SATINALMA MALİ DENETİMİ
Seyhan GENÇAĞ GÖK
SMMM, Gümrük Müş.Yard., İç Denetim Danışmanı
“Mali denetim” denildiğinde çoğunlukla; kamu kuruluşları ve/veya bağımsız denetim firmaları tarafından yapılan mali tablo denetimleri akla gelir. Ancak; iç denetim, denetlediği birime göre bazen tamamen, bazense kısmen mali denetimi de kapsar ve aslında diğer denetim türleri öncesinde olası riskleri öngörerek; eksiklik ve/veya hataların giderilmesi aracılığıyla önleyici nitelik taşır.
Mali sonuçlar hem devlet ve finansal kuruluşlar, hem de şirket karar vericileri açısından önemlidir. Aynı zamanda iç ve dış bilgi kullanıcıları için de bir iletişim aracıdır. Satın alma birimiyse; şirket gider kalemlerinin oluşmasında doğrudan etkilidir ve mali denetimin kısmen uygulandığı bir fonksiyondur.
Satıcı hesapları, stok hesapları, gider hesapları, banka hesapları, kasa hesapları, çek-senet hesapları, KDV hesapları, damga vergisi hesapları, duran varlık hesapları ve tabi kullanılıyorsa nazım hesapları kapsar. Her hesap türü için farklı analiz teknikleri uygulanarak, bilinen ve süreç incelemesinde risk tespit edilen alanlarda yoğunlaşılarak anlamlı sonuçlar elde edilmeye çalışılır. Çalışılır diyorum çünkü, kullanıcıların yaptığı hatalar veya eksiklikler; mevcut veri üretiminde bir standart mevcut değilse, tüm ana kütlede anlamlı sonuca ulaşılmasını imkansız hâle getirebilir. Bu durumda, iç denetçi örneklem yöntemiyle “bulgu” tespit etmeye çalışır ve kayıt sürecine ilişkin önerileriyle fayda üretir.
Verilerin kalitesine göre bazen “tüme varım”, bazen de “tümden gelim” yöntemleri uygulanır. Hesap grupları bazında asgari olarak aşağıdaki incelemeler yapılır ve kayıtların “Genel Kabul Görmüş Muhasebe Standartlarına”, “Muhasebenin Temel Kavramlarına” uygunluğuna bakılır. Asgari olarak ifadesini kullanmamın sebebi şirketin kullandığı ERP, operasyonel süreçler sebebiyle incelemelerin değişkenlik arz etmesidir.
Satıcı hesaplarında; satıcı bazında ciro ve ödemeler incelenir. Ters bakiye veren satıcı hesaplarının sebepleri araştırılır. Özellikle ödemelerde vade uygunluğuna bakılır; vadesinden önce ödeme yapılıp yapılmadığı araştırılır. Ayrıca satın alma sürecine dahil edilmemiş yani talep ve siparişi mevcut olmayan faturaların ve satıcı hesaplarının var olup olmadığına bakılır. Satın alma birimi, şirket geneline hizmet veren bir birimdir ve satın alma birimi dışında alımların olmaması gerekir. Tabi bu durum şirketin organizasyonel ve fiziksel koşullarına göre değişkenlik arz edebilir.
Gider hesaplarında; satın almaya konu olan malzemenin doğru gider hesabına ve doğru masraf yerine aktarılıp aktarılmadığı incelenir. Stok hesaplarında; örneklem yoluyla stokların fiili mevcudiyeti ve hesaplarla uygunluğuna bakılır. Uzun süre hareket görmeyen malzemeler ve sebepleri incelenir. Duran varlık hesaplarında; duran varlık türü bazında ekonomik ömürlerin, amortisman oranlarının doğruluğuna bakılır.
Banka hesaplarında; satıcı ana verilerinde yer alan banka bilgisiyle banka hesap ekstrelerindeki giden havala veya EFT hesapları kontrol edilir. Satıcı mutabakatlarının düzenli yapılıyor olması, otomatik ödeme ve muhasebe kaydı oluşması sürecinin var olması, bu incelemenin önemine ve derinliğine direkt etki eder.
Kasa, çek-senet hesaplarında; Kasa tediye, çek-senet çıkış bordrosu veya satıcı tarafından
düzenlenen tahsilat makbuzundaki imzalar kontrol edilir. Satıcı mutabakatlarının düzenli yapılıyor olması yine bu incelemede etkendir.
KDV hesaplarında; KDV beyannamesinin doğruluğu teyit edilir ve bu açıdan oldukça önemli bir incelemedir. Damga vergisi hesapları; satın alma biriminin, şirket adına taraf olduğu sözleşmeler için kontrol edilen hesaptır. Sözleşmelerin damga vergisinin ödenmesi konusu müteselsil sorumluluk içerir.Nazım hesaplar, yine sözleşme içeriğinde var olan teminatların kayıt altına alındığı hesaplar olarak karşımıza çıkar.
Tüm bu hesapları tetikleyen; satın alma siparişine istinaden gelen “alış faturası”dır. Fatura, satın alma birimi tarafından sipariş bilgileriyle kontrol edilir ve mali kayıt süreci başlar. Doğru kurgulanmayan veya onay mekanizması sistemselleştirilmemiş yapılarda satın almacılar, faturaya göre sipariş fiyatında değişiklik yapabilmektedir. Sipariş fiyatı değiştirilmemeli, gerekli durumlarda sebebi de belirtilerek, tekrar onaya sunulmalıdır.
Aksi takdirde iç denetçide, “satın alma operasyonlarında suistimal var olduğu” düşüncesi oluşacaktır.
Bazı meslektaşlarım, satın alma birimi denetimlerinde bu kadar detaylı mali incelemenin doğru olmadığını savunsa da; hem maddi doğruluk testleri, hem de mali tabloların doğruluğuna katkı sağlamak için “olmazsa olmaz” dediğim bir denetim türüdür. Her operasyon denetimi mali denetimle paralel yürütülebilir. Bir iç denetçi tarafından firmanın tüm fonksiyonları denetlediğinde; mali tablolarda oluşabilecek tüm hata ve eksiklikleri öngörerek; doğruluğu ve tamlığı konusunda güvence verebilir.
“Satın Alma Mali Denetimi”, satın alma birimi denetimine ilişkin son makalemdir. Bundan sonra paylaşımlarıma, tedarik zincirinin diğer bileşenleriyle devam edeceğim.
İletişim araçlarımızı doğru kullanılarak; etkin iletişimin sağlandığı bir iş yaşamı dilerim.
Seyhan GENÇAĞ GÖK
SMMM, Gümrük Müş.Yard., İç Denetim Danışmanı
