Doğru E-Posta Yazmak

Alım - Satım

Nurten KILIÇPARLAR
Nurten KILIÇPARLAR
1980 İstanbul doğumludur. Evli ve bir çocuk annesidir. İşletme bölümü mezunu olup fakülteyi ve bölümü birincilikle bitirmiştir. Fakülte sonrasında Üretim Yönetimi ve Pazarlama alanında yüksek lisans yapmıştır. Yüksek Lisansı devam ederken bir Holding’e bağlı ilaç firmasında Satış Verimlilik Sorumlusu olarak 2006 yılında çalışma hayatına atılmıştır. İlaç sektöründe geçirdiği 6 yıl sonrasında İK alanına ilgili duymuş ve Çalışma Ekonomisi ve Endüstriyel İlişkiler üzerine Yüksek Lisans yapmaya karar vererek İK alanında yöneticilik yapmaya başlamıştır. Değişik büyüklüklerdeki ve farklı sektörlerdeki firmalarda 21 yıllık kurumsal geçmişi bulunmaktadır. İK, Satış, İdari İşler ve Satınalma olmak değişik departmanlarda 13 yıl aktif yöneticilik yapmıştır. 6 yıllık satış ve 7 yıllık İK tecrübesi bulunmaktadır. İK deneyimi sonrasında 7 yıl İdari İşler ve Satınalma Müdürlüğü yapmıştır. Şu anda Freelance İK Danışmanlığı, Koçluk, Eğitmen ve Mentör olarak hizmet vermektedir. Kurumsal ve bireysel eğitmendir. Uzmanlık alanları Müzakere, İK eğitimleri ve İletişimdir. Kişisel gelişim alanında da yaratıcı eğitimler ve atölyeler düzenlemektedir. ICF onaylı bir Holistik koçtur. Kariyer gelişim koçluğu, yönetici koçluğu ve yaşam koçluğu yapmaktadır. Ayı zamanda Wellness koçudur. Sosyal sorumluluk projelerinde koçluk ve mentorluk çalışmalarına destek vermekte olup birden fazla sektörel dergide köşe yazarlığı yapmaktadır.

“Konuşmak, hele yazmak yalnızca karşımızdakiyle iletişim değildir; sözcüklerin bilincimize ve bilinçaltımıza sürekli gönderdiği uyarılarla akan ve kendimizle, iç dünyamızla kurduğumuz bir iletişimdir aynı zamanda”. Erendiz Atasözü

Günümüzde değişen koşullar ve teknolojik gelişmelerle birlikte hayatımızın farklı alanlarında farklı iletişim kanallarını kullanarak (yazılı, sözlü ya da sözsüz) farklı kişilerle iletişim kuruyoruz. Bu iletişim kanallarından yazılı iletişim ise en çok başvurduğumuz yöntem.

Dijitalleşmeyle birlikte yazılı iletişim biçimlerinden daha çok e-postaları aktif olarak kullanmaya başladık. Özellikle iş hayatımız içerisinde tedarikçiden personele, yöneticiden patrona kadar oldukça yaygın olarak kullandığımız e-postalar dünyamız şartları gereği etkili, kalıcı ve vazgeçilmez birer araç haline geldi. Buna bağlı olarak gün içinde farklı konulara ilişkin çok sayıda kişiden değişik formatlarda yazılmış e-postalar alıyor ya da gönderiyoruz. Ancak çoğumuz bu konunun ne kadar değerli bir iletişim yöntemi olduğunu düşünmeden e-postayı yazıp geçiyoruz. Geri bildirim de almadıysak doğru bir iletişim kurduğumuzdan emin bile olamıyoruz. Oysa yazılı iletişimde kullanılan her türlü ifade, kelime, yazım şekli vb durumlar iletişimin niteliğini ve kalitesini büyük ölçüde etkiliyor.

