“Konuşmak, hele yazmak yalnızca karşımızdakiyle iletişim değildir; sözcüklerin bilincimize ve bilinçaltımıza sürekli gönderdiği uyarılarla akan ve kendimizle, iç dünyamızla kurduğumuz bir iletişimdir aynı zamanda”. Erendiz Atasözü
Günümüzde değişen koşullar ve teknolojik gelişmelerle birlikte hayatımızın farklı alanlarında farklı iletişim kanallarını kullanarak (yazılı, sözlü ya da sözsüz) farklı kişilerle iletişim kuruyoruz. Bu iletişim kanallarından yazılı iletişim ise en çok başvurduğumuz yöntem.
Dijitalleşmeyle birlikte yazılı iletişim biçimlerinden daha çok e-postaları aktif olarak kullanmaya başladık. Özellikle iş hayatımız içerisinde tedarikçiden personele, yöneticiden patrona kadar oldukça yaygın olarak kullandığımız e-postalar dünyamız şartları gereği etkili, kalıcı ve vazgeçilmez birer araç haline geldi. Buna bağlı olarak gün içinde farklı konulara ilişkin çok sayıda kişiden değişik formatlarda yazılmış e-postalar alıyor ya da gönderiyoruz. Ancak çoğumuz bu konunun ne kadar değerli bir iletişim yöntemi olduğunu düşünmeden e-postayı yazıp geçiyoruz. Geri bildirim de almadıysak doğru bir iletişim kurduğumuzdan emin bile olamıyoruz. Oysa yazılı iletişimde kullanılan her türlü ifade, kelime, yazım şekli vb durumlar iletişimin niteliğini ve kalitesini büyük ölçüde etkiliyor.
Radicati Group tarafından yayınlanan bir rapora göre bir kişi iş için günde 100’den fazla e-posta alıyor ve gönderiyor. Ayrıca başka bir araştırma sonucu da insanların %64’ünün istemeyerek öfke veya karışıklığa neden olan bir e-posta gönderdiğini ya da aldığını ortaya koymuştur.
İletişimde e-posta yöntemini kullanmak birden fazla kişiye zaman ve mekân sorunu olmadan ulaşmak, ekonomiklik, arşivlenebilirlik ve sürdürülebilirlik açısından son derece etkili ve kalıcı bir yöntemdir. Ancak yazılı iletişim kaynağı olarak e-postaların yanlış anlaşılmak, dikkate alınmamak, karşı tarafla yanlış mesaj alış verişinde bulunmak gibi sakıncaları olduğu aşikârdır. Bu nedenle e-posta yazarken yeterince hassas olmamız ve belirli kurallara dikkat etmemiz son derece önemlidir.
Peki Doğru E-posta Yazma Kuralları Nelerdir ?
Bu kurallar ast, üst ve protokol seviyelerinde veya kültürel anlamlarda değişmekle birlikte, okuduğum bazı kaynaklardan aldığım notlarla doğru e-posta yazım kurallarını genel olarak aşağıdaki şekilde sıralamak isterim:
1. E-postanın kim tarafından gönderildiği belli olmalı, takma adlar kullanılmamalı,
2. Yazılan e-postanın konusu belli olmalı. Konu kısmına etkili bir başlık atılmalı,
3. Ekte dosya eki varsa mutlaka dosyanın adı olmalı,
4. Hitap cümleleri doğru kullanılmalı varsa Unvanlarla hitap edilmeli,
5. İçerik kısa ve öz olmalı, amaca hizmet etmeli,
6. Dil bilgisi ve yazım kurallarına uyulmalı (TDK bilgi alınabilir),
7. Büyük harflerle yazılmamalı,
8. “Okundu” teyidi almak güvensizliği işaret ettiğinden mümkün olduğunca tercih edilmemeli,
9. BBC kısmı etik olarak kullanılmalı,
10. CC’ye gerekli kişiler konulmalı, diğer kişiler gereksiz e-posta trafiğine maruz bırakılmamalı,
11. Belirli bir saatten sonra e-posta gönderimi olmamalı,
12. Yazının altında mutlaka e-imza ya da ad / soyad bilgileri yer almalı,
13. Yazı nazik veya resmi cümlelerle sona erdirilmeli.
E-posta göndermek kesinlikle mesajlaşmak değildir. Önemli bir iletişim kanalıdır. Ayrıca doğru e-posta yazmak kurumsal nezaket ve görgünün de ayrılmaz bir parçasıdır.
Saygılarımla,
Nurten KILIÇPARLAR
