Filo Yönetim Birimi ve Görevleri

ÜRÜN ve FİRMA ARAŞTIRMA

Ahmet ALBAYRAK
Ahmet ALBAYRAKhttps://dolunayfilo.com
Dolunay Filo Genel Müdürü

Şirketlerin filo sayısındaki kayıtlı araçların sayısının hızla artması, işletmelere yönetmeleri gereken birçok  yeni  sorumluluklar ortaya çıkarmaktadır. Bu sorumlulukların sayısal olarak artmasının yanında kapsam ve riskler açısından  da  karmaşık hale gelmiştir. Filo yönetimin kapsamındaki bu değişiklik, işletmelere araç sayılarıyla orantılı olmak üzere konusunda uzman, detayları takip eden filo yönetim  personelinin istihdam edilmesini zorunlu kılmaktadır.

İşletmeler kendi bünyelerinde muhasebe, finansman, idari işler v.b. birimlerine   ilaveten filo yönetim birimi kurmalıdır. Geleneksel işletmelerde idari işler birimince yürütülen filo yönetim  faaliyetleri, bu birimin kapsamı dışına taşmakta ve müstakil bir birim olarak kurgulanma mecburiyetini  ortaya çıkmaktadır.

Oluşturulacak filo yönetim biriminin görev alanlarını şöyle özetleyebiliriz:

1-Şirket araç ihtiyacının tespit edilmesi, adet ve teknik özelliklerinin üst yönetime bildirilmesi,

2-satın alınan veya kiralanan araçların sürücülere teslimi ve zimmetlenmesi,

3-Sürücülerin işe alınması, eğitimi, denetimi ve sürücü performanslarının değerlendirilmesi,

4-Araç ve sürücülerle ilgili yasal belge zorunluluklarının tespiti, tedariki ve sürecin izlenmesi,

5-Araç bakım onarımlarının verimli şekilde yürütülmesi,

6-Meydana gelecek kazaları ve hasar işlemlerinin takibi,

7-Kiralama yoluyla edinilen araçların kiralama sözleşmelerinin takibi ve kiralama firması ile ilgili ilişkilerin sürdürülmesi,

8-Araç ve sürücülerin denetlenmesi maksadıyla araç takip sistemi, yakıt takiplerinin izlenerek gerekli istatistiklerin üst yönetime bildirilmesi,

9-Araçlarla ilgili bakım, sigorta, hasar v.b. tedarikçilerin ve sözleşmelerin şirket lehine azami şekilde yapılması,

10-Araçların 2.elde uygun şekilde değerlendirilmesi, satışının gerçekleştirilmesi,

11-Araç arşiv ve bakım-onarım-hasar dosyalarının düzenli şekilde tutulması ve değerlendirmeler için hazır bulundurulması,

12-Verimlilik esasına göre uygun olmayan araç sürücüleri ve araçlar takip edilerek üst yönetime bilgi verilmesi,

13-Şirket bünyesinde ki araç ve sürücü stokunun güncel olarak tespit edilmesi,

14-Sürücü, yolcu ve yük güvenliğinin sağlanması için gerekli iş güvenliği ve trafik güvenlik tedbirlerinin alınması.

KURUM İÇİ ARAÇ UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

Şirket filo yönetim hizmetlerinin verimli sürdürülebilmesi için  kurum  içi Uygulama Yönetmeliği’nin kurum içerisinde hazırlanarak yürürlüğe alınması gerekmektedir. Uygulama Yönetmeliği ile; firma bünyesinde kullanılacak araçların seçimi, yönetimi, kullanım amacıyla talep edilmesi, araçların bakım ve güvenlik önlemi yöntemlerinin belirlenmesi ve etkin bir şekilde kullanımının sağlanması ile ilgili uygulama esasları belirlenmiş olmalıdır.

Uygulama talimatı ile araçların ve sürücülerin verimlilik ve tasarruf esasına göre çalışmasını temin etmek amaçlanmaktadır.

Uygulama talimatı, şirketteki bütün personeli kapsar. Araçların çalışma esasları ve sürücüler ile yöneticilerin görev ve sorumlulukları açıkça belirtilmelidir.

Araç uygulama yönetmeliğinde aşağıdaki hususlar detaylı bir şekilde belirtilmelidir:

1-Uygulama yönetmeliğinin kapsamı,

2-Araç ve personelle ilgili tanımlar, görev tanımları,

3-Filo yönetim biriminin kullanacağı standart form örnekleri;

a-Araç bakım formu

b-Araç teslim ve zimmet formu

c-Trafik kazası ve takip formu

d-Araç tahsisi teslim formu

e-Satın alma/Kiralama ve Satış Talep formu

f-Ödeme bildirim formu

4–İş akışı ile ilgili detaylar

5-Şirket araçlarının teslimi, zimmetleri ile ilgili detaylar

6-Şirket araçlarının bakım onarım prosedürü

7-Araçlarda yakıt-ogs limitleri ve kullanımı

8-Şirket araçlarının koruma ve güvenlik tedbirleri

9-Sürücülerin işe alınması ve eğitim süreç detayları

10-Araçların sigortalanması ile ilgili işlemler

11-Trafik kaza ve hasar anında yapılması gereken işlemler

Yukarıda söz konusu detayların uygulama yönetmeliğinde belirlenmesi neticesinde Kim? Nerede? Ne zaman? Neyi? Nasıl? Yapacak sorularının cevabı karşılık bulmuş olacaktır.

