Bu Malzeme Neden Hep Sorun Çıkarıyor? Tedarik Zincirinde Eleştirinin Anatomisi
Zafer URFALIOĞLU
Fabrikalarda bazı cümleler vardır ki vardiya sireni gibi her gün duyulur:
– Bu rulman yine dağıldı…
– Bu conta neden sürekli kaçırıyor?
– Kim aldı bunu?
Ve sihirli soru hemen gelir: “Satınalma ne iş yapıyor?”
Aslında Satınalma Departmanı, modern sanayinin en yanlış anlaşılan alanlarından biridir. Çünkü çoğu insan satın almayı yalnızca “Ucuz ürün bulma işi” zanneder. Oysa gerçek satın alma; seçim yapma, değerlendirme, risk yönetimi ve en önemlisi eleştiriye açık karar alma sanatıdır.
Bir fabrikada teknik şartname hazırlanıyorsa, kullanıcı görüşü alınıyorsa, alternatif tedarikçiler değerlendiriliyorsa orada artık sadece ürün alınmıyordur. Orada bir tercih mekanizması kuruluyordur. Ve tercih edilen her şey, doğal olarak eleştiriye de açık hale gelir. Çünkü seçilen ürün artık yalnızca bir ürün değildir. O ürün; bakımcının gece vardiyasını, operatörün sinir sistemini, üretim planlamacının tansiyonunu ve fabrikanın kâr marjını etkileyen bir karardır.
İşin ilginç tarafı şudur:
Fabrikada en çok eleştirilen ürünler genelde en çok kullanılan ürünlerdir. Kimse depoda duran cıvatayı konuşmaz. Ama makineyi durduran sensör, bütün fabrikanın gündemi olur. Çünkü sistemin içine dahil olmuştur. Karar verilmiş, seçilmiş ve kullanım sahasına çıkmıştır.
Tam da bu yüzden gerçek tedarik süreci katalogdan fiyat seçme işi değildir. Gerçek süreç; kullanıcı deneyimini, teknik şartnameyi ve saha gerçeklerini aynı masada buluşturabilmektir.
Mesela bakım ekibi der ki: Bu marka sahada uzun ömürlü çalışıyor.
Üretim ekibi başka bir şey söyler: Tamam ama montajı çok zor.
Kalite departmanı devreye girer: Sertifikaları eksik.
Finans konuşur: Diğeri yüzde on daha ucuz.
Satınalma ise hepsine aynı anda bakmak zorundadır. Çünkü tedarik zincirinde doğru karar, tek bir kişinin haklı olduğu karar değildir. En az sorun çıkaracak ortak aklın bulunmasıdır. Zaten teknik şartnamenin varlık sebebi de budur. Teknik şartname aslında fabrikanın hafızasıdır. Geçmiş arızaların, kullanıcı deneyimlerinin ve yaşanmış pahalı hataların yazılı halidir. Bir bakıma fabrikanın “Bir daha aynı filmi yaşamayalım” deme şeklidir.
Bu yüzden kullanıcı görüşü alınmadan yapılan satın alma eksik kalır. Çünkü sahada çalışan insanın deneyimi, çoğu zaman katalog bilgisinden daha değerlidir. Broşürde “yüksek performanslı” yazan bir ürün, operatörün gözünde “iki vardiya sonra dağılan parça” olabilir.
Ama burada başka bir problem daha vardır: İnsanlar çoğu zaman seçime dahil olmak ister ama sorumluluğa dahil olmak istemez. Ürün iyi çıkarsa sessizlik olur. Kötü çıkarsa herkes Sherlock Holmes kesilir. Bir anda fabrikanın her köşesinden mühendislik analizleri yükselmeye başlar:
* Ben zaten bu markaya güvenmiyordum.
* Belliymiş zaten…
* Eskisi daha iyiydi.
Halbuki gerçek eleştiri, karar sürecine katkı sunulduğunda anlamlıdır. Çünkü eleştiri dediğimiz şey aslında seçim mekanizmasının doğal sonucudur. Eğer kullanıcı görüşü alınmışsa, teknik şartname ortak hazırlanmışsa ve alternatifler değerlendirilmişse; ortaya çıkan ürün artık kolektif bir tercihtir. Ve kolektif tercih de doğal olarak kolektif eleştiriye açıktır.
Belki de iyi çalışan fabrikalarla sürekli kriz yaşayan fabrikalar arasındaki temel fark budur. Birinde satın alma yalnızca sipariş açar. Diğerinde ise sistem, sahadan gelen bilgiyi gerçekten dinler.
Çünkü sanayide en pahalı ürün her zaman en kötü ürün değildir. Bazen en pahalı ürün, yanlış seçilmiş en ucuz üründür.
Zafer URFALIOĞLU