymuş oldukları performansların göstergesidir demek isterim.

Yalnızca büyük şirketler değil, şahıslar dahi bireysel olarak kendi işlerini daha iyi çözümlemek ve yönetmek için bu tanımlanmış ve kayıtlı göstergelerden yararlanabilirler.

KPI’lar ile yönetim kavramı, hedefleri konu aldığı için aynı zamanda da hedeflerin kontrol altına alınmasına katkı sağlar.

İşletme içerisinde çalışan performanslarını ve hedefleri gerçekleştirme oranlarını sayısal olarak verilerle kayıt altında tutar.

Analiz yapılmak istendiğinde de güvenilir bir kaynak ortaya koyar.

Ayrıca KPI’lar her zaman sayısal veriler vermez, istenirse sektöre göre olumlu ve olumsuz veriler de elde edilebilir.

KPI Neden Önemli?

ÇÜNKÜ: KPI, takım çalışması ve şirket kültürünün oluşması için gerekli olan parametrelerden biridir. Belirlenen hedefler doğrultusunda performans göstermek ve bunun ölçümlenebiliyor oluşu her açıdan işletmeye katkı sağlayacaktır.

ÇÜNKÜ: İşletme başarısı ve hedefleri için büyük farklar yaratma potansiyeline sahip anahtar performans göstergesi, işletmenin bitiş bayrağına doğru ilerlemesini ölçmeye yardımcı olur.

ÇÜNKÜ: KPI’lar, iş süreçlerinin verimli veya verimsiz olduğunu görmenizi sağlar ve sonuçlar karşısında kontroller sağlayıp hızla reaksiyon almanıza yardımcı olur.

ÇÜNKÜ: İşletme olarak operasyonlar hakkında ayrıntılı geri bildirim sağladığı için iş hedefleri veya çalışanlar değişse bile operasyonların tutarlı kalmasına olanak sağlar. Veriye dayalı olarak çalışma kültürü geliştirdiği için karar alımlarında hız kazanmaya teşvik eder.

ÇÜNKÜ: Şirket olarak başarı, işlerinde kendi kapasitelerini ne kadar iyi bildikleriyle alakalıdır. Sorunlarını veya eksik yönlerini ne kadar iyi bilirse şirketler, operasyonlarını planlarken verimliliklerini o kadar arttıracaklardır. Bu sayede hedefe giden yolda nerede olduklarını daha iyi göreceklerdir.

KPI İçin Hangi Sorular Cevaplanmalı?

• Faaliyette ölçülecek olan bilgiler ve birimleri neler?
• Ölçümler/Kayıtlar hangi sıklıkla yapılacak?
• Bu ölçümlerin hazırlanmasından kim sorumlu?
• Ölçümler ne kadar detaylı hazırlanacak?
• Ölçümlerde nasıl yalınlaşmaya gidilecek?
• Kıyaslama yapılacak rakipler hangileri?
• Değerler stratejik hedefler ile uyum sağlıyor mu?

İşletmeler, belirli kuruluş hedefleri ve stratejileri doğrultusunda farklı anahtar performans göstergeleri tercih edebilir.

KPI seçiminde, her işletme her departman kendisine en uygun olan KPI türünü seçmek isteyecektir. Çünkü her anahtar performans göstergesinin görevi ve amacı birbirinden farklıdır.

Bu KPI türleri, niteliksel ve niceliksel olabildiği gibi geleceği öngören veya geçmişle alakalı da olabilir. Başlıca KPI türleri aşağıdaki şekildedir:

• Pazarlama
• Satış
• Finansal
• İşletme
• Proje Yönetimi

Ayrıca Özellikle: E-Ticaret, Sosyal Medya, Operasyonel ve Müşteri hizmetleri KPI’ları da yapılmaktadır.

Anahtar performans göstergelerinin (KPI) ortak özellikleri:

1. Zamana bağlı olması: Anahtar performans göstergeleri ölçümlerini zaman dilimine bağlı olarak yaparız. Örneğin; “geçen haftaya göre, geçen aya göre, geçen yıla göre” gibi. Bu nedenle KPI’lar belirli zaman aralıklarını ifade etmelidir.
2. Ulaşılabilir olması: İşletmeler, gerçekçi hedefler koymalıdır. Örneğin; her ay sürekli olarak %100 büyüme söz konusu olmayabilir. Bu nedenle gerçekçi hedefler koyulmadığı taktirde KPI kullanımı sonuç vermeyecektir.
3. Ölçülebilir olması: Anahtar performans göstergeleri ölçülebilir olmalıdır. Çünkü ölçemediğimiz hiçbir veriden yararlanamayız, verileri karşılaştıramayız ve dolayısıyla da kullanamayız.

KPI ile İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar

• Anahtar performans göstergeleri, takibi kolay olması için yalnızca yönetilebilir ve gerekli sayıda göstergeden oluşmalı.
• KPI, işletmenin organizasyon yapısına uyumlu ve istenildiği zaman değiştirilebilir veya geliştirilebilir olmalı.
• Veri toplama aşaması oldukça ulaşılabilir ve kolay olarak tasarlanmalı.
• Anahtar performans göstergeleri, işletmeye ait girdi, çıktı ve sonuçların kritik bölümlerine önem vermeli.
• ISO 22400 standartlarına göre KPI; isim, kimlik, açıklama, kapsam, formül, ölçü birimi, aralık ve eğilim gibi bilgileri içermeli.
• KPI her şeyden önce bütünüyle organizasyonda yer alan kişiler tarafından anlaşılmalı ve sahiplenilmeli.

Gelelim bizim şu meşhur “- E, NAPTIN?” sorusu ile başlayan Performans İzleme Metoduna.

Ya da aslında hiç gelmeyelim. Bence yazı Yönetimde, Hedefler ve Göstergeleri ciddiyetine yakışır bitsin.

KPI bu, şakaya gelmez!

En derin saygılarımla.

Zafer URFALIOĞLU

[1] Yazarın Özellikle Notu: “Yaşanmışlık” derken, elbette Türkiye’den çok çok uzaklarda ve bizlerle hiçbir alakası olmayan topluluklarda yaşanmışlıktır. Örnek diyaloğun Türk İş Dünyasıyla hiçbir ilişkisi yoktur. Olamaz da zaten.