Eylül ayı itibariyle fuar sezonu tekrar hareketlenecek.

Planlarımız yaptık mı? Hazırlıklarımızı yapmaya başladık mı ?

Bir çoğumuz hazırlıklarını yaptı ve fuarın gelme zamanını bekliyor.

Belki bir kısmımız henüz karar veremedi ya da hazırlıklara başlamadı.

Fuar, ticareti geliştirmek amacıyla belli bir süre için kurulan pazardır. Alıcı ve satıcıların bir araya gelerek iş anlaşmaları yaptıkları bu pazarlar, genellikle aynı yerlerde ve düzenli aralıklarla, her yıl aynı veya değişken tarihlerde birkaç haftalığına kurulurlar.  Fuarlar genel anlamıyla bir bilgi alışverişinin olduğu ortamlardır. Değişik kültürlerin teknolojik özelliklerini, sosyo-ekonomik çalışmalarını izleme imkânı verirler. Serbest rekabetin yaygınlaşmasında ve etkinlik kazanmasında da önemli rol oynarlar. Yöresel, Bölgesel, Ulusal, Uluslararası fuarlar olmak üzere sınıflara ayrılırlar. Hepsinde ana amacımız; yeni müşteriler kazanmak, mevcut müşterilere yeni ürünlerimizi sunmak, prestij, ilişkilerimizi güçlendirmek, temsilci, dağıtıcı, satıcı bulmak, sektör bilgisi toplamak, rakipleri görüp tanımak, rakiplerin durumunu konumunu anlamak, mevcut durumumuzu korumak gibi nedenlerdir.

Birçok firma fuarın iyi geçtiğini ancak birkaç müşteri bağlayabildiğini bazen de hiç müşteri bağlayamadığını ifade eder. Her firmanın yurtiçi ve yurtdışı fuarları için bir yol haritası oluşturması ve gerektiğinde bu haritayı kendi yapısına göre güncellemesi gerekmektedir. Belirli bir plan çevresinde organize edilen ve takip edilen fuarlardan etkili sonuçlar alınması kaçınılmazdır.

Her şeyden önce katılacağımız fuarı iyi tespit etmemiz çok önemli bir kriterdir.  Genelde firmalar, rakiplerin katıldığı fuarları izleyerek, fuar satış temsilcilerinin önerdiği fuarları ya da sektörleri ile ilgili olarak tavsiye edilen fuarları dikkate alarak fuar tercihlerini yapmaktadırlar. Yurtiçi pazarlarda kendi ülkemiz özelinde sektörel fuarlara katılmamız doğru bir yaklaşımdır. Sektörel bazlı olarak katılanacak fuar sayısı bellidir. Ancak yurtdışı fuarlar çok geniş bir yelpazeye sahiptir. Özellikle yurtdışı fuarlarda her yıl seçmiş olduğumuz hedef ülkeler bazında fuara katılmak daha doğru bir tercih olacaktır. Bazı durumlarda da rakiplerimizin olduğu fuarlara prestij amaçlı katılmak rekabetin nabzını tutmak ve sektörde neler olup bittiğini anlamak da farklı bir yaklaşımdır. Müşteriler gözünde de ayrı bir yer edinmemizi sağlayacaktır. Fuar seçiminde bizi yönlendirecek ulusal ve uluslararası alanda birçok organizatör ve fuarların yer aldığı özel siteler yer almaktadır.

İşe öncelikle biz fuara neden katılmalıyız ? sorusunun cevabını vererek işe başlamalıyız. Sorunun cevabını verdikten sonra bütçemizi kontrol etmeli ve kararımızı vererek ön hazırlık sürecimizi başlatmalıyız. Fuar satış temsilcileri ile görüşmeleri yaptıktan ve yerimizi seçtikten sonra fuar zamanı gelmeden en az 3 ay öncesinde tüm hazırlık listemizi kontrol etmeli ve zamanı gelince gerekli adımları aşama aşama gerçekleştirmeliyiz. Yurtdışı fuarlar nakliye sürecini de içerdiğinden bu konuda özellikle titiz davranmamız gerekmektedir. Fuar, başından sonuna kadar ayrı bir özen ve takibi gerektiren önemli ve detaylı süreçtir. Bu süreci aşağıda yer alan ana konular özelinde değerlendirebiliriz. Biz yazımızda çok fazla detaya girmeden fuar seçiminden başlayıp, fuar öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılacaklar hakkında ana noktalara değineceğiz.

