Mobilya Endüstrisinde yüzlerce hammadde çeşiti kullanılmaktadır. Bazı hammaddeler üretilmesi planlanan modele göre değişkenlik arz ettiği gibi, her hangi bir modele bağımlı olmayan hammadde çeşitleri de vardır.

Bu yazımızda Kurumsal Mobilya Fabrikaların yumuşak mobilya üretiminde gereken hammaddeleri ele alarak kategorize edeceğiz ve bu doğrultuda nasıl bir satınalma politikası izlememiz gerektiğini değerlendireceğiz.

1. Döşeme Malzemeleri ve Aksesuarlar
2. Mekanizmalar
3. Sünger
4. Kaplama ürünleri ve kumaşlar

Öncelikle Döşeme Malzeme malzemelerinin satın alma sistemini inceleyelim:

Döşeme malzemeleri, bitmiş mobilyanın maliyeti oranında fazla rakam tutmamaktadır. Buna bakmayarak toplu alımlarda iyi araştırma ve sıkı pazarlık yapılırsa ciddi meblağlar ekonomi edilebilir.

Döşeme Malzemeleri satan firmalar genelde Süpermarketler gibidir ve hemen hemen hepsinde mobilya üretimi için gereken malzemelerin tamamı bulunmaktadır. Birinde ucuz olan malzemenin aynısı diğerinde pahalı olabilir. Bunun için öncelikle alınacak malzemelerin miktarları belirlenir ve o doğrultuda fiyat alma çalışmaları başlatılır. Malzeme alımlarında firmalardan teklif alma süreci aşağıdaki gibi gerçekleştirilirse en verimli sonuç elde edilir:

a. Öncelikle en az üç firmadan fiyat listelerini talep ediniz. Teklif alacağınız firmaları iyice araştırıp referanslarını alınız ve firma imkanlarını, ölçüsünü, yönetim ve uygulama politikasını öğreniniz.

b. Fiyat listelerinde sadece sizin alacağınız ürünleri dikkate alarak örnekteki gibi bir tablo oluşturun: (oluşturacağınız fiyat listesinde zımba telini dahi adet olarak belirtiniz)

c. Tabloyu tamamladıktan sonra fiyat listesi talep ettiğiniz firmalara alacağınız malzemeleri ve miktarlarını bildirerek tekrar sizin için fiyat çalışması yapmalarını isteyiniz. Bu durumda ödeme planınızı da göz önünde bulundurarak teklif alacağınız firmalara aynı şartları bildiriniz.

d. Yenilenecek fiyat listesi doğrultusunda oluşturduğunuz tabloyu güncelleyiniz ve aşağıdaki tabloda verildiği gibi en uygun fiyatları işaretleyiniz.

e. Toplam meblağın her üç firmada bir birine yaklaştığını fark edeceksiniz. Fakat yine de genel toplamda en uygun fiyat teklifini veren firmada bazı malzemeler için diğer firmalardan daha yüksek fiyat verilmiştir.

f. Bu işlemden sonra indirilen fiyatların yüzdelerini hesaplayınız ve her firma hangi üründe yüzde kaç geriye gitmiş onu belirleyiniz.

g. Teklifi en uygun olan firmayı seçiniz ve yeni bir tablo oluşturunuz.

h. Bir sonraki aşamada alacağınız malzemelerin maliyet analizlerini çalışınız (ürün maliyet analizleri konusuna sonraki yazılarımızda değineceğiz).

i. Analiz sonuçları doğrultusunda fiyatlarınızı kontrol ediniz ve satın alma yapacağınız firmayı şirketinize çağırınız. Hazırladığınız listeyi firmaya bildirerek üzerinde işi alabilmesi için son çalışmayı yapmasını isteyiniz. Bu durumda indirim oranı beklentilerinizi de dile getiriniz.

j. Alacağınız yeni fiyat listesi toplam meblağdan %1 – 1,50 daha indirimli olacak.

Çalışma yapmadan önce elinizdeki en düşük toplam rakam: 1.413,000,00 TL

Çalışma yaptıktan sonra elde ettiğiniz rakam: 1299.412,00 TL

Aradaki fark: 113.588,00 TL

Şimdi çalışacağınız firmayı yerinde ziyaret ederek pazarlık yapmaya hazırsınız. Artık istediğiniz ürün için fiyatları siz dikte edebileceksiniz.

Malzeme alımında pazarlık için hazırlık yaparken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurmalıdır:

–          Pazarlık yapacağınız kişiyi iyi tanımanız gerekiyor.

–          Firma hakkında değişik kaynaklardan geniş bilgi edinmelisiniz.

–          Firma tedarikçileri hakkında bilgi edinmeli, pazardaki durum ve konumları ile ilgili bilgi toplamalısınız

–          Firmayı ziyaret edeceğiniz zaman pazarlık öncesi ve sırasında çay vs. ikramları reddediniz, çok ısrar edilirse sadece su alınız. Yemek teklifini kesinlikle kabul etmeyiniz.

–           Pazarlık öncesi firmanın satış odaklı görüşme hazırlığını saptırınız ve iş harici güncel konulara değinmeye çalışın. Genel olarak ekonomideki olumlu gelişmelerden bahsedebilirsiniz. Pazarlık yapacağınız kişi ve ya kişileri psikolojik olarak etki alanınıza almaya çalışınız. Genel kültür, iş hayatındaki gelişmeler ve global bilimsel gelişmelerden bahsedebilirsiniz. Firma yetkilisi sizin konuya hakimiyetinizi anlaması gerekiyor.

–          En son tabloda çalıştığınız fiyatları firma satış yetkilisine sununuz ve toplam hedef rakamınızın %5 gibi altında fiyat talep ediniz. İtirazla karşılaştığınızda en fazla alım yapacağınız ürünler üzerinde durun ve hedeflediğiniz indirimi almaya çalışın. Alacağınız indirim toplam rakamda %2 gibi fark edecektir.

–          Teklifi şart koşarak kabul ediniz. Sene sonu, yapılan antlaşma miktarlarından daha fazla alım yapılacaksa toplam cirodan ekstra %1 bonus talep ediniz ve bu şartla firmanın teklifini kabul edip el sıkışınız.

–          El sıkıştıktan sonra firmanızı temsil edecek küçük bir hediyeyi takdim ediniz.

–          Artık firmanın ikram ettiği çayı içebilir, yemek davetini kabul edebilirsiniz.

–          Sene sonuna doğru alışlarınızı analiz ederek antlaşmada belirtilen miktarların üzerine çıkıp çıkmadığınızı kontrol ediniz.

–          Sözünü aldığınız %1 bonusu elde etmek ve bir sonraki senenin zamlarından daha az etkilenmek için bir sonraki senenin 3 aylık siparişini de senenin son siparişinize ilave ediniz.

Tebrikler! Bu çalışma sonucunda sadece bir kaç malzeme alımıyla şirketinize en az 200.000,00 TL kar sağladınız.

     İlker İlqar ATASOY

EMBAWOOD Satınalma Departmanı Müdürü

BU YAZI SATINALMA DERGİSİ NİSAN 2013 SAYISINDA YAYINLANMIŞTIR.

KAYNAK GÖSTERİLEREK KULLANILMASI İZNE TABİDİR.