Finansal Güç, “Tedarik Sürecinden” Beslenir!

Zafer URFALIOĞLU

Tedarik Sürecinin verimliliği, bir işletmenin finansal verimliliğinin de Performans Göstergesidir. Güçlü bir satın alma yapısı; alınan mal ve hizmetlerin maliyetlerinin bilinmesine, tedarik sürelerinin kısalmasına, stok maliyetlerinin düşmesine ve en önemlisi de işletme için en iyi tedarikçilerin seçilmesine yardımcı olur. İdeal bir Tedarik Sürecinin tasarımı ise elbette işletmenin büyüklüğüne ve kapsamına bağlıdır. İşletmeler için; “- İşte budur!” diyebileceğimiz tek bir tip yaklaşım yoktur, maksimum verimlilik için sürecin her işletmeye özel tasarlanması gerekir.

Çok detaya girmeden hemen sorulacak 7 soruyla; mevcut Tedarik Sürecinin gücü zaten ortaya çıkacaktır. Gerçi bu sorulara verilecek cevapların etkisi, söz konusu işletmenin vizyonu ve misyonu ile değerlendirilerek hesaplanırsa daha doğru olur. Ne demişler; “Bana dar gelen sana bol gelir, karnı tok olana bal tatsız gelir.”

Mevcut Tedarik Sürecini gözden geçirmek isteyenlerin kendilerine sorması gereken işte o 7 basit soru:

1. İşletmede ihtiyaç duyulan mal veya hizmetler tanımlanmış mı?

Tedarik Süreci: Dış kaynaklı mal veya hizmet alımı gerektiğinde başlar. Bu nedenle, ilk olarak tüm işletmenin her bir departmanın tek tek ihtiyaçlarını belirlemek gerekmektedir.

Bu çalışma, şirketin faaliyet göstermesi için gerekli olan tüm harcamaların göründüğü harika bir listedir. İşte bu liste, paradan tasarruf edilebilecek ve maliyetlerin azaltılabileceği alanları ana hatlarıyla gözler önüne serer.

Dikkatle yönetilmesi gereken “Tedarik Süreci Bütçesi” işte tam da bu aşamada belirlenir. 

Direk üretim ihtiyaçları olan hammadde, yarı mamul, sarf ve ambalaj malzemeleri ile temel işletme gideri olan kalemler (Personel servislerinden, iş kıyafetlerine ve hatta içilen çay ve kahveye kadar) tek tek bu liste ile izlenir. Zaman içinde öngörülen stratejik plan değişikliklerinde ya da kapasite değişimlerinde hep bu listede oluşan ek maliyetler veya tasarruflar karar alıcılara finansal yönetim için ışık tutar.

2. “Onaylı Tedarikçi Listesi” var mı?

Doğru tedarikçi ile çalışmak hayati önem taşır. Bu noktada farklı düşünen çıkar mı bilmem ama Tedarikçisi bir işletmeyi müşterisine karşı vezir de eder, rezil de. Bu nedenle hafife alınacak bir seçim değildir. Yanlış tedarikçi seçimi tüm işletme üzerinde domino etkisi ile birçok departmanda sorunlar yaratır.

Bu sorunlar sadece alınan mal veya hizmetler için normalden fazla ödeme yapılmasıyla kalmayıp, teslimat sürelerinde, kalite şikayetlerinde ve hatta üretim makineleri arızalarına kadar işletmenin tüm faaliyetlerinde kayıp olarak görülebilir.

Tedarikçiler işletmelerin ortaklarıdır ve iyi araştırma yapmadan ortaklığa girilmez, değil mi? 

Bu nedenle, tedarikçi seçerken (onaylarken) tüm seçenekleri incelemek gerekir. Elde edilecek tüm kazançlar ve kapasite kullanımları çok iyi karşılaştırılmalıdır. Bu şekilde, tedarikçiler arası yaşanacak rekabet iyi yönetilir, birbirleriyle karşılaştırabilir ve üstün oldukları farklı alanları net görülebilir. İdeal bir tedarikçide aranacaklar;

• Hesap Verebilirlik,
• Üretim Yetenekleri (Kapasite kullanımı),
• İletişim Kolaylığı ve
• Etik Değerlere olan yaklaşımı olarak işletmeye olan uygunluğudur.

Bunlarda yakalanan uygunluk değerine bağlı olarak Tedarikçinin o alımda sağlayacağı üstünlüklere göre de hangisinin seçileceği artık o anki şartlarda ayrıca değerlendirilir: Fiyat üstünlüğü olur, Teslim Süresi üstünlüğü olur, Ürün Kalitesi olur, vs vs vs. 