**yer seçimi ve sözleşmenin imzalanması, sözleşmeyi imzalamadan önce hangi konumda yer alacağımıza karar vermemiz gerekmektedir. Rakiplere yakın bir yer mi seçmek istiyoruz? yoksa rakiplerden farklı bir noktada mı? konumlanmayı düşünüyoruz. Genellikle, kongre, restoran, lavabo, kafeterya, hall geçişleri gibi alanlar insanların daha yoğun olduğu alanlardır. Bazı firmalar rakibe yakın yer seçerek oraya gelen ziyaretçilerin stantlarını görmesini hedeflerler. Bu her zaman doğru bir yol değildir Rakipler yakın yerde olmak, rakibin müşterilerinin sizi ziyaret etmesine engel olabilir. Bazı firmalar da yukarıda belirttiğimiz alanlara yakın yerler seçerek firmanın ve markanın daha fazla kişi tarafından görülmesine önem verirler. Ürünlerin yapısı ve firmaların tercihlerine göre iki tarafı açık, tek tarafı açık, üç tarafı açık, alan dışı olmak üzere farklı yapılarda konumlar tercih edilebilir. Fuar firmasından bir önceki yılın katılımcı ve ziyaretçi listesi ile fuar raporunu istemekte fayda vardır. Böylece gelebilecek potansiyel müşterileri ve fuara katılacak rakipleri önceden az çok tahmin etmiş oluruz. Katılımcı istatistikleri de pazarlama iletişim çalışmalarımızda ve hedef müşteri kitlesinin hangi ülkelerden ya da bölgelerden geldiği konusunda bize yol gösterici olacaktır. Yerimizi seçip fuar sözleşmesini imzaladıktan sonra, fuar organizatörünün kitapçığını ve yapılacaklar listesini tarihlerine göre belirli bir düzen içerisinde takip etmemiz gerekmektedir.

**fuara getirilecek ürünlerin seçimi, fuarlara standart ürünlerle gitmek çok fazla ilgi çekmeyebilir. Fuarlar yeni ürünlerin sergilendiği alanlardır. Yeni ürünler müşteride daha fazla merak ve heyecan uyandıracaktır. Bir ülkede veya şehirde yeni bir fuara katılacaksanız, fuarın müşterisine ve sektöre özgü hedef ürünlerle gitmek daha uygun olacaktır.

**nakliye firmaları ile görüşmeler (yurtdışı fuarlar), yurtiçi fuarlarda uzak şehirlerden gelenler ve yurtdışı fuarlarda farklı ülkelere gidecek firmaların fuar öncesinde nakliye firmaları ile görüşerek maliyet çalışması yapması ve fuara gidecek malzemelerin yükleme tarihine göre fuar malzemelerini önceden hazırlaması gerekmektedir. Bireysel ve milli katılım fuarlarda bu süreç değişmekle birlikte, bazı firmalar organizatör ile nakliye dahil anlaşarak bu sürecin organizatör tarafından yürütülmesi de sağlanmaktadır.

**fuar standının tasarımı, standın tasarımı ve dizaynı önemli bir konudur. Stant firmamızı ve markamızı temsil etmektedir. Firma imajımızı da sergilemektedir. Firma renklerimize uygun, farklı fuarlarda genelde aynı renk tonlarıyla farklı tip stantlar yaptırabiliriz. Aynı renk tonları ziyaretçilerin bizi farklı fuarlarda dahi olsak kolaylıkla hatırlamasını sağlayacaktır. Kurumsallık olgusunu da çağrıştıracaktır. Stantta sergilenecek ürünlerin, ne şekilde sergileneceği konusu da çok önemlidir. Işık ve ses düzeni de iyi ayarlanmalıdır. İyi bir stant ziyaretçilerin ilgisini çekmeli, ürünlerin en iyi şekilde sergilenmesine elverişli olmalı, bilgi ve fikir vermeli, ziyaretçiler üzerinde etki bırakmalıdır.

**fuara gidecek ekibin masrafları ve vizeleri (yurtdışı fuarlar), fuara kaç kişilik bir ekiple gidilecek ve masraflar ne olacak bunlar önceden kararlaştırılmalı, yurtdışı fuarlarda vizeler önceden alınmalı ve son dakikalara bırakılmamalıdır. Özellikle yurtdışı fuarlarda, maliyetleri düşürebilmek için konaklama ve uçuşlar fuardan aylar öncesinde organize edilmelidir.