Radicati Group tarafından yayınlanan bir rapora göre bir kişi iş için günde 100’den fazla e-posta alıyor ve gönderiyor. Ayrıca başka bir araştırma sonucu da insanların %64’ünün istemeyerek öfke veya karışıklığa neden olan bir e-posta gönderdiğini ya da aldığını ortaya koymuştur.

İletişimde e-posta yöntemini kullanmak birden fazla kişiye zaman ve mekân sorunu olmadan ulaşmak, ekonomiklik, arşivlenebilirlik ve sürdürülebilirlik açısından son derece etkili ve kalıcı bir yöntemdir. Ancak yazılı iletişim kaynağı olarak e-postaların yanlış anlaşılmak, dikkate alınmamak, karşı tarafla yanlış mesaj alış verişinde bulunmak gibi sakıncaları olduğu aşikârdır. Bu nedenle e-posta yazarken  yeterince hassas olmamız ve belirli kurallara dikkat etmemiz son derece önemlidir.

Peki Doğru E-posta Yazma Kuralları Nelerdir ?

Bu kurallar ast, üst ve protokol seviyelerinde veya kültürel anlamlarda değişmekle birlikte, okuduğum bazı kaynaklardan aldığım notlarla doğru e-posta yazım kurallarını genel olarak aşağıdaki şekilde sıralamak isterim:

1. E-postanın kim tarafından gönderildiği belli olmalı, takma adlar kullanılmamalı,
2. Yazılan e-postanın konusu belli olmalı. Konu kısmına etkili bir başlık atılmalı,
3. Ekte dosya eki varsa mutlaka dosyanın adı olmalı,
4. Hitap cümleleri doğru kullanılmalı varsa Unvanlarla hitap edilmeli,
5. İçerik kısa ve öz olmalı, amaca hizmet etmeli,
6. Dil bilgisi ve yazım kurallarına uyulmalı (TDK bilgi alınabilir),
7. Büyük harflerle yazılmamalı,
8. “Okundu” teyidi almak güvensizliği işaret ettiğinden mümkün olduğunca tercih edilmemeli,
9. BBC kısmı etik olarak kullanılmalı,
10. CC’ye gerekli kişiler konulmalı, diğer kişiler gereksiz e-posta trafiğine maruz bırakılmamalı,

11. Belirli bir saatten sonra e-posta gönderimi olmamalı,
12. Yazının altında mutlaka e-imza ya da ad / soyad bilgileri yer almalı,
13. Yazı nazik veya resmi cümlelerle sona erdirilmeli.

E-posta göndermek kesinlikle mesajlaşmak değildir. Önemli bir iletişim kanalıdır. Ayrıca doğru e-posta yazmak kurumsal nezaket ve görgünün de ayrılmaz bir parçasıdır.

Saygılarımla,

Nurten KILIÇPARLAR

PAYLAŞIMLAR

Lütfen yorumunuzu girin !
Lütfen adınızı giriniz.

  • Çin'den Ürün Tedariki
  • Küresel Ürün ve Firma Araştırması
  • Ülke / Pazar Analizi ve Raporlaması
  • Akreditif, Gümrük ve Dış Ticaret Danışmanlığı

Dünyaya Açıl

Satınalma Dergisine ABONE OL

Dijital Abonelik ile Satınalma Dergisinin yayınlanmış tüm sayılarına erişebilir, Buyer Network Öğrenme Merkezi'nde eğitim dokümanlarına ulaşabilirsiniz.

SATINALMA DERGİSİ 11 YILLIK ARŞİVİ

Tüm Arşive ve Gelecek 12 Sayıya Dijital Erişim

Buyer Network Öğrenme Merkezi

Kariyerinizi Geliştirecek Uzaktan Eğitim Seçeneklerine Sahip Olun

ŞİRKET ÜYELİK AVANTAJI

10 Yöneticiye Kadar Geniş Takımlar için Şirket Paketini Satın Alın

Satınalma Operasyonları Dijitalleşiyor !

 

 

 

 

 


 

 

 

This will close in 20 seconds