Yazılı Olmayan Bilgiyi Kurumsal Hafızaya Taşımak
M.Efsun Yüksel Tunç
Bir satın almacının masasının üstü boş olabilir. Bununla birlikte zihninde yılların pazarlıkları, sezgilerle alınmış kararlar, “şimdi değil” dediği fırsatlar, göz kırparak yönettiği ilişkiler vardır. Ve çoğu zaman bu bilgiler ne bir dokümanda yer alır ne de bir sisteme işlenir. Bunlar sessiz bilgidir — aktarılmayan, yazılmayan fakat her gün kullanılan, en değerli kurumsal varlıklardandır.
Bu yazıda satın alma süreçlerindeki sessiz bilginin ne olduğunu, neden kolayca kaybolduğunu ve bu bilgiyi kurumsal hafızaya nasıl taşıyabileceğimizi ele alacağız.
Sessiz bilgi (tacit knowledge), bir çalışanın deneyim, gözlem ve sezgi yoluyla edindiği, genellikle yazılı hale getirilmeyen bununla birlikte iş yapış şekillerini derinden etkileyen bilgidir.
“Bu tedarikçiyi ararsan sabah saatlerini tercih et, daha esnek oluyor.”
“Şu firmayla pazarlıkta önce dinle, sonra fiyat konuş.”
“Bu ürün grubu genellikle yılın ikinci çeyreğinde daha avantajlı alınır.”
Bunların hiçbiri herhangi bir prosedürde yazmaz. Bununla birlikte hepsi işi yürütür, kolaylaştırır. Peki bu kadar değerli olan sessiz bilgi neden kaybolur?
Bilgi bir çalışanda toplanır, başka kimseye aktarılmaz. O kişi emekli olur, departman değiştirir ya da yıllık izne çıkar… Ve bilgi gider. Yoğunluk içinde aktarım ihmal edilir. “Yazmaya vaktim yok”, “zaten biliyorlar” gibi nedenlerle bilgi saklı kalır. Bazı çalışanlar bilgi paylaştığında özel konumlarını kaybedeceklerini düşünür. Bu da kurumun gelişimini engeller. Yeterli aktarım platformlarının olmaması da bir nedendir. Bilgi paylaşımı için sistematik bir yapı sunulmazsa, bu bilgi ya unutulur ya da yanlış aktarılır.
Satın alma süreçlerinde sessiz bilginin gücü çok kıymetlidir. Sessiz bilginin bize kurumsal anlamda sağladıkları:
- Doğru zamanda doğru pazarlık hamlesi
- Tedarikçi psikolojisinin doğru okunması
- Ürün yaşam döngüsüne göre alış zamanlaması
- Kültürel kodlara göre müzakere biçimi
Tüm bunlar yazılı kurallarda değil; deneyimle damıtılan sezgilerde saklıdır.
Sessiz bilgiyi kurumsal hafızaya taşımak için temelde 7 stratejiden bahsedebiliriz.
- Gölgeli Gözlem (Shadowing) Uygulamaları Başlatmak
Yeni başlayan satın almacılar, tecrübeli bir çalışanı birkaç gün boyunca gölge gibi izlesin. Bu, gözlem yoluyla öğrenmeyi teşvik eder.
- ‘Bildiğini Paylaş’ Oturumları Düzenlemek
Ayda bir kez, ekip içinden biri “Ben bu ay ne öğrendim?” başlığıyla minik bir paylaşım yapabilir. Samimi ve sade olsun, bilgi kıymetlidir.
- Satın Alma Günlükleri Tutmak
Her çalışana ait sade, kısa ama düzenli yazı notları tutulabilir: “Bugün hangi tedarikçiden ne öğrendim? Bu durumu tekrar yaşarsam ne yaparım?”
- Mini Video Anlatımları Kaydetmek
Uzman satın almacılar, sık yaşanan senaryolar için 3-5 dakikalık kısa videolarla tecrübelerini anlatsın. Bunlar dijital bilgi kütüphanesine eklenebilir.
- Tedarikçi Hikâyelerini Derlemek
Tedarikçi özelinde yaşanan örnek olayları kısa hikâye formatında belgeleyin. “X firmasının indirime razı olduğu görüşme nasıl oldu?” gibi örnekler yeni başlayanlara kılavuz olur.
- Mentörlük Sürecini Bilgi Aktarım Aracına Dönüştürmek
Kıdemli çalışanlar sadece kariyer danışmanlığı değil, stratejik tecrübe aktarımı da yapmalı. “Ben olsaydım nasıl davranırdım?” sorusu etrafında konuşmalar tasarlanabilir.
- Sessiz Bilgi Haritası Çıkartmak
Hangi bilgilerin kimlerde olduğunu görünür hale getirin. Her ekip üyesinin uzmanlık alanları ve bilgi havuzları haritalansın. Böylece kayıp riski azalır.
Bilgi paylaşılınca zayıflamaz, derinleşir. Kurumsal gelişim, sadece KPI’larla değil; aktarılmış tecrübelerle, işlenmiş sezgilerle mümkün olur. Ve satın alma dünyasında en kıymetli varlık bazen bir cümlede saklