Sağlık Kurumlarında Satın Almanın Stratejik Rolü

Sağlık Kurumlarında Satın Almanın Stratejik Rolü

Gökhan AKTAŞ

Sağlık Kurumlarının Görünmeyen Stratejik Gücü

Bir sağlık kurumlarında ameliyatın zamanında başlaması, acil serviste kullanılan tıbbi sarf malzemelerinin eksiksiz bulunması, tıbbi cihazların kesintisiz çalışması veya yoğun bakım ünitesinde ihtiyaç duyulan bir ilacın zamanında temin edilmesi çoğu zaman görünmeyen birçok sürecin doğru yönetilmesine ve bir planlamaya bağlıdır. Sağlık hizmeti, doğası gereği kesintiye tahammülü yoktur ve bu nedenle sağlık kurumlarında başarı yalnızca hekimlerin, hemşirelerin veya teknik ekiplerin özverili çalışmalarıyla değil; bu hizmeti destekleyen idari süreçlerin organizasyonuyla da doğrudan ilişkilidir.

Bu süreçlerin merkezinde ise çoğu zaman adı yalnızca ihale ilanlarında veya yön tabelalarında geçen bir birim yer alır: Satın Alma Birimi.

Kamuoyunda ve hatta çalıştığımız kurum çalışanları arasında satın alma birimi hala yalnızca mal veya hizmet satın alan, teklif toplayan ya da ihale gerçekleştiren bir idari birim olarak algılanabilmektedir. Oysa işleyişe yakından bakıldığında, satın almanın bundan çok daha geniş bir sorumluluk alanına sahip olduğu görülmektedir. Çünkü satın alma süreci, yalnızca ihtiyaç ortaya çıktıktan sonra başlayan bir işlem değildir; doğru planlama ile başlayan, kurum içi koordinasyonla şekillenen ve sağlık hizmetinin sürdürülebilirliğini doğrudan etkileyen stratejik bir yönetim fonksiyonudur.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kamu kaynaklarının saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenirlik, kamuoyu denetimi, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ile kaynakların verimli kullanılmasını temel ilke olarak kabul etmektedir. Bu ilkeler yalnızca ihale sürecini değil, satın alma anlayışını da şekillendirmektedir. Rehber görevi görmektedir.

Başarılı satın alma yalnızca mevzuatı iyi bilmekle açıklanamaz. Aynı zamanda ihtiyaç analizini okuyabilen, kurumun işleyişini anlayan ve farklı birimler arasında koordinasyonu sağlayabilen bir yönetim yaklaşımını da gerektirir.

Satın Alma Neden Stratejik Bir Birimdir?

Birçok çalışan satın alma birimiyle yalnızca ihtiyaç ortaya çıktığında iletişim kurmaktadır. Oysa güçlü kurumlarda satın alma, karar alma süreçlerine daha erken aşamada dahil edilir. Çünkü doğru zamanda yapılan planlama, sonradan ortaya çıkabilecek birçok riski henüz oluşmadan ortadan kaldırabilir.

Örneğin yıl içerisinde sık tüketilen tıbbi sarf malzemelerinin tüketim analizlerinin düzenli yapılması, stok hareketlerinin izlenmesi ve kullanım eğilimlerinin değerlendirilmesi yalnızca depo yönetiminin değil, satın alma planlamasının da önemli bir parçasıdır. Aynı şekilde biyomedikal cihazların bakım süreçleri veya olası arıza riskleri önceden değerlendirilmediğinde, ihtiyaç beklenmedik bir anda “acil alım” baskısına dönüşebilmektedir.

Çoğu zaman sorun satın alma aşamasında ortaya çıkmış gibi görünse de gerçekte temel neden planlama ya da teknik şartname eksikliğidir. Satın alma biriminin stratejik katkısı da tam bu noktada ortaya çıkar. Süreci yalnızca yürütmek değil, sürecin sağlıklı işlemesine katkı sağlayacak öngörüyü geliştirmek…

Sağlık kurumlarında satın alma birimini yalnızca mal veya hizmet temin eden bir idari yapı olarak değerlendirmek, sürecin görünen kısmına odaklanmak anlamına gelir. Doğru zamanda yapılan bir planlama, zamanında gerçekleştirilen bir alım ya da önceden öngörülen bir risk, çoğu zaman görünmez. Ancak bu görünmeyen çalışmaların sonucu, kesintisiz sunulan sağlık hizmeti olarak hastaya yansır.

Teknolojinin hızla geliştiği, dijital dönüşümün kamu yönetimini ve ihale usullerini yeniden şekillendirdiği bu dönemlerde satın alma birimlerinin rolü de değişmektedir. Veri analitiği, elektronik satın alma uygulamaları ve yapay zeka destekli karar sistemleri, gelecekte satın alma süreçlerini daha öngörülebilir ve daha etkin hale getirecektir. Ancak unutulmaması gereken, teknolojinin sunduğu tüm imkanlar ancak güçlü bir planlama kültürü, kurumsal koordinasyon ve nitelikli insan kaynağı ile gerçek değer ortaya koyabilir.

Belki de artık satın almayı yalnızca bir destek hizmeti olarak değil, sağlık kurumlarının stratejik yönetim kapasitesini güçlendiren temel unsurlardan biri olarak değerlendirme zamanı gelmiştir. Çünkü başarılı bir satın alma süreci yalnızca ihtiyaçları karşılamaz; aynı zamanda sağlık hizmetinin sürdürülebilirliğini güvence altına alır, kamu kaynaklarının etkin kullanılmasına katkı sağlar ve kurumun geleceğine yatırım yapar.

Sonuç olarak şu soruyu kendimize sormamız gerekiyor: Satın alma birimini hala sadece alım yapan bir birim olarak mı görüyoruz, yoksa hizmetinin kesintisiz ve güvenli sunulmasını sağlayan görünmeyen stratejik güç olarak mı konumlandırıyoruz?

Gökhan AKTAŞ
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI