ERP’ye Geçiş Sürecinde Yaşanılan Sıkıntılar
Cavit SOY
Gezdiğim fuarlarda veya firma ziyaretlerimde ERP konusu mutlaka gündeme geliyor. Son yıllarda birçok firma dijital altyapısını güçlendirmek adına ERP programlarından birini alıp geçiş yapmak istiyor. Ancak çoğunun sancılı ve sıkıntılı bir süreçten geçtiğini, geçiş sürecini tamamlayamamaktan korktuğunu ve hatta süreçten kısmen veya tamamen vazgeçenlerin olduğunu da biliyorum. Bazı firmalar ise çözümü kullandığı programı değiştirmekte buluyor.
Sonuç olarak ERP ile ilgili ülkemizde hala eksikliklerin olduğu, programların veya eğiticilerinin yetersiz kaldığı, geçiş sürecini iyi yönetemedikleri, öte yandan alan firmaların da iyice araştırmadan, yetersiz personelle, kurumsallıklarını tamamlayıp organize şemalarını tam oturtmadan sürece dahil olmak istedikleri görülmektedir. Zaten çoğu firmaya son zamanlardaki termin ve üretimle ilgili aksaklıkların sebebini sorduğunuzda “ERP ye geçmeye çalışıyoruz” cevabını sizler de alıyorsunuzdur.
ERP programına geçen firmaların genelde karşılaştıkları bir diğer sorun da kullandıkları programın sanki ilk defa kendileri tarafından alınmış olması hissini uyandırması. Alınan ERP programları öyle temel hatalar ve zorlukları içeriyor ki; sanıyorsunuz daha önce kimse kullanmamış. “Daha önce bu program başkaları tarafından kullanılmış olsaydı, benim gördüğüm aksaklıklar mutlaka giderilir, iyileştirme ve güncellemeler yapılırdı” hissine kapılmanızı sağlayan bu durum maalesef çoğu kullanıcının temel şikayetidir. Halbuki birçok üretim yapan işletme hep aynı durumları yaşamasına rağmen sanki program size ilk yazılıp kodlandığı haliyle gelmekte izlenimi vermektedir. Hatta bazen gelen eğitimci ve program satıcıları ısrarla sizin sunduğunuz yeniliklere direnç göstermekte ve gerekli iyileştirmeleri yapmaktan imtina etmektedirler.
Peki oldukça maliyetli ve bir o kadar da uzun süren bu süreç nasıl doğru yönetilebilir?
Program Seçimi ve Altyapı:
ERP ye geçmeye karar verdikten sonra kullanacağınız programı çok iyi inceleyip öyle seçmelisiniz. Bu konuda daha önce tecrübe etmiş, özellikle sizinle aynı üretim programına ve işleyişe sahip referanslarına sormalısınız. Farklı sektörlerdeki başarılı sonuçlar sizde aynı neticeyi vermeyebilir. Bünyenizde ERP uzmanı bir eleman istihdam edip öyle yola çıkmanız çok iyi olacaktır. Maliyet & verimlilik analizini iyi yapmalısınız. Unutmayın geriye dönme imkânınız olmayabilir ve eğer başarılı olmazsanız eski klasik yöntem ve programlarınızı da terk ettiğiniz için çok kötü durumlarla karşılaşabilirsiniz.
Bilgisayar alt yapınızı ERP ye uygun hale getirmelisiniz. Yeterince bilgi depolama alanları, gerekli donanımda bilgisayarlar ve ekipmanları ve bilgi güvenliği gibi sorunları çözümleyerek alt yapınızı güçlendirmelisiniz. Ayrıca uzaktan erişimle ilgili yapılandırmayı da tamamlamalısınız.
Organizasyon Şeması:
ERP aynı zamanda kurumsallaşma için de iyi bir adım ve başlangıçtır. Ya kurumsallaşıp geçin ya da geçtikten sonra kurumsallaşın. Kurumsallaşmadan başkaca bir alternatif yoktur ERP ye geçişte. Organizasyon şemasını oluşturduktan sonra öncelikle her bir departmanın yöneticisini ve yardımcılarını belirlemelisiniz.
Personel Eğitimi ve Eğitilmiş Personeli Elde Tutma, Geçiş Süreci Planlama:
ERP ye geçmek için programı seçtikten sonra kısa süreli eğitimler aldırtarak personelinizi ERP ye mental olarak hazırlamalısınız. Bence çok fazla uzun süreler kâğıt üzerinde, sunumlarla veya demo ile vakit kaybetmeyiniz. Hata yapma riskini göze alarak gerçek programa geçmelisiniz. Yani “canlı” ve gerçek uygulamalarla devam etmelisiniz. Çünkü ne kadar çabalarsanız çabalayın kesinlikle canlıya geçmeden öğrenilmiyor bence. En iyi neticeleri ve deneyimi canlıda kazanıyorsunuz. Programı kullanırken hatalarla canlıda karşılaşıp çözüm yöntemleri buluyorsunuz. Kısaca demek istediğim gerçekçi senaryolar üzerinden ilerlenilmesi ve geçiş süresinin en kısa sürede tamamlanmasıdır.
Ancak canlıya geçerken aşama aşama geçmekte fayda var. Tüm birimler aynı anda geçerseniz bocalarsınız. Depo, satın alma ve satış geçtikten sonra peşinden muhasebe, proje departmanı ve üretim sırayla geçebilir.
Bu kısımda firmaların karşılaştığı en büyük sorun; eğitilmiş personelin ayrılması veya firmanın yollarını ayırmasıdır. Organizasyon şeması bozulacağı ve öğrenen personel gittiği için tekrar devam etmeniz zaman alacaktır.
ERP ye geçiş sürecine direnen personeliz de olacaktır. Daha önce kullanmış ve alışılmış programların verdiği hız ve rahatlık onları ikilemde bırakacaktır. Bunun için radikal karar verip belirli bir süre zorlansalar da eski alışkanlıklarını bırakmaları sağlanmalıdır. Şunu rahatlıkla söyleyebilirim ki; ERP programını öğrendikten ve kendinizi geliştirdikten sonra mutlaka eski programlardan aldığınız her şeyi fazlasıyla alırsınız.
Raporlar Üzerinde Yoğunlaşma:
ERP de en önemli konu raporların alınabilmesidir. O da en baştan beri girilen verilerin güvenilirliği ve sorunsuz girilmesinden geçer. Ne verirseniz programdan onu alırsınız. O yüzden girilen her türlü veri yetkili kişilerce ve titizlikle incelenerek girilmelidir. Ayrıca belirli periyodlarla stok sayımları ve kontrollerle ilerlemelidir. Her şey kontrol altına alındığından ve izlenebilirlik sağlandığı için ERP size çok faydalı olacaktır.
Üretim-İmalat-Montaj:
Zannımca ERP nin en zor kısmı üretim, imalat ve montaj kısmının oturtulmasıdır. Yani üretilen makinanın projesinin ne kadarının tamamlandığını görebilmek. En zor senaryolar bu kısımda döner ve takibi oldukça zordur. Alınan malzemelerin kesim, büküm, kaynak ve montaj işleri, hem iç üretim hem de dışarıya yaptırılan fason işlerin takibi ekibimizi zorlayabilir.
Özetlersek;
Kısaca değinmek ve sancının şiddetini azaltmak gerekirse İlk öncelikle ERP sistemleri sihirli bir değnek değildir. Sihri;
Ortak bir çalışma ve istikrarla sizler sağlarsınız, Sürecin aksamaması adına veri işlemesi gereken kullanıcıların bir biriyle iletişimi kaybetmemesi gerekir ve sistemin düzgün işleyebilmesi için gerekli iş planlamaların sistemde yapılması gerekir.
Organizasyon şemasının ve görev tanımlarının belirlenmesi, Kullanıcılara, görev tanımlarına uygun ekranlar ve yetkilerin tahsis edilebilmesi için hazır ve işleme konulması gerekmektedir.
Yönetimin kararlılığı ve desteği(maddi-manevi yatırım), evet bir yatırım yapıyorsunuz ve bu tek seferlik bir durum değildir. Danışman maliyetleri, ek maliyetlerin planlaması yapılmalı. Manevi destekte ise sözel ifadelerle, küçük kutlamalarla, tebrik ve destek mesajları kullanıcının daha motive olmasını sağlamaktadır.
Departman bazlı proje liderlerinin yetkinlikleri, süreci anlatıp sisteme modellemesinin yapılabilmesi için deneyim ve tecrübesi yüksek kişiler seçilmeli. Direnç göstermeyecek, geliştirmeye açık olmalılar.
İş süreçlerinin durumu, Her departmanın bir iş kuralı ve buna bağlı yürüteceği iş süreci olmak zorundadır.
Erp sisteminin seçilmesi, sektörünüze uygun ve daha önce seçeceğiniz sistemi deneyimlemiş, sizle benzer işleri yapan referans taramasının yapılması gerekmektedir. Danışman firmaların destek konusundaki geri dönüşleri sorgulanmalı. Alacağınız sistemin donanımsal alt yapı gereklilikleri sorgulanmalı, danışmansız ilerleyebilme durumları gözden geçirilmeli.
Erp sistemini yönetecek kişinin yetkinliği, ERP sistemi yönetimi ve sistemsel analiz yeteneği, daha önce ERP Sistemleriyle alakalı tecrübesi olması, kullanıcılara atanan maddeleri yaptırtabilmesi ve takibi, danışmanlarla olan işlerin yönetilmesi, şirketi hedeflerine ulaştıracak projelerin hayata geçirilmesinin sağlanması, iletişim vs. yetkinliklerine sahip olması.
Değerli katkılarından dolayı ERP Proje Yöneticisi Fatma Atila Hanım’a teşekkür ederim.
Cavit SOY
