Filo Yönetim Birimi ve Görevleri

Alım - Satım

Ahmet ALBAYRAK
Ahmet ALBAYRAKhttps://dolunayfilo.com
Dolunay Filo Genel Müdürü

Şirketlerin filo sayısındaki kayıtlı araçların sayısının hızla artması, işletmelere yönetmeleri gereken birçok  yeni  sorumluluklar ortaya çıkarmaktadır. Bu sorumlulukların sayısal olarak artmasının yanında kapsam ve riskler açısından  da  karmaşık hale gelmiştir. Filo yönetimin kapsamındaki bu değişiklik, işletmelere araç sayılarıyla orantılı olmak üzere konusunda uzman, detayları takip eden filo yönetim  personelinin istihdam edilmesini zorunlu kılmaktadır.

İşletmeler kendi bünyelerinde muhasebe, finansman, idari işler v.b. birimlerine   ilaveten filo yönetim birimi kurmalıdır. Geleneksel işletmelerde idari işler birimince yürütülen filo yönetim  faaliyetleri, bu birimin kapsamı dışına taşmakta ve müstakil bir birim olarak kurgulanma mecburiyetini  ortaya çıkmaktadır.

Oluşturulacak filo yönetim biriminin görev alanlarını şöyle özetleyebiliriz:

1-Şirket araç ihtiyacının tespit edilmesi, adet ve teknik özelliklerinin üst yönetime bildirilmesi,

2-satın alınan veya kiralanan araçların sürücülere teslimi ve zimmetlenmesi,

3-Sürücülerin işe alınması, eğitimi, denetimi ve sürücü performanslarının değerlendirilmesi,

4-Araç ve sürücülerle ilgili yasal belge zorunluluklarının tespiti, tedariki ve sürecin izlenmesi,

5-Araç bakım onarımlarının verimli şekilde yürütülmesi,

6-Meydana gelecek kazaları ve hasar işlemlerinin takibi,

7-Kiralama yoluyla edinilen araçların kiralama sözleşmelerinin takibi ve kiralama firması ile ilgili ilişkilerin sürdürülmesi,

8-Araç ve sürücülerin denetlenmesi maksadıyla araç takip sistemi, yakıt takiplerinin izlenerek gerekli istatistiklerin üst yönetime bildirilmesi,

9-Araçlarla ilgili bakım, sigorta, hasar v.b. tedarikçilerin ve sözleşmelerin şirket lehine azami şekilde yapılması,

10-Araçların 2.elde uygun şekilde değerlendirilmesi, satışının gerçekleştirilmesi,

11-Araç arşiv ve bakım-onarım-hasar dosyalarının düzenli şekilde tutulması ve değerlendirmeler için hazır bulundurulması,

12-Verimlilik esasına göre uygun olmayan araç sürücüleri ve araçlar takip edilerek üst yönetime bilgi verilmesi,

13-Şirket bünyesinde ki araç ve sürücü stokunun güncel olarak tespit edilmesi,

14-Sürücü, yolcu ve yük güvenliğinin sağlanması için gerekli iş güvenliği ve trafik güvenlik tedbirlerinin alınması.

KURUM İÇİ ARAÇ UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

Şirket filo yönetim hizmetlerinin verimli sürdürülebilmesi için  kurum  içi Uygulama Yönetmeliği’nin kurum içerisinde hazırlanarak yürürlüğe alınması gerekmektedir. Uygulama Yönetmeliği ile; firma bünyesinde kullanılacak araçların seçimi, yönetimi, kullanım amacıyla talep edilmesi, araçların bakım ve güvenlik önlemi yöntemlerinin belirlenmesi ve etkin bir şekilde kullanımının sağlanması ile ilgili uygulama esasları belirlenmiş olmalıdır.

Uygulama talimatı ile araçların ve sürücülerin verimlilik ve tasarruf esasına göre çalışmasını temin etmek amaçlanmaktadır.

Uygulama talimatı, şirketteki bütün personeli kapsar. Araçların çalışma esasları ve sürücüler ile yöneticilerin görev ve sorumlulukları açıkça belirtilmelidir.

Araç uygulama yönetmeliğinde aşağıdaki hususlar detaylı bir şekilde belirtilmelidir:

1-Uygulama yönetmeliğinin kapsamı,

2-Araç ve personelle ilgili tanımlar, görev tanımları,

3-Filo yönetim biriminin kullanacağı standart form örnekleri;

a-Araç bakım formu

b-Araç teslim ve zimmet formu

c-Trafik kazası ve takip formu

d-Araç tahsisi teslim formu

e-Satın alma/Kiralama ve Satış Talep formu

f-Ödeme bildirim formu

4–İş akışı ile ilgili detaylar

5-Şirket araçlarının teslimi, zimmetleri ile ilgili detaylar

6-Şirket araçlarının bakım onarım prosedürü

7-Araçlarda yakıt-ogs limitleri ve kullanımı

8-Şirket araçlarının koruma ve güvenlik tedbirleri

9-Sürücülerin işe alınması ve eğitim süreç detayları

10-Araçların sigortalanması ile ilgili işlemler

11-Trafik kaza ve hasar anında yapılması gereken işlemler

Yukarıda söz konusu detayların uygulama yönetmeliğinde belirlenmesi neticesinde Kim? Nerede? Ne zaman? Neyi? Nasıl? Yapacak sorularının cevabı karşılık bulmuş olacaktır.

Yazar:

Ahmet ALBAYRAK

Dolunay Filo

Genel Müdür

 

 

 

PAYLAŞIMLAR

Lütfen yorumunuzu girin !
Lütfen adınızı giriniz.

  • Çin'den Ürün Tedariki
  • Küresel Ürün ve Firma Araştırması
  • Ülke / Pazar Analizi ve Raporlaması
  • Akreditif, Gümrük ve Dış Ticaret Danışmanlığı

Dünyaya Açıl

Satınalma Dergisine ABONE OL

Dijital Abonelik ile Satınalma Dergisinin yayınlanmış tüm sayılarına erişebilir, Buyer Network Öğrenme Merkezi'nde eğitim dokümanlarına ulaşabilirsiniz.

SATINALMA DERGİSİ 11 YILLIK ARŞİVİ

Tüm Arşive ve Gelecek 12 Sayıya Dijital Erişim

Buyer Network Öğrenme Merkezi

Kariyerinizi Geliştirecek Uzaktan Eğitim Seçeneklerine Sahip Olun

ŞİRKET ÜYELİK AVANTAJI

10 Yöneticiye Kadar Geniş Takımlar için Şirket Paketini Satın Alın

Satınalma Operasyonları Dijitalleşiyor !

 

 

 

 

 


 

 

 

This will close in 20 seconds