**ekibin fuardaki görevleri, fuar öncesi fuara gelecek ekiple ön bir toplantı yapılmalıdır. Fuarda sergilenecek ürünler, bunların nasıl anlatılacağı, hitabet ve nezaket kuralları, sunum teknikleri, müşteriye yaklaşım, fuarda satış nasıl olacak? gibi konular üzerinde ayrıntılı olarak konuşulmalı ve ekibe ön eğitim verilmelidir. Tecrübeli bir ekiple fuara gidilmeli ve müşteriye kaliteli bir hizmet sunulmalıdır.

**ekibin fuar kıyafetleri, ekibin kıyafetleri şık ve uyumlu olmalıdır. Yurtdışı fuarlarda ülkeye uygun kıyafet seçimi de tercih edilebilir. Bugünün trendinde yurtdışındaki çoğu firma, firma logolu tişört veya gömleklerle, aynı renk pantolon, etek ve ayakkabılarla fuara katılarak kurumsallık imajı sergilemektedirler. Bu şekilde ekip tek tip kıyafetle stantta yer aldığı için hem kurumsallık imajı verilmekte hem de firmanın hatırlanması kolaylaşmaktadır.

**mevcut ve potansiyel müşterilerin fuara nasıl bir slogan ile davet edileceği, mevcut ve potansiyel müşterilerimizin ilgili çekecek ve heyecan uyandıracak bir fuar davetiyesi hazırlamalıyız. Öncelikle kibar bir hitap cümlesi ile başlayıp, fuarın detayları hakkında bilgi vererek, davet amacımızı açıklamalıyız. Yazı ekinde veya içerisinde davetiyeyi online olarak göndermeliyiz. Davet amacımız, yeni ürün sergilemek, yeni bir iş fırsatı sunmak, yeni çıkan kataloğumuzu sergilemek gibi müşteride heyecan uyandıracak bir yapıdan olmalıdır. Mevcut ve potansiyel müşterilerimizden önemli gördüklerimizi de gün ve saat vererek standımızda toplantıya davet etmeliyiz. Davetiyeleri rakiplerimize de atmalı ve onların da ilgisini çekmeli, pazarda biz de varız imajı sergilemeliyiz. Davetiyeyi, maille, telefonla, mesajla, WhatsApp ve LinkedIn üzerinden, sektörel dergilerden, web sitesinden, fuar alanındaki reklamlardan veya kendinize özgü geliştireceğiniz yöntemler üzerinden iletebilirsiniz. Önemli gördüğümüz mevcut ve potansiyel müşterilerimizi ayrıca arayarak da standımıza davet etmeliyiz.

**fuarda kullanılacak promosyon malzemeleri, firmamızın ve ürünümüzün hatırlanması için hedef kitleye yönelik fuarda dağıtılacak promosyon malzemeleri yaptırabiliriz. Herkese vereceğimiz promosyonlarla, iş bağlayacağımız ve müşterimiz olan firmalara vereceğimiz promosyonlar farklı olmalıdır. Promosyon malzemeleri fuardan sonra da hatırlanmamızı sağlayacağından fuara, ürünümüze, firmamıza ve hedef kitleyen uygun bir yapıda olmalıdır. Bunlar; kalem, kupa, defter, notluk, anahtarlık, fuar çantası gibi birçok materyali içermektedir. Fuar çantaları özellikle fuar sırasında reklamımız için çok önemlidirler. Çantayı alan ziyaretçiler fuar alanında saatlerce logomuzu gezdirmiş ve birçok kişi üzerinde tutundurma faaliyeti yapmış olacakladır.

**fuarda kullanılacak katalog ve broşürler, sektörel bir fuara katılıyorsak sektörel bazlı, genel amaçlı bir fuara katılıyorsak genel ürünlerimizi içeren broşürler hazırlamalıyız. Kataloğumuzu herkese değil, iş bağlayacağımızı umduğumuz ve ciddi görüşmeler yaptığımız firmalara vermeliyiz. Hem broşür hem de kataloglarımız fuar öncesinden muhakkak güncel olmalıdır. Katalog ve broşürlerimiz ticaretin dili olan İngilizce dilinde hazırlanmalıdır. İsteyen firmalar ülkeye özgü dilde de hazırlayabilirler. Bunlar ülkelerin ve ziyaretçilerin yapısına göre USP bellek ya da fiziki olarak dağıtılabilir.  Numune isteyebilecek müşterilerimiz olabileceği için yanımıza bir miktar numune de bulundurmamız faydalı olacaktır.