Yazar:

Ahmet ALBAYRAK

Dolunay Filo

Genel Müdür

 

 

 

PAYLAŞIMLAR

Lütfen yorumunuzu girin !
Lütfen adınızı giriniz.

Akılcı Tahminler Rehberi

Hep bir sorgulamalar, hep bir tahminler, hep hep hep varsayımlar ve ihtimaller dünyasıdır iş hayatı. Devamlı bir şeyleri anlamak, fark...

Zaman Baskısı ve Yukarıdan Aşağıya Görsel Dikkat

Markaların, hedef kitlelerinin dikkatini çekebilmek için sıklıkla başvurduğu aşağıdan yukarı görsel dikkate ek olarak içsel, amaca odaklı gerçekleşen ve...

Nöropazarlama Uygulamalarının Sanayi Sektörüne Uyarlanması Nasıl Olur ?

Pazarlama Beyinde Başlar… Nöropazarlama, nörobilim ve pazarlama ana bilim dallarındaki yöntem ve uygulamaların disiplinler arası bir yaklaşımla pazarlama alanında kullanılmasını...

Aşırı Düşük Kapsamında Belgelerin Sunuluş Şekli ?

İtirazen Şikayet Konusu;  TCDD İşletmesi Genel Müdürlüğü Satın Alma ve Stok Kontrol Dairesi Başkanlığı tarafından 14.10.2022 tarihinde açık ihale...

Uluslararası İstanbul İplik Fuarı 19. Kez 16-18 Şubat’ta Gerçekleşecek

Tekstil sektörünün en önemli ham maddesi olan iplik endüstrisinde faaliyet gösteren üreticiler, 16-18 Şubat 2023 tarihlerinde 19. kez TÜYAP...

Alüminyum & Demir-Çelik, Endüstriyel Fırınlar & Isıl İşlem & Döküm Sektörlerinde Personel Sıkıntısı

Değerli Sanayicilerimiz ve Kıymetli İşverenlerimiz, Milyonlarca dolar yatırımlar yaptık, fabrikalar kurduk, tesisleştik, makinalar ve teçhizatlar aldık. Borç aldık, kredi çektik,...

İşveren, İşçiye Tahsis Ettiği Aracı, Mesai Saatleri Dışında Araç Takip Sistemi ile İzleyebilir mi ?

İşverenler, işyeri dışında yapılacak işlerini işçilerine tahsis ettikleri hizmet araçları vasıtası ile yürütmekte ve işçilerin kullandığı araçlara araç takip...

SATIŞ YÖNETİCİLİĞİ SERTİFİKA PROGRAMI – New Sales Mindset –

SATIŞ YÖNETİCİLİĞİ SERTİFİKA PROGRAMI - New Sales Mindset - Son Başvuru: 8 ŞUBAT 2023 Program Süresi: 60 Saat (5 Hafta sonu Online...

Makine Sektörü 2022 Yılını 25,3 Milyar Dolar İhracatla Tamamladı

Makine İhracatçıları Birliği (MAİB) tarafından açıklanan konsolide verilere göre, 2022 yılı sonunda Türkiye'nin serbest bölgeler dâhil toplam makine ihracatı...

Yatırım Teşvik Kapsamı İthalat İşlemlerinde ATR Dolaşım Belgesi ve Ek Mali Yükümlülük

Yazımızın konusu 2012/35 sayılı Yatırımlarda Devlet Yardımları Hakkında Karar uyarınca, yatırım teşvik belgesi kapsamında, GTS ülkelerinden ek mali yükümlülüğe...
  • Hammadde / Ürün Tedarik ve Satış Hizmetleri
  • Akreditif ve Dış Ticaret Danışmanlığı
  • Ülke / Sektör Analizi ve Araştırma Raporu

Ticari Hizmetlerimizden Faydalanın

Satınalma Dergisi'ne Dijital Üye Olun

Dijital Üyelik ile Satınalma Dergisi'nin yayınlanmış tüm sayılarına erişebilir, Buyer Network Öğrenme Merkezi'nde eğitim dokümanlarına ulaşabilirsiniz.

SATINALMA DERGİSİ 10 YILLIK ARŞİVİ

Yayınlanmış Tüm Sayılara ve Yayınlanacak 12 Sayıya Dijital Olarak Erişim

Buyer Network Öğrenme Merkezi

Kariyerinizi Geliştirecek Uzaktan Eğitim Seçeneklerine Sahip Olun

KURUMSAL ÜYELİK AVANTAJLARI

10 Yöneticiye Kadar Geniş Takımlar için Şirket Paketini Satın Alın