İşte bu ve buna benzer avantajları net görebileceğiniz bir değerlendirme sonrasında da bu bilgileri “Onaylı Tedarikçi Listesine” işlemekte yarar var.

3. Ürün, Hizmet, Hammadde, Yarı Mamul ve Sarf Malzemeleri için “Alım Şartnameleri” oluşturulmuş mu?

Alım Sözleşmeleri yalnızca fiyatlandırmayı kapsamaz. Tüm tedarikler bir proje gibi değerlendirilmelidir. Ürün veya hizmetlerin şartları, çalışma koşulları ve teslimat/zaman çizelgeleri dikkate alınması gereken alanlardır. Herhangi bir şeyin beklenen standartlarını şartnamelerle kayıt altına almak ve şartnameye uygun olmaması durumunda başvurulabilecek bir sözleşmenin oluşması önemlidir .

Hele bir de önceki sözleşmeleri analiz etme imkanı da varsa; maliyetlerin nasıl azaltılabileceğini ve paradan nasıl tasarruf edebileceğinizi belirlemek harika bir iş olur. Geçmişte çok yüksek bir fiyat noktasında veya gerçekçi olmayan şartlarda anlaşma sağlandığını görebilmek, müzakerelerde bundan sonraki hataların önlenmesini sağlar. Bir şirketin birden fazla tedarikçiyle sözleşmesi olabilir. Sonuçta, şirketler ürünlerini işleyebilmek için sürekli olarak stok ve malzeme yenilemesine ihtiyaç duyacaklardır. Bu nedenle, her seferinde bunları manuel olarak sipariş etmek yerine, şartnamelerle zenginleştirilmiş sürekli bir sözleşme oluşturarak zamandan tasarruf ve elbette nakdi indirimler de sağlayabilir.

4. Tedarikçilerle yapılacak/yapılmış “Sözleşmeler Dosyası” var mı?

Tedarikçi seçiminde, sözleşme şartlarını müzakere ederek, her iki taraf için de adil olanı bulmak ve her iki tarafın da çalışmaktan mutlu olacağı bir fiyat üzerinde anlaşmak işin idealidir. Sözleşme tedarikçiye gönderildiğinde her iki taraf da detaylardan memnunsa, satın alma siparişini sonuçlandırma zamanı gelir. Satın alma siparişi mutlaka:

• Mal veya hizmetin tanımını,
• Toplam maliyetleri,
• Miktarı ve
• İş Akışının Karşılıklı Onaylanmasını (Teslim zamanını da içeren karşılıklı onaylar) içermelidir.

Satın alma siparişi onayladığında, finans ekibine ayrıntıları içeren bir bilgi gönderilmelidir. Bu şekilde, ihtiyaç duydukları mali planlamaya ait bilgiler bu sözleşmeden elde edilebilir. Örneğin:

• Tedarikçi bilgileri (Unvan ve banka bilgileri)
• Sözleşme Numarası/Tarihi,
• Üzerinde anlaşılan ödeme koşulları ve
• İhtiyaç duydukları diğer önemli bilgiler (Masraf yeri, bütçe onayları, yönetim kararları, talep eden birim, kullanım yeri, vs.)

Bu sözleşme sadece bir satın alma belgesi değildir. İki şirket arasındaki daha ileri bir anlaşmayı, iş ortaklığını gösterir. Bu sözleşme, faaliyetler için yapılmış tam bir işbirliğini ifade eder. Tedarik eden de tedarikçi de bu sözleşme ile tüm faaliyetlerini planlar, yatırımlarını yapar, stoklarını yönetir, finansına yol verir. Bir satın alma emri mutlaka kayıtlı ve izlenebilir bir ortamda saklanmalıdır. Onaylanan sözleşmeye göre tedarikçi siparişi hazırlamaya, finans da ödeme hazırlığına başlayacaktır.

5. Fatura ve Sözleşmeleri referans alan bir “Güncel Ödeme Planı” var mı?

Tedarikçilerden gelen; fiyat ve ödeme talimatı gibi sipariş ayrıntılarını da içeren (sözleşme ekleri de olabilir) faturalar, referans için kayıt edilmelidir. Sözleşmeye bağlı olarak ödeme yapmak için her zaman belirli sayıda gün olur. Birçok tedarikçi, sipariş sırasında yapılmayan ödeme için esneklik sağlayan 30 günlük kredi imkanı tanımlar. Bu süre, taraflar arasında ne üzerinde anlaşıldığına ve her iki taraf arasındaki ilişkinin gücüne bağlıdır. (Faturaların alındığında -evrakla dahi olsa- ödenmesini öneririm. Bu, unutma ve geç kalma nedeniyle oluşabilecek olası sorunları önler. Ayrıca, tedarikçiniz de her seferinde zamanında ödeme yapmanızı takdir – hele ki bu zamanlarda bir tedarikçi için güvenilir alıcı bulmak çok büyük kazançtır, onu kaybetmemek adına birçok fedakarlığı alıcısına sunmaktan çekinmeyeceklerdir – edecektir.)

