Piyasadaki bilgilinin çok hızlı iletilmesi sonucu tüketiciler, alacakları ürünlerin fiyat ve kalite karşılaştırmasını çok hızlı bir şekilde yapmaktadır. Bu nedenle çok az fiyat farklılıkları devasa satış farklılıklarına dönüşmektedir. Tam rekabet şartlarına yaklaşan günümüz piyasasında maliyeti düşüren her yöntem kullanılmalıdır.

Üretilen ürünlerin en önemli maliyet kalemi ise ürünleri üretiminde kullanılan malzemelerdir. Söz konusu malzemeleri, rakip firmaya göre daha ucuza tedarik etmek, ürünün nihai satış fiyatlarını daha düşük belirlemede çok etkin olacaktır. Birçok üreticinin dediği gibi “malı satarken değil, alırken kazanacaksın”. Tabii ki ürünlerin üretimi için kullanılan mallar, tek maliyet unsuru değildir. Ancak üst alt fiyat aralığı çok az olması nedeni ile diğer maliyet kalemlerini düşürmek için verilen mücadele bu alanda verilmemektedir. Örneğin işçi maliyetlerini düşürmek için gösterilen gayret, üretim için alınan malzemenin fiyatını düşürmek için gösterilmemektedir.

Satın alma maliyetlerinin daha da düşük olarak gerçekleşmesi için firmalar neler yapabilir? Bu sorunun cevabını bulabilmek için öncelikle satın alma sürecinde yüksek fiyatla malzeme almanın nedenleri üzerinde durulmalıdır. Bir malzemenin rakip firmalara göre daha yüksekten tedarik edilmesinin nedenlerinin şöyle sıralayabiliriz; fiyat araştırmasının yetirince yapılmaması, satın almayı gerçekleştiren kişilerin güveni suiistimal etmeleri, peşin para yerine borçla alınması, düşük sayılarda ürün satın alınması, bilerek yüksek maliyetli malzemenin alınması, malzemenin ürün içindeki oranın düşük olması nedeniyle maliyetin önemsenmemesi.

İç kontrol sistemleri, şirketlerde bir amacın gerçekleşmesi için kurulan kontrollerin bütününü ifade eder. Satın almanın daha düşük maliyetle gerçekleştirilmesi için şirketlerin patronları veya patron yerine karar veren en üst yöneticilerin nasıl bir iç kontrol sistemi kurmalıdır ki malzeme alım maliyetleri daha düşük gerçekleşmelidir? Yukarıdaki paragraftaki, maliyeti yükselten nedenleri ortadan kaldıracak iç kontrol tedbirlerinin tamamını yazmak, bu makalenin boyutlarını aşar. Ancak fiyatın araştırılmasının yeterli olup olmadığının ve suiistimalin var olup olmadığının kontrolleri üzerinde durabiliriz.

Satın alma biriminin diğer birimlerden ayrılarak, ayrı bir yönetim yapısına kavuştuğu şirketlerde yapılan en büyük yanlış, fiyat araştırmasının yapılması ile satın almaya karar veren kişilerin aynı olmasıdır. Bu durumda; satın alma işlemini gerçekleştiren kişinin, aldığı malı uygun fiyat alıp almadığını değerlendirmek imkânsızlaşmaktadır. Çünkü söz konusu denetimin yapılabilmesi için denetim yapan kişinin, satın alma personelinin yapmış olduğu şekilde piyasa araştırması yapması gerekir. Her ürün için piyasa araştırmasının yeniden yapılması ise hem çok maliyeti artıran bir yöntem olur, hem de denetim amacı ile yapılan fiyat araştırmalarına piyasa tepkisi olumsuz gerçekleşir. Sadece malın ve ürünün fiyatını öğrenmek isteyene verilen fiyat ile ürünü alma ihtimali yüksek olan kişiye verilen fiyat arasında farklılıklar olması daha yüksek bir ihtimaldir.

Hem gerçek ürün fiyatına ulaşmaktaki zorluklar hem de ürün fiyat denetiminin maliyetinin yüksek olması nedeniyle firmalarda, satın alma sürecinin denetlenmesi ancak patronlar veya onun yerine karar veren en üst yöneticinin yapması ile mümkün olmaktadır. Yukarıda anlatılan sebepler sonucu, profesyonel olarak, patron yerine denetim yapan denetim birimleri veya denetim şirketleri firmaların büyük çoğunluğunda yoktur. Dolayısıyla bir firmada satın alma sürecini ya patron kontrol eder ya da edilmez. Patronlar bu eksikliği gidermek için çok güvendiği personelleri (genel yakın akrabalar) satın alma birimine yerleştirir. Ama bu doğru sonucu elde etmede yeterli bir yöntem değildir. Ayrıca yakın akrabaların her zaman liyakatli olması beklenemez. Liyakatli olmamakta, en az dürüst olmamak kadar şirketlere zarar verir.

