Tedarik Sözleşmesinin Satır Aralarındaki Tehlikeler
Zafer URFALIOĞLU
Tedarik sözleşmesi çoğu zaman dosyanın en altına konur, fiyat sayfası imzalanır, “Hukuk baktı” ya da “Patron Anlaşmış” denir ve üretim başlar. Sonra bir gün bir parça gelir, usta durur, depo dolar, muhasebe şaşırır. İşte o an anlaşılır ki sözleşme imzalanmış ama anlaşılmamıştır.
Bu yazı, tedarik sözleşmesini imzalamadan önce mutlaka üreticiye de okutulmasını gerekli görenler içindir. Gerek görmüyorsanız okuyarak boşa zaman geçirmeyin başka şeylerle ilgilenin.
Kapsam ve Tanımlar Bağlamında “Ne Aldığımızı Gerçekten Biliyor muyuz?”
- Sözleşme tam olarak neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor: Birçok sözleşmede “hammadde temini” yazar ama ambalaj, sertifika, test raporu kapsam dışıdır. Sonra tedarikçi haklı olarak “bu fiyata o yok” der. Örnek: Granül alırsınız, MSDS ve TDS belgesi ekstra faturalandırılır.
- Ürün tanımı sahadaki gerçek ihtiyacı karşılıyor mu: Metinde “yüksek kaliteli” yazar ama bu kalite hangi ölçüye göre? Üretimde çalışan usta için bu ifade hiçbir şey anlatmaz. Ölçülemeyen kalite, yönetilemez.
- Teknik toleranslar açık mı, muğlak mı: ±0,1 mm mi, ±0,5 mm mi? Bu fark bazen fireyi %2’den %12’ye çıkarır. Sözleşmede net değilse tartışma kaçınılmazdır.
- Tanımlar bölümünü üretim sorumlusu okusa anlayabilir mi: Eğer metin sadece hukuk ve satın alma diliyle yazılmışsa, üretimle kopuktur. Kopukluk maliyet üretir.
Fiyat ve Maliyet Yapısı Bağlamında “Ucuz Fiyat mı, Yönetilebilir Maliyet mi?”
- Fiyat sabit mi, hangi şartlarda değişiyor: “Sabit fiyat” kulağa hoş gelir ama hammadde endeksi %30 artmışsa tedarikçi kaliteyi düşürerek ayakta kalmaya çalışır. Bu da sizin üretiminize yansır.
- Fiyat artışı tek taraflı mı, karşılıklı mı: Bazı sözleşmelerde artış tedarikçiye serbesttir ama düşüş için madde yoktur. Endeks düşer, fiyat düşmez.
- Toplam maliyet hesaplanmış mı: Ucuz bir parça, makinede sık duruşa neden oluyorsa pahalıdır. Örnek: %5 daha ucuz kalıp parçası, haftada bir makine durduruyorsa gerçek maliyet gizlidir.
- Bu fiyat modeli kriz döneminde çalışır mı: Kur, enerji, lojistik krizi yaşandığında sözleşme hâlâ ayakta mı kalır, yoksa ilk krizde çöker mi?
Teslimat ve Lojistik Bağlamında “Zamanında mı, Doğru Zamanda mı?”
- Teslimat sıklığı gerçekten ihtiyaca göre mi: Aylık ihtiyacınız varken haftalık sevkiyat hem depo hem taşıma maliyetidir. “Daha güvenli” sanılır ama pahalıdır.
- Gecikmenin sonucu net mi: “Makûl süre” gibi ifadeler üretimde bir anlam taşımaz. Geciken mal, duran hat demektir.
- Teslim şekli riskleri doğru dağıtıyor mu: Teslim değişkenleri konusunda risk sizdeyse, tır gecikince kim bedel ödüyor? Çoğu işletme bunu ancak sorun çıktığında fark eder.
- Lojistik modeli çevresel açıdan da mantıklı mı: Gereksiz sevkiyat, sadece yakıt değil, karbon ve itibar maliyetidir. Bugün görünmez, yarın zorunlu bir rapor olur.
Kalite ve Uygunsuzluk Bağlamında “Sorun Mu Çözüyoruz, Dosya mı Büyütüyoruz?”
- Kalite kriterleri ölçülebilir mi: “İyi işçilik” yazmak yetmez. Ölçü, test, numune net olmalı.
- Kontrol süreci üretimi yavaşlatıyor mu: Aşırı kontrol, üretimi kilitler. Kontrol süreci yalın değilse maliyet yaratır.
- Uygunsuzlukta ilk refleks iade mi, düzeltme mi: Her iade; taşıma, ambalaj, zaman ve enerji kaybıdır. Düzeltme süreci tanımlıysa daha sürdürülebilirdir.
- Kalite maddeleri iş birliğini mi, kavga zeminini mi güçlendiriyor: Kalite maddeleri “ceza listesi” gibi yazılmışsa ilişki uzun sürmez.
Ambalaj ve Sürdürülebilirlik Bağlamında “Bugün Kolay, Yarın Pahalı mı?”
- Ambalaj gerçekten ürünü mü koruyor: Bazı ambalajlar alışkanlıktır. Aynı koruma daha az malzemeyle sağlanabilir ama kimse sormaz.
- Çevresel maddeler uygulanabilir mi: “Çevreye duyarlı üretim” yazmak kolaydır. Ama raporlama, belge ve denetim yoksa vitrin süsüdür.
Süre, Fesih ve Esneklik Bağlamında “Güvence mi, Pranga mı?”
- Sözleşme süresi yatırım için yeterli mi: Çok kısa sözleşme tedarikçiyi yatırım yapmaktan alıkoyar. Çok uzun sözleşme sizi bağımlı kılar.
- Ayrılık yolu açık mı, dikenli mi: İyi sözleşme, iyi ayrılığı da tarif eder. Çıkış yoksa kriz büyür.
Son Olarak, Tedarik sözleşmesi bir dosya değil, gelecek senaryosudur. Orada yazan her belirsizlik, üretimde maliyet; her netlik, tasarruftur.
Sanayicinin sorması gereken soru şudur: “Bu sözleşme beni bugün koruyor olabilir ama yarın ayakta tutar mı?” Çünkü en pahalı sözleşme, sorun çıktığında açılan sözleşmedir.
Zafer URFALIOĞLU