**fuar öncesinden, sonrası ve sırasında sosyal medyadan yapılacak çalışmalar, sosyal medyadan fuara katılacağımızı aylar öncesinden duyurmalıyız. Sonrasında fuara 1 ay kala, en son fuara 10 gün kala tekrar duyuru çalışmalarımızı tamamlamalıyız. Fuar sırasında ekipler birlikte fotoğraf, standın ve ziyaretçilerin yoğun olduğu anların fotoğrafı ve stanttan kısa filmler çekerek sosyal medyada yayınlamalıyız. Şirket filmimiz varsa fuar alanında göstermek de bize ayrı bir imaj katacaktır. Bu şekilde firmamıza gelme imkânı olmayan uzak ülkelerden ya da şehirlerden gelen ziyaretçileri firmamızda ağırlamış gibi oluruz. Ayrıca organizatörden fuar alanında hangi tür reklamları vereceğimiz konusunda da bilgi alınmalıdır. Sonrasında maliyet çalışması yapılarak, reklamın gerekli olup olmadığına karar verilmelidir. Reklam gerekli görülüyorsa, ziyaretçilerin yoğun olduğu ilgi çekici alanlara, fuar kataloglarına, toplu taşıma araçlarına da verilebilir.

**fuar sırasında yapılacaklar, fuar sırasında ekibin müşteriyi çok iyi ağırlaması, ikramlıklar, katalog, broşür, promosyon malzemelerinin sunumu önemli konulardır. Ekip ürünleri sunarken daha önce belirlenmiş ortak bir tanıtım metni ile hareket etmelidir. Müşteriye ürün satmak için uğraşılmamalı, ihtiyacı tespit edilmeli ve müşteriye yardımcı olunmalıdır. Eğer müşteri fuarda bir sözleşme yapmak ve ürün satın almak istiyorsa satın alma faaliyeti bu noktada desteklenmelidir. Fuarların son günleri genelde sakin geçmekte ve öğlene kadar sürmektedir. Ekip bu zamanı da değerlendirmeli, rakipleri analiz etmeli ve fuarda katılımcı olan potansiyel firmalarla görüşmeler ayarlanmalıdır. Fuar zamanında hiçbir firma standında iş için ziyaret edilmemelidir, firmalar fuara katılmak için geldiklerinden genelde ilgi odakları satın almak değil satmaktır. Bu nedenle firmalardan fuar öncesinde son gün görüşmek için randevu alınabilir ya da son gün bu firmaların broşürleri toplanarak fuar sonrasında bağlantı kurulabilir. Ekibi bir hafta öncesinden fuarın olduğu ülkeye ya da şehre göndererek hem pazarı analiz etmesini hem de potansiyel müşterileri ziyaret ederek fuara davet etmesini sağlayabilirsiniz.

**fuar sonrasında genel değerlendirme yapılması, fuar sonrasında fuar katılan ekip bir rapor hazırlamadır. Bu rapor üzerinden fuarın verimliliği ve izlenecek yol haritası üzerinde konuşmalıdır. Raporda, hangi ülkelerden, kaç müşteri geldi? görev tanımları nedir? satıcı mı? kullanıcı mı? hangi ürünlerimizle ilgilendiler? Bizden özel ürün talepleri oldu mu? hangi rakiplerimiz fuardaydı? yeni ürünleri var mı? fuara katılan katılımcılar içerisinden bize müşteri olabilecek potansiyel firmalar hangileri olabilir? bu vb. konular raporda ayrıntılı yer almalıdır. Ayrıca fuar organizatöründen de fuarın değerlendirme raporu istenmeli, bu raporda kendi raporumuzla birlikte arşivlenmelidir.

