Balina Hayvan mı? Değilse Bu İş Kimin?
Zafer URFALIOĞLU
Bir zamanlar bir masa etrafında oturur İsim-Şehir diye bir oyun oynardık. Bir harfin peşinden dünyayı kurardık. “K” geldi mi kimi “Kedi” yazardı, kimi son saniye zekâsıyla “Kaplumbağa”yı sıkıştırırdı. Ama asıl eğlence yazmakta değil, yazdıktan sonra başlardı:
– “Bu sayılır mı?” tartışmaları.
İşte o anlarda, farkında olmadan çok kritik bir beceri kazanırdık:
- Tanım koymak,
- Sınır çizmek,
- Gri alanı daraltmak. Bugün ofislerde eksik olan şey tam olarak bu refleks.
Çünkü artık iş hayatına giren yeni bir nesil var;
- Hızlı düşünüyor,
- Hızlı yazıyor,
- Hızlı karar alıyor ama çoğu zaman
– “Bu tam olarak ne demek?” sorusunu sormuyor. Belki de hiç sormak zorunda kalmadı. Çünkü kimse ona çocukken;
– “Balina balık mı, hayvan mı?” diye yüklenmedi. Kimse yazdığı cevabı savunmasını istemedi. Kimse;
– “Olmaz, bu çok genel” demedi. Sonuç mu?
Görevsiz Görev Tanımları.
Açıyorsun bir dokümanı, karşında pırıl pırıl cümleler:
- Süreçleri yönetir.
- Gerektiğinde destek olur.
- Operasyonel faaliyetleri yürütür.
- Amirinin verdiği işleri yapar.
Okuyunca insanın içi ferahlıyor. Her şey çok profesyonel, çok düzgün. Bir tek küçük bir problem var: Kimse ne yapacağını tam olarak bilmiyor.
Çünkü bu cümleler modern iş dünyasının “Bursa”sıdır.
Hatırlayanlar bilir, İsim-Şehir oyununda “B” harfinde kimse kendini yormaz şehir sütununa “Bursa” yazar geçerdi. Herkes yazar, kimse de itiraz etmezdi. Ama yazan çok olduğu için kimse de gerçekten puan kazanamazdı.
Eskiden o masada biri çıkıp derdi ki:
– Bu olmaz!
Tartışma büyürdü, gerekirse kitap açılırdı, hatta bazen saçma sapan ama net bir kural konurdu. Bir daha o konu kapanırdı. Şimdi ise ofiste kimse; “Bu olmaz!” demiyor. En fazla “Üzerinden geçeriz” deniyor. O da genelde hiç gelmeyen bir toplantıya kalıyor.
Oysa görev tanımı dediğin şey, edebi bir metin değil. Şiir hiç değil. Hatta mümkünse biraz kaba, biraz net, biraz da tartışmaya kapalı olmalı. Çünkü onun işi güzel görünmek değil, işi netleştirmek.
Raporlama yapar demekle Aylık satış raporunu her ayın 3’ünde Finans Departmanına iletir demek arasında dünya kadar fark var. İlki herkesin anladığını sandığı ama kimsenin aynı şeyi anlamadığı bir cümle. İkincisi ise tartışmaya kapalı. Ya yapılır ya yapılmaz.
Asıl mesele şu:
İyi görev tanımı yazan kişi sadece Bu iş nedir? sorusunu cevaplamaz, Bu iş ne değildir sorusunu da masaya koyar. Çünkü gerçek kaos, kimsenin sorumlu olmadığı işlerde çıkar.
Sahipsiz iş, yapılmayan iştir.
İsim-Şehir oynayan biri bunu içgüdüsel olarak bilir. Çünkü o oyunda sınır yoksa oyun yoktur.
– “Ejderha hayvan sayılır mı?” sorusu cevapsız kalırsa herkes istediğini yazar ve oyun çöker. Şirketlerde de durum farklı değil.
– “Bu iş kimin?” sorusu net değilse, iş ya ortada kalır ya da üç kişi birden yapar ki ikisi boşuna yapmış olur.
Belki de mesele nesil değil, deneyim. Kimse doğuştan iyi görev tanımı yazamaz. Ama bazı küçük alışkanlıklar büyük fark yaratır. Çocukken bir kelimenin geçerli olup olmadığını tartışmak, büyüyünce bir cümlenin yeterince net olup olmadığını sorgulamaya dönüşür.
Bugün şirketlerin ihtiyacı olan şey yeni sistemler, yeni yazılımlar ya da daha uzun dokümanlar değil. Daha basit bir şey: Yazılan her cümleden sonra birinin çıkıp şunu sorabilmesi:
– “Bu sayılır mı?”
Eğer o soru sorulmuyorsa, ortada görev tanımı yoktur. Sadece iyi yazılmış bir temenni vardır.
Zafer URFALIOĞLU