Doğru E-Posta Yazmak

ÜRÜN ve FİRMA ARAŞTIRMA

Nurten KILIÇPARLAR
Nurten KILIÇPARLAR
İşletme bölümü mezunu olup fakülteyi birincilikle bitirmiştir. Fakülte sonrasında Üretim Yönetimi ve Pazarlama alanında yüksek lisans yapmıştır. Yüksek Lisansı devam ederken bir holding’e bağlı bir ilaç firmasında Satış Verimlilik Sorumlusu olarak 2006 yılında çalışma hayatına atılmıştır. İlaç sektöründe geçirdiği 6 yıl sonrasında İK alanına ilgili duymuş ve Çalışma Ekonomisi ve Endüstriyel İlişkiler üzerine Yüksek Lisans yapmaya karar vererek İK alanında yöneticilik yapmaya başlamıştır. 7 yıllık İK tecrübesi bulunmaktadır. Koçluk ve mentorluk yapmaktadır. NLP Uzmanı ve Kişisel Gelişim Uzmanıdır. 17 yıldır Kurumsal Hayat içerisinde bulunmaktadır. Çalışma hayatına İdari İşler ve Satınalma Yöneticisi olarak devam etmektedir. Felsefe öğrencisi olup, evli ve bir erkek çocuk annesidir.

“Konuşmak, hele yazmak yalnızca karşımızdakiyle iletişim değildir; sözcüklerin bilincimize ve bilinçaltımıza sürekli gönderdiği uyarılarla akan ve kendimizle, iç dünyamızla kurduğumuz bir iletişimdir aynı zamanda”. Erendiz Atasözü

Günümüzde değişen koşullar ve teknolojik gelişmelerle birlikte hayatımızın farklı alanlarında farklı iletişim kanallarını kullanarak (yazılı, sözlü ya da sözsüz) farklı kişilerle iletişim kuruyoruz. Bu iletişim kanallarından yazılı iletişim ise en çok başvurduğumuz yöntem.

Dijitalleşmeyle birlikte yazılı iletişim biçimlerinden daha çok e-postaları aktif olarak kullanmaya başladık. Özellikle iş hayatımız içerisinde tedarikçiden personele, yöneticiden patrona kadar oldukça yaygın olarak kullandığımız e-postalar dünyamız şartları gereği etkili, kalıcı ve vazgeçilmez birer araç haline geldi. Buna bağlı olarak gün içinde farklı konulara ilişkin çok sayıda kişiden değişik formatlarda yazılmış e-postalar alıyor ya da gönderiyoruz. Ancak çoğumuz bu konunun ne kadar değerli bir iletişim yöntemi olduğunu düşünmeden e-postayı yazıp geçiyoruz. Geri bildirim de almadıysak doğru bir iletişim kurduğumuzdan emin bile olamıyoruz. Oysa yazılı iletişimde kullanılan her türlü ifade, kelime, yazım şekli vb durumlar iletişimin niteliğini ve kalitesini büyük ölçüde etkiliyor.

Radicati Group tarafından yayınlanan bir rapora göre bir kişi iş için günde 100’den fazla e-posta alıyor ve gönderiyor. Ayrıca başka bir araştırma sonucu da insanların %64’ünün istemeyerek öfke veya karışıklığa neden olan bir e-posta gönderdiğini ya da aldığını ortaya koymuştur.

İletişimde e-posta yöntemini kullanmak birden fazla kişiye zaman ve mekân sorunu olmadan ulaşmak, ekonomiklik, arşivlenebilirlik ve sürdürülebilirlik açısından son derece etkili ve kalıcı bir yöntemdir. Ancak yazılı iletişim kaynağı olarak e-postaların yanlış anlaşılmak, dikkate alınmamak, karşı tarafla yanlış mesaj alış verişinde bulunmak gibi sakıncaları olduğu aşikârdır. Bu nedenle e-posta yazarken  yeterince hassas olmamız ve belirli kurallara dikkat etmemiz son derece önemlidir.

Peki Doğru E-posta Yazma Kuralları Nelerdir ?

Bu kurallar ast, üst ve protokol seviyelerinde veya kültürel anlamlarda değişmekle birlikte, okuduğum bazı kaynaklardan aldığım notlarla doğru e-posta yazım kurallarını genel olarak aşağıdaki şekilde sıralamak isterim:

1. E-postanın kim tarafından gönderildiği belli olmalı, takma adlar kullanılmamalı,
2. Yazılan e-postanın konusu belli olmalı. Konu kısmına etkili bir başlık atılmalı,
3. Ekte dosya eki varsa mutlaka dosyanın adı olmalı,
4. Hitap cümleleri doğru kullanılmalı varsa Unvanlarla hitap edilmeli,
5. İçerik kısa ve öz olmalı, amaca hizmet etmeli,
6. Dil bilgisi ve yazım kurallarına uyulmalı (TDK bilgi alınabilir),
7. Büyük harflerle yazılmamalı,
8. “Okundu” teyidi almak güvensizliği işaret ettiğinden mümkün olduğunca tercih edilmemeli,
9. BBC kısmı etik olarak kullanılmalı,
10. CC’ye gerekli kişiler konulmalı, diğer kişiler gereksiz e-posta trafiğine maruz bırakılmamalı,

11. Belirli bir saatten sonra e-posta gönderimi olmamalı,
12. Yazının altında mutlaka e-imza ya da ad / soyad bilgileri yer almalı,
13. Yazı nazik veya resmi cümlelerle sona erdirilmeli.