Bu durum, alım yapan firma için iyi bir avantaj sağlayacak ve her iki taraf arasında en iyi ilişkiyi kuracaktır.  Bir ihale ya da proje için çalışırken tedarikçiniz ile harika bir ilişkiye sahip olmak çok faydalıdır. Zaman zaman sadakatiniz nedeniyle çok az veya hiç maliyet olmadan ekstra imkanlar sağlayabilirler. Ya da olmaz ya bir gün bir şeyler ters gider ve ödeme yapmazsanız, güvenilir bir geçmişe sahip olmanız size yardımcı olacaktır.

6. Hakediş ve Mal Kabul işlemleri için izlenebilir “Kontrol Planları” oluşturulmuş mu?

Şartnamelere ve Sözleşmelere bağlı alım yapıldığını kontrol ve kayıt etmek için bir yapı oluşturulmalıdır. Siparişlerin ne zaman teslim edildiği kaydının her zaman, sipariş tarihine göre tutulması gerekir. Bu şekilde, tedarikçinin kararlaştırılan teslimat sürelerine uyup uymadığı takip edilir. Zamanında teslim etmemek bazen hiç teslim etmemekten daha büyük zarar verir alıcıya. İstenecek en son şey, bir işi yapmaya başladığınızda orada olduğunu düşündüğünüz ürünün teslim edilmemiş olmasıdır. Bu, hatanız olmayan bir şey için müşteriyi hayal kırıklığına uğratmak demektir.

Bu nedenle, sipariş geldiğinde fatura/irsaliye ile teslimat hızla incelenmelidir. – mümkünse getiren araç üstünden dahi inmeden – Şartname ve sözleşme ile oluşturulmuş bir Kontrol Planı bir şeyin eksik olup olmadığını fark etmenizi hızlandıracaktır. Bu sayede sorunu düzeltmek ve olası kayıpları azaltmak için tedarikçiyle mümkün olan en kısa sürede iletişime geçilebilir.

Örneğin, talep edilen bir makinenin tam adı, modeli varsa parçaları ve ambalaj ölçülerini/içeriklerini içeren bir kontrol planı ile hızlıca kontrol sağlanıp, eksik bir parça varsa sorun çok net tanımlanabilir. Bu tür yazılı ve tanımlı bir plan çok istenmese de daha mal tesliminde uğranacak zararın hacmini gözler önüne serer, tazminat veya geri ödeme talebi hızlıca oluşturulur.

7. Maliyet değişimlerini izlemek adına Alış faturaları muhasebe sistemine günü gününe ve doğru kayıt ediliyor mu?

Faturalara ait ödeme şartlarının mutlaka – birim fiyatlar ve vadeler olarak –  tutulduğuna emin olun. Herhangi bir denetim yapılması durumunda, dönem içinde ne kadar harcadığınızı tam olarak bilir ve harcamalarınızı daha iyi analiz etmek için bunları kategorilere ayırabilirsiniz. -Masraf merkezi olarak –

Tüm faturalarınızı kaydetmek, söz konusu masraf merkezlerine aşırı harcama yapıp yapmadığınızı veya bütçenize uyup uymadığını anlamak için önemlidir. Örneğin, sevkiyat birimi içinde araçlardan hangisine fazla harcama yaptığını izliyor olmanız o araç için verilecek kararlarda veri olacaktır. Ya da ürün bileşenlerine yapılan harcamaları izlediğinizde yeni bir tedarikçi aramaya karar verebilirsiniz.

Özetle, izlenebilir ve raporlanabilir yapılarla donanmış bir satın alma süreci; işletmelerin harcamalarını düzenlemek için finansal anlamda tam bir oyun alanıdır. Güçlü bir tedarik süreci, üretim verimliliğini arttırmaya ve işletme maliyetlerini düşürmeye yardımcı olacaktır.

Tabii siz maliyetlerle ilgilenmeyen bir işletme iseniz o ayrı… O zaman bu sorularla ilgilenmenize gerek yok, bol bol satış yapın yeter.

Siz satın, birileri de sizden alırken kazansın.

Zafer URFALIOĞLU