Satın alma sürecinde, daha uygun fiyatta satın almanın gerçekleşmesi için kurulabilecek en önemli iç kontrol tedbiri (kontrol önlemi) görevler ayrılığı ilkesinin uygulanmasıdır. Bu ilke, aynı kişide birleşmesi durumunda, suiistimallerin artması sonucunu doğuran görevler, ayrı ayrı kişilere verilir. Bu ilke gereği, satın alma sürecindeki fiyat araştıranlar ile malı satın alanları ayrı kişilerden seçmelidir. Hatta firmanın büyüklük durumuna göre ayrı birimler içinde çalıştırılmalıdır. Örneğin satın alma müdürlüğünden ayrı olarak, finans müdürlüğü de fiyat araştırması yapılabilir. Satın alma müdürlüğü satın alma yapabilmek için fiyat araştıracak ve satın almayı gerçekleştirecek. Ancak aynı mal kalemleri için finans birimine bağlı bir personel piyasada, satın alma biriminden bağımsız olarak, sadece fiyat araştırması yapacak.

Satın almadan ayrı bir birim tarafından fiyat araştırması yapıldığı durumlarda, iç kontrolün sağlanabilmesi için fiyat araştıran kişi veya birim araştırdığı malın fiyatını, satın alma personeline veya birimine bildirmemelidir. Satın alma platformu olarak kullanılan bir satın alma takip programı (yazılım programı) geliştirilmelidir.  Satın almacı personelde satın alma işlemin yaptıktan sonra, gerçekleşen satın alma fiyatını, satın alma takip programına kayıt edilmelidir. Aynı şekilde sadece fiyat araştırması yapan diğer birim veya personel fiyat araştırması sonucu bulduğu aynı malzemenin teklif fiyatını kayıt etmelidir. Yazılım programı otomatik olarak, malzemenin hem fiyat araştırıcı personelin bulduğu malzeme fiyatı ile satın alma personelinin satın aldığı fiyatı karşılaştırmalıdır. Bulduğu sonuçta iki fiyatın çok farklı olması halinde, patrona veya patron yerine karar veren en üst yöneticiye otomatik bilgi maili gitmelidir. Patron, satın alınan fiyatın, araştırma fiyatından çok yüksek olmasının nedenleri hakkında satın almacı personelden bilgi almalıdır. Her ürün için bilgi almasa bilgi alma ihtimali olmalıdır.

Söz konusu iç kontrol sistemi ile satın almacı, fiyat araştırmacısının bulduğu fiyatın üzerinde bir fiyatta satın alma yapıp da hesap vermemek için daha fazla fiyat araştırması yapmaya kendini zorunlu hissedecektir.

Satın alma takip programında, hem fiyat araştırıcılarının bulduğu bilgiler hem de satın alma personelin bulduğu bilgiler kayıtlı olmalıdır. Bir malı fiyat farklılığı, belirli bir orandan fazla olması durumunda farklı renkte boyanmış fiyat sonuçları olmalıdır. Satın alma personeli satın alma fiyatını girdikten sonra bile, fiyat araştırmacısının bulduğu fiyatın bulamamalı, onun girdiği firma bilgilerine ulaşamamalıdır. Çünkü bir daha ki satın alma işleminde o fiyat yakın bir fiyatta malzeme bulmaya çalışır daha da düşük fiyatta (fiyat araştırıcısının bulduğu fiyattan da aşağı) malzeme bulmaya çalışmaz. Fakat fiyat araştırmacısının fiyatından daha düşük satın alma fiyatı olursa, fiyat araştırmacı personel bunu görebilmelidir. Çünkü fiyat araştırmacısı, kendisinden daha düşük fiyatı bulup ta onun girişini programa yaparsa, bir sonraki satın almadaki kontrol daha iyi gerçekleşir.

Önerilen iç kontrol sistemi patronun veya patron yerine karar veren en üst yöneticinin, satın alınan malzemelerin fiyatların doğrudan araştıramadığı veya bilmediği durumlarda faydalı olacaktır. Satın almanın zaten patron tarafından yapılan firmalarda böyle bir faydadan bahsetmek mümkün değildir. Böyle bir kontrol sistemi, üretim de kullanılan ürünlerin çok çeşitli olduğu, tekstil ve inşaat gibi sektörlerde çok faydalı olacaktır.

Söz konusu iç kontrol tedbiri doğrultusunda, sadece fiyat araştırması yapan firmalar kurulabilir. TUİK gibi sadece fiyat araştırması yapacak ancak bir farkla bulduğu fiyat bilgilerini, anlaşmalı olduğu firmalarla paylaşacak.

Fiyat araştırma şirketleri sadece yurt içinden değil, yurtdışından da fiyat toplayabilmelidir. Günümüzde, personel istihdamını profesyonel firmalar yapmaya başladığı gibi sadece fiyat araştırma firmaları kurulabilir. Bu firmalar, tedarikçi firmalardan farklı olmalıdır. Tedarikçi firma size malı alır ve satar. Aslında tedarikçi firma, satın alma işleminin tamamını hizmet satın alma yolu ile karşılama firmalarıdır. Fiyat araştırma firmaları size sadece bilgi satar. Bu bilgi sizin satın alma sürecinizin kontrol edilmesini sağlar. Aynı zamanda satın alma biriminize yol gösterir.

Aziz DİRİ

İSKİ Genel Müdürlüğü

İç Denetim Birimi Başkanlığı

İç Denetçi