E-posta göndermek kesinlikle mesajlaşmak değildir. Önemli bir iletişim kanalıdır. Ayrıca doğru e-posta yazmak kurumsal nezaket ve görgünün de ayrılmaz bir parçasıdır.

Saygılarımla,

Nurten KILIÇPARLAR

PAYLAŞIMLAR

Lütfen yorumunuzu girin !
Lütfen adınızı giriniz.

Hakkını Vererek Çalışmak ve Karşılığını Almak

Değerli işçi, mühendis, mavi yakalı veya beyaz yakalı, çalışan arkadaşım, Hepimiz ekmeğimizin peşinde genç yaşlarımızdan başlayarak değişik sektörlerde çalışmaktayız. Amacımız,...

DFDS’ten İskenderun Limanı’na Ücretsiz Sefer

DFDS tarafından, Pendik Limanı’ndan İskenderun Limanı’na ağır makine ve insani yardım malzemesi içeren araçların ücretsiz taşıması yapılacaktır. Yolcu taşımacılığı...

UGM’de Dünya Gümrük Günü Semineri

26.01.2023 tarihinde Ünsped Gümrük Müşavirliği Genel Merkez Hizmet Binasında Dünya Gümrük Günü Semineri gerçekleşti. UGM Şirket Ortağı Sayın Yusuf...

Sürdürülebilir Filo Yönetimi

Filo yönetimi çeşitli araç gruplarının gerçek ya da tüzel kişilerin kullanımına sunulması hizmetidir. Günümüzde tamamen ayrı bir sektör haline...

Merkür Retrosunda Bir İ.K.

Ay Necati Beyciğim şu bizim İK’ya neler oluyor anlamadım. Ne bileyim Firdevs Hanım. Ben bir şey fark etmedim. ...

Kendi Hayatının Yöneticisi Olmak “Öz Yönetim”

“Herkes dünyayı değiştirmeyi düşünüyor, kimse kendini değiştirmeyi düşünmüyor”. Leo Tolstoy Yaşam ve kariyer becerileri içerisinde yer alan Öz yönetim, günümüzün...

Sosyal İnovasyonlar

Son yıllarda insanlık tarihinin en önemli değişimlerinden biri; pandemiyi yaşadık. Pandemi beraberinde finansal sorunları getirdi. Öte yandan yaşadığımız iklim...

Kamu İhaleleri Açısından 2023 Yılı SGK ve Vergi Borcu Sınırları

Kamu İhaleleri Açısından 2023 Yılı SGK ve Vergi Borcu Sınırları belli olmuştur. Bilindiği üzere, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu...

Sürdürülebilir Mavi Ekonomi Ortaklığı

Sürdürülebilir Mavi Ekonomi Ortaklığı, kısa adıyla SBEP, Ufuk Avrupa Programı kapsamında desteklenmiş olup temel gayesi, iklim nötr, sürdürülebilir, üretken ve...

Finansal Tabloların Analizi

Finansal Tabloların Analizi M. Vefa TOROSLU Finansal Tablo Kavramı Finansal tablolar, işletmelerin bir faaliyet döneminde yaptığı işlemlerin genel kabul görmüş muhasebe...
  • Hammadde / Ürün Tedarik ve Satış Hizmetleri
  • Akreditif ve Dış Ticaret Danışmanlığı
  • Ülke / Sektör Analizi ve Araştırma Raporu

Ticari Hizmetlerimizden Faydalanın

Satınalma Dergisi'ne Dijital Üye Olun

Dijital Üyelik ile Satınalma Dergisi'nin yayınlanmış tüm sayılarına erişebilir, Buyer Network Öğrenme Merkezi'nde eğitim dokümanlarına ulaşabilirsiniz.

SATINALMA DERGİSİ 10 YILLIK ARŞİVİ

Yayınlanmış Tüm Sayılara ve Yayınlanacak 12 Sayıya Dijital Olarak Erişim

Buyer Network Öğrenme Merkezi

Kariyerinizi Geliştirecek Uzaktan Eğitim Seçeneklerine Sahip Olun

KURUMSAL ÜYELİK AVANTAJLARI

10 Yöneticiye Kadar Geniş Takımlar için Şirket Paketini Satın Alın