Satın Almada Sistem Körlüğü
M. Efsun Yüksel Tunç
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Yaşam ve Yönetici Koçu
Birçok organizasyon, satın alma süreçlerini belirli kurallar, şemalar ve onay mekanizmaları ile tanımlar. Zaman içinde bu yapı oturur, işler rutinleşir, prosedürler ezberlenir. İşte tam da bu noktada tehlike başlar: Sistem körlüğü.
Sistem körlüğü, alışılmış süreçlerin zamanla sorgulanmaz hale gelmesi, verimliliğini kaybetmesine rağmen fark edilmemesi halidir. Satın alma ekipleri çoğu zaman işleyişin içinde o kadar meşguldür ki, sistemin neden tıkandığını fark edemez. Çünkü sistem görünürde hâlâ işlemektedir — fakat sessizce değer kaybetmektedir.
Bu yazıda, satın almada sistem körlüğünü tanıyor, sinyallerini okuyor ve verimliliği yeniden tasarlamak için hangi adımların atılması gerektiğini konuşuyoruz.
Sistem körlüğü, bir organizasyonun işlettiği sürecin artık amaca hizmet etmediğini görememesi durumudur. Süreç hâlâ uygulanır, raporlar oluşturulur, formlar doldurulur… fakat:
- Fırsatlar kaçırılır
- Tedarikçilerle ilişkiler zedelenir
- İş yükü artar ama çıktı azalır
- Çalışanlar prosedürlere uymak için yaratıcı düşünmekten uzaklaşır
Kısacası; süreç işler gibi görünür bununla birlikte değer üretmez.
Satın alma süreçlerinde sistem körlüğünün belirtilerine birlikte bakalım.
- Sürekli Tekrar Eden İletişim Kopuklukları
Tedarikçiden gelen belgelerin eksikliği, fiyat onayının geç alınması, malzeme kodlarının yanlış girilmesi… Eğer aynı sorunlar tekrar tekrar yaşanıyorsa, sistem değil bireyler suçlanıyorsa, orada bir körlük vardır.
- “Biz Hep Böyle Yapıyoruz” Cümlesi Artık Kural Haline Geldiyse
Bu cümle, sistem körlüğünün neredeyse mottosudur. Sorgulamayı engelleyen, alternatif düşünmeyi baskılayan bir otomatik savunma mekanizmasıdır.
- Onay Mekanizmalarının Süreçten Çok Güvenlik Duvarına Dönüşmesi
3 kişilik ekipte bile 5 ayrı onay gerekiyorsa, süreç verimlilikten çok bürokrasiye hizmet etmeye başlamıştır.
- Tedarikçilerin Sürekli Aynı Geri Bildirimleri Vermesi
“Cevap alamıyoruz, teslimat planı net değil, süreçler uzuyor” gibi geri bildirimler birikiyorsa, bu artık kişisel değil sistemsel bir sorundur.
- Tüm Süreçlerin İnsanlara Bağlı Hale Gelmesi
“Onaylar Ayşe Hanım’daydı ama şu an izinde” demek, süreçten çok kişiye bağımlı bir yapının işaretidir.
Peki sistem körlüğü neden oluşur?
- Başarıya Bağlı Körlük: Geçmişte başarı sağlamış bir sürece dokunmaktan çekinilir. “Bozulmasın” duygusu, gelişimin önünde bir engeldir.
- Süreç Değil, Kişi Odaklı Yönetim: Kurumsal hafıza yerine bireysel alışkanlıklar öne çıkarsa, sistemin kendisi görünmez hale gelir.
- Veri Yorgunluğu: Çok fazla rapor, bununla birlikte çok az içgörü varsa, ekip neyin neyi etkilediğini göremez.
- Rol Belirsizliği: Süreçte kimin ne yapacağı net değilse, herkes bir şey yapar ama kimse sonuçtan sorumlu olmaz.
Tüm bunlarla birlikte çözümü de konuşmamız gerekir. Sistem körlüğünü aşmak için ne yapmalı?
- Haritalandır, Yeniden Oku
Süreci baştan sona bir akış diyagramına dökün. Hangi adımlar gerçekten gerekli? Hangi adımlar sadece alışkanlık? Nerede değer yaratılıyor, nerede sadece zaman kaybı var?
- Görünmeyeni Görmek İçin Dış Bakış Kullan
İçeriden bakınca görünmeyenler, dışarıdan bakan biri için çok nettir. Danışman bakışı, geçici görev rotasyonları veya çapraz ekip gözlemleri ile sistem dışı bir değerlendirme yapılabilir.
- “Neyi Neden Yaptığımızı” Yeniden Tanımla
Süreçlerdeki her adım için şu soruyu soralım: “Bu adımın iş çıktısına katkısı nedir?” Eğer katkısı yoksa, yeniden tasarım zamanı gelmiştir.
- Tedarikçileri Konuşmanın Parçası Yap
Onlardan sadece teklif almak yerine, süreci birlikte gözden geçirin. Onların gözünden süreç nasıl ilerliyor? Nerede takılıyor? Geri bildirimleri sistemin iyileştirilmesinde kullanın.
- Teknolojiyle Sadece Otomasyon Değil, Farkındalık da Yaratın
Yeni bir yazılım kurmak, eski bir alışkanlığı sadece daha hızlı yapmayı sağlar. Gerçek değişim için teknolojiye değil, bakış açısına yatırım yapılmalı.
Satın alma süreçlerinde sistem körlüğü fark edilmediğinde, büyük potansiyeller sessizce kaybedilir. Hatalar büyümeden “düzenli sarsıntı” yaratmak gerekir. Çünkü tıkanan her süreç, aslında akmayan bir fırsattır. Ve yeniden tasarlanan her adım, sadece verim değil; yeni bir bakış, yeni bir değer yaratır. Gelin, satın alma süreçlerimizi bir kez daha, sıfırdan, taze bir zihinle değerlendirelim. Sadece “ne yaptığımızı” değil, “neden yaptığımızı” da konuşalım. Çünkü bazen en büyük devrimler, küçük bir sorgulamayla başlar.
M. Efsun Yüksel Tunç
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Yaşam ve Yönetici Koçu
efsun@indus.com.tr
https://www.linkedin.com/in/efsunyukseltunc/
Instagram @indusefsun