**fuar sonrasında gelen ziyaretçilerin bilgilerinin arşivlenmesi, fuardan sağladığımız kartvizitleri fuarlar için tuttuğumuz dosyaya arşivleyip, verileri data haline getirmeliyiz. Sonrasında bu kartvizitlerin bilgilerini takip edebileceğimiz bir formatta Excel’de bir akış tablosu oluşturmalıyız. Bu tabloya ayrıca bizden özel istekte bulunan firmalar olduysa, onlarında notlarını eklemeliyiz. Oluşturduğumuz akış tablosuna kartvizitleri kayıt ettikten sonra fuara katılan firmaların web sitelerini dikkatlice incelemeliyiz. Sonrasında her firmaya kendi özelinde bizi ziyaret ettikleri için teşekkür maili atarak, kendileri ile çalışma taleplerimizi kısaca belirtmeliyiz. Burada kesinlikle firma tanıtımı yapmamalıyız. Bırakın firma sizi merak etsin ve sitenize girerek sizinle ilgili bilgi toplamaya çalışsın. Firmalar fuar sonrasında ülkelerinde geç dönecekleri için teşekkür mailinden bir hafta sonra tüm firmaları tek tek aramalı ve kendileri hakkında biraz bilgi öğrenmeye çalışmalıyız. Bu bilgi ile birlikte bizi ziyaret eden firmaların potansiyellerini keşfetmiş olacağız. Potansiyel olduğunu düşündüğümüz firmaları akış tablomuzda kırmızı renkle işaretlemeli ve bu firmaları takibe almalıyız. Bu firmaların analiz çalışmalarını iyi yapmalı ve yerlerinde ziyaret etmek için ayrıca yüz yüze görüşmeler ayarlamalı aynı zamanda işyerimize de davet etmeliyiz. Her fuar katıldığımız fuarda bizi ziyaret eden müşterileri yeni ürün veya firma tanıtım maillerinde mail grubumuz içerisine dahil ederek kendimizi hatırlatmayı sağlamalıyız.

**fuar sonrası teşekkür yazısı, fuar sonrasında bizi ziyaret eden, mevcut ve potansiyel müşterilerimize ve rakiplerimize firma ve hatta kişi özelinde teşekkür maili yazmalıyız. Bu mail hem nezaketi hem de birlikte iş yapma cümlelerini içeren bir yapıda olmalıdır. Teşekkür yazısından sonra bilgi isteyen, fiyat soran ve teklif isteyen müşterilere ayrıca dönülmelidir. Standımızı ziyaret eden rakiplerimiz olduysa onlara da standımızı ziyaret ettikleri için teşekkür ettiğimizi içeren bir yazı göndermeliyiz.

**fuar desteği başvurusu, fuar bitiminden sonra gerekli evraklar hazırlanarak, Ticaret Bakanlığının belirtmiş olduğu süre içerisinde ilgili evraklarla birlikte bağlı olunan İhracatçı Birliğine DYS üzerinden başvurulması gerekmektedir. Fuar öncesinde ilgili fuarın destek kapsamında olup olmadığını kontrol etmek ve destek kapsamında değilse, kapsama aldırmak için başvuruda bulunmak gerekmektedir. Bakanlığın belirlemiş olduğu hedef ülkeler ve prestijli fuarlardan da ilave destek oranını destek başvurusu sırasında işaretletmeyi unutmamak gerekir.

Fuarlar hem satış hem tanıtım açısından önemli kazanımlar elde edilmesini sağlamaktadır. Günümüz pazar koşullarında üretici ile müşterileri, alıcı ve satıcıları karşı karşıya getirebilen, yüz yüze bir ilişki kurulmasını sağlayabilen aktivitelerden bir tanesidirler. Pazarlama ve istihbarat araştırmalarının gerçekleştirilmesi için önemli fırsatlar sunmaktadır. Firmalar fuar alanında iyi eğitilmiş stant personeli, fuar öncesi, sırası ve fuar sırası tanıtım çalışmaları, dikkat çekici bir stant dizaynı ve özenle yürütülen fuar sonrası çalışmaları sayesinde rakiplerinden daha başarılı sonuçlar elde edebilirler. Unutmamalıyız ki, Fuar bitince bizim işimiz bitmemeli, fuar sonrası iyi bir takip ve titiz bir çalışmayla yeni fuarlara kadar iş akışımızı devam ettirmeliyiz. Bizi ziyarete gelen hedef ve potansiyel müşterilerimize kendimizi zaman zaman hatırlatmalıyız.

Verimli ve bol müşterili şahane fuarlar dilerim.

Ayten NAYİR

EMES A.Ş. / Yurtdışı Satış ve Pazarlama Sorumlusu