Değerli Satınalma Profesyonelleri ve Yöneticileri,

Satınalma fonksiyonunu yerine getirebilmek için üstün sorumluluk duygusu, daha fazla yetenek ve daha fazla eğitimdir.

Satınalmacılar, yalnızca ekonomi alanında değil aynı zamanda tüm iş çevrelerindeki organizasyon, personel, hukuk, sistemler ve resmi yükümlülüklerdeki değişikliklerin farkındalığı konusunda diken üstünde olmalıdır.

Diğer bütün disiplinlerde olduğu gibi satınalmacılar personelini motive etme, onlarla iletişim kurma ve yönetme konusunda uzman olmak durumundadırlar.

Satınalmacılar ve çalışanları, genişleyen yönetim ve sosyal alandaki rollerinin değerini anlamak zorundadırlar. Satınalmacılar, kendilerini tüm şirketin maliyet etkinliğine ve karlılığına katkıda bulunan organizasyonun bir parçası olarak görmelidirler.

İyi bir satınalmacı nasıl olur?

İki özellik bu durumda çok önemlidir.

Başkalarını daha iyi performans göstermeye motive etme kabiliyeti ve stres altında alternatif çözüm bulma kabiliyeti.

Buna ilave olarak elastikiyet, yani mental açıdan olaylara çabuk vakıf olma ve reaksiyon gösterebilme yeteneği satınalmada önemli bir özelliktir.

Satınalma, şirket çıkarlarına uzun vadede hizmet etmeye ve katkıda bulunmaya kendini adamayı gerektiren zor bir iştir.

Bu zor işin altından kalkacak iyi bir satınalmacının özelliklerini ve en önemli vasıflarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Dışa Açık Kişilik Yapısına Sahip Bir İnsandır

Dinamik bir iş çevresinde periyodik görev değişikliklerinin gerekliliğini kabul eder. İşinin gerektirdiği bilgileri edinmeye sürekli açıktır. Aşırı savunmacı olmamak kaydıyla yapıcı eleştirileri kabul eder. Dışarıdan, gelecek her türlü uyarıma açık, her türlü bilgiye aç ve değerlendirme yapabilen bir insandır.

• Dinlemeyi Bilen Kişidir, Anlamak ve Öğrenmek İçin Dinleyendir

O kadar fazla ürün almak zorundadır ki, ürünlerin hepsini bilmesi, tanıması ve kararlarını dinlemeden doğru olarak vermesi olanaksızdır. Not tutarak dinlemek faydalı olabilir. Hem konuşulanları unutmamızı hem de başka konuları düşünmemizi engeller. Uygun zamanlarda uygun sorular sormak da faydalı olabilir. Bu yolla hem konudan kopmamış oluruz hem de konuşmacıya ve konuşmasına değer verdiğimizi de göstermiş oluruz. Satınalmacı bu nedenle sabırlıdır ve dinlemekten sıkılmaz. Daha ileri düzeyde dinlemeyi sağlamak için aktif dinleme ve empatik dinleme gibi konularda çalışmak gerekir.

• Okumayı Araştırmayı Sever ve Okumaya da Araştırmaya da Doymaz

Bu nedenle satınalmacı bilgisine saygı gösterilendir. Unutulmamalıdır ki, okumak hemen öğrenmeyi getirmemektedir. Okumaktan yarar sağlamak biraz merak ve ne okuyacağına karar vermekle başlar. Süreç etkinliğinin devamlı gelişmesi için araştırma yapar. Satınalma sisteminin gelişimi için değer yaratan tekliflerde bulunur.

• Kültürlü ve Entellektüeldir

Hiçbir konuşması kimseyi taciz etmez. Din, etnik köken, fanatizm gibi konularda söz dalaşı yapmaz. Kültürlü olmak, farklılıkları bilmek ve farklılıklara saygı duymaktır. Farklılıkları kabullenmek hoş görülü bir yaklaşım sağlayacaktır.

Entelektüellik, bilgi olmadan karar vermemek, sorunlara tarafsız yaklaşmak ve doğruyu aramak şeklinde tanımlanabilir. Entelektüellik, bilginin doğrulanmasını gerektirir. Entelektüeller çabuk karar veremezler. Enine boyuna ve sorunun tamamını dikkate alarak düşünmeye gayret ederler. Satınalma konusunda etraflı düşünmek söz konusu olduğundan, satınalmacının entelektüel olması gerekmektedir.

• Güçlü Yapıdadır

Satınalmacı kendisiyle barışıktır. Bazen fazla mesai yapmayı ve bunu karşılıksız yapmayı da kabul eder. Departmanın iş yükünü paylaşır.

• Liderdir

Sürekli olarak takip edilen kişidir. Liderler bilgili olmalıdır, liderlerin öngörüleri olmalıdır, liderlerin öngörüleri doğru olmalıdır, liderlik çalışkan olmalıdır. Lider güvenilir olmalıdır. Lider yöneticilerin temel vasıfları ise verdikleri emirlerin ve koydukları kuralların istisnası olmamasıdır. Buna satınalmacı da dahildir.

• Sebep-Sonuç İlişkilerini Sağlıklı Olarak Kurabilir Örgütleme ve Planlama Özelliğine Sahiptir

Elindekilerin ne olduğunu bilmek bu işin esasını oluşturmaktadır. Örgütleme ve planlama denildiğinde, takım olmuş ekiplerden söz etmek gerekir. Örgütlenme ve planlama başarısının sırrı, hangi elemanın hangi işi yapacağına karar vermekle başlar. Örgütlenme ve planlama doğru elemana doğru işi vermekle başlayan bir süreçtir.

• Ekonomi Bilgisi Sağlamdır

Ülkemizde yıllarca süren yüksek enflasyon dengelendikten sonra, iş yapmanın dengeleri de değişti. Örneğin; ödememe alışkanlıkları, olabildiğince uzun vade kullanımı, küçük birtakım gereksiz vergi ile ilgili zaman hesapları gibi konular satınalmamızı gereksiz birtakım sıkıntıların içine sokmaya başladı. Oysa, arz-talep dengeleri, fiyat oluşum tabloları, rekabet ve başa baş analizleri, stokta bulundurma maliyetleri, döviz ve kur dengeleri, hammadde ve emtia değerleri, borsa takibi, enflasyon ve işsizlik veriler, satış rakamları gibi tüm dünyanın takip ettiği ekonomik veriler ve değerler, karar vermemizde etkili olan önemli verileri oluşturmaktadır. Bu verilerdeki değişimlerin ne anlama geldiğini satınalmacı kabaca da olsa anlamak durumundadır.

• İlişkileri Dengeli ve Sağlamdır; Nerede Ne Yapacağını Gayet İyi Bilir

Departmanın prosedürleri ve iş akışı dahilinde hareket eder. İş yükünü ağırlığına bağlı olarak diğer satınalma ekibinin yükünü paylaşır. Tedarikçilerin başarısının kendi bireysel başarısının yansıması olduğunun farkındadır. Şirketin en yüksek çıkarları doğrultusunda toplam maliyet etkinliğini sağlayacak kaynak kullanım kararlarını alır.

• Etkin Müzakerecidir

Satınalmacı etkin bir müzakerecidir. Yarışmak için değil, hedefe varmak için çalışır.

• ‘Evet’ Kelimesini Çok Az Kullanır

Satınalmacı ‘EVET’ kelimesini çok az kullanır. Normal konuşmalarda da ‘EVET’ kelimesi her kullanıldığında bunun karşılığında mutlaka bir bedel ödemek gereklidir. ‘EVET’, satınalmacı için kontrata söz vermek, fiyatı kabul etmek, kalite konusunda taviz vermek, uygun olmayan bir teslimat programını kabul etmek gibi ve benzeri birçok sonuç yaratabilir. ‘EVET’ kelimesini az kullanması veya kullanmaması satınalmacının yapısına genel olarak olumsuzluk katmaz.

• Piyasa Bilgisi En Üst Düzeydedir

Tedarikin en iyi şekilde sağlanacağı dağıtım ve şartname koşullarını bilir. Kendi şirketinin ürün ve hizmetlerinden sürekli olarak haberdardırlar. Tedarikçilerin kapasitelerini ve sınırlarını bilir. Pazar ve teknolojideki gelişmelerle yakından ilgilidir.

• Güvenilirdir, Bu Nedenle Danışılır

Yöneticisine, departmanına ve şirketine sadıktır. İşinden zevk alır. En yüksek seviyede kişisel etik standartlar sağlar. Hızlı ve dakik çalışır. İş yükünün baş edilemeyecek kadar artmaya başlaması durumunda yöneticisini durumdan haberdar eder. Zira satınalmacı güven vermiyorsa, başarılı olamsı neredeyse olanaksızdır. Aslında, satınalma mesleği, güvene dayalı bir meslektir.

Her Zaman Ulaşılabilen Bir İnsandır ( En Kötü Durumlarda Bile ! )

İyi satınalmacıların GSM telefonlarının 24 saat açık olması olağandır. Telefona çıkmamak, görüşmelerden kaçınmak satınalmacının başvurmayacağı uygulamalardır. Uzun vadeli tedarikçi ilişkisi geliştirir.                                         

• Son Derece Kibardır

Parayla ilgilenen insanların temel özelliklerinden bir tanesi düzgün ve kibar konuşmaktır. Satınalmacı müzakere ve görüşmelerde seviyenin düşmesini engellemek zorundadır. Kibar olmak, üslup ve davranışın uygun olması, söylenenler ne kadar ağır olursa olsun, satınalmacının muhatap tarafından dinlenmesini ve iyice anlaşılmasını sağlayacaktır.

• Satınalma Nihayet, Çok İyi Bir İnsandır !

Genellikle iyi satınalma yöneticilerinin, çok iyi, şefkatli, ve merhametli insanlar olduğunu görmekteyiz. İşleri ile sosyal yaşantılarını birbirine karıştırmamaktadırlar. Aslında iyi profesyonellerin, işleri dışında çok özel bir yaşantıları olduğu bilinen bir gerçek ve iyi satınalma yöneticilerinin da çok iyi profesyoneller oldukları başka bir gerçektir.

Şirketler yukarıdaki ip uçlarını uygulayabilecek şekilde satınalma birimlerini stratejik hale getirebilirler ise girdi maliyetlerini düşürüp, daha karlı ve rekabetçi hale gelebilirler.

Satınalma birimlerine eski zihniyet ile dar kapsamlı bakan şirketler ise günü kurtardıkları için sevinirken, gün geçtikçe rekabetçiliklerini kaybederek yok olacaklardır.

Daha rekabetçi şirketler için daha güçlü satınalma ve daha güçlü satınalma yöneticileri görmek dileğiyle…