Şirketler büyüdükçe şirket personellerinin çoğalması nedeni ile şirket çalışanlarının bir şirketten, maaş dışı bir takım sosyal beklentileri olmaktadır. Bu durum, firmalar personellerini daha fazla memnun etmek ve tercih edilir şirket haline gelmek için doğrudan üretim ile ilgisi olmayan harcamalarda yapar. Bu tür harcamalar, ana üretim faaliyeti dışında olduğu için destek hizmetleri faaliyeti içinde değerlendirebiliriz.
Destek hizmetleri kapsamında yapılan harcamalar, üretimde doğrudan kullanılan hammadde veya ara mal hükmündeki mallara yapılan harcamalar ile karşılaştırıldığında, destek hizmetlerine kapsamında yapılan harcamaların daha düşük maliyetlerde olması durumunda, yapılan harcamaların önemsenmemesi söz konusudur. Hatta satın almanın, bu tür harcamalar için önemli bir bilgi birikimi edinmemesi, anlatılan önemsememeye işarettir.
Ancak, alıcı ve satıcıların oluşturduğu piyasalar günümüzde, o kadar şeffaflığa sahiptir ki, neredeyse aynı miktarda alım yapan firmaların satın alma maliyetleri de bir birine çok yakın olmaktadır. Bu durumda, nihai üründe fiyat farklılığı oluşturmak için önemsenmeyen destek hizmetleri grubundaki satın alma maliyetlerinin düşürülmesi zorunlu hale gelmektedir.
Doğrudan üretimde kullanılmayan mal ve hizmetlerin daha fazla satın alındığı şirketlere kurumsal şirketler olmaktadır. Bunun yanında, patronun sahip olduğu şirketin doğrudan yönetmeyip, profesyonel yöneticiler ile yönettiği dolaylı yönetimlere sahip şirketlerde de destek hizmetleri kapsamından satın alma maliyetleri artma eğiliminde olacaktır.
Destek hizmetleri kapsamındaki mal ve hizmetlerin çok fazla tüketilmesinin önüne geçilmesi bir yana öncelikle satın alma aşamasında maliyetlerin düşürülmesi gerekir. İkinci aşamada tüketim miktarını düşürmek için önlemler alınmalıdır. Bunu bir örnek üzerinden anlatırsak, 250 kişinin çalıştığı bir tekstil firmasında kumaş, iplik, düğme gibi üretim girdileri diğer firmaların girdilerine yakın olması muhtemeldir. Ancak yiyecek ve içeceklerin satın alınmasının mutfak sorumlusunun fiyat araştırması yapmasına ve satın almasına bırakılması kontrolsüz bir alanın ortaya çıkması sağlar. Çünkü hem ürünün harcayan hem de tedarik eden personel aynıdır. Bu aşamada görevlerin ayrı olması gerekir.
Destek hizmetlerin kullanılan mal ve hizmetlerin maliyetlerinin kontrol etmenin en güvenilir yolu, ana hizmet üretiminin dışında kalan üretim alanlarının bütünüyle devredilmesidir. Yukarıda verilen tekstil firması üzerinden açıklama yaparsak, 250 kişinin çalıştığı bir üretim yerinde, yemek, çay ve temizlik için en az üç kişi çalışıyordur. Bu kapsamdaki hizmetler için gerekli kontrol sistemlerini kurmak maliyetlerin artması sonucunu doğuracaktır. Ne kadar kontrol sistemi kurulursa kurulusun belli bir oranda, israf önlenemeyecektir. Bunun yerine üretilen yemek ve çaya birim bedeli belirleyerek riskleri ile beraber devretmek maliyetlerin uzun vadede düşürecektir.
Ana hizmet dışındaki destek hizmetlerinin riskleri ile beraber devredilmesinde karar verebilmek için ana hizmet alanındaki maliyetlerin ile destek hizmetleri alanındaki maliyetlerin oransal olarak karşılaştırılması gerekir. Özellikle patronun veya patron yerine yöneten yöneticilerin her satın alma işlemini tek tek kontrol edip karar vermediği şirket yapılarında, destek hizmetlerindeki üretimin riskleri ile beraber devreden sözleşmeler yapılmalıdır.
Hizmet devrinin yapıldığı sözleşmelerin, hizmetlerin kalitesinin denetimin kullanılan kriterler olduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle şirketlerin hizmet alım sözleşmelerini sadece avukatlar değil aynı zamanda o fonksiyonun işletilmesindeki sorunları iyi bilen tecrübeli personellerin de bulunması gerekir. sözleşme dilinin hukuki olması yetmez, aynı zamanda işin işletmesinden doğacak risklerinden belirlenerek, risklere karşı önlemlerinde sözleşme metninde yer alması gerekir.
Tekstil firmasının yemeklerinin üretilmesi hususu sözleşme ile devredildiğinde, personelin yarısından fazlasının memnun olmaması halinde sözleşmenin herhangi bir bedel ödemeden feshedilmesi, maliyetleri düşürmek için kalitesiz yemek yapılması riskini önlemek için geçerli bir tedbir olabilir. Aynı şekilde ortaokuldaki öğrenci servis hizmetlerinin sözleşme ile devredilmesi durumunda, çocuklara tacizleri önlemeye yönelik olarak, şoförler için 30 yaş üstünde olmak veya evlilik olmak gibi şartlar konulabilir.
Sonuç olarak, satın alma aşamasında maliyetlerin kontrol edilebilmesi için her zaman hizmet devri sözleşmesinin yapılması alternatifi araştırılmalıdır.
Aziz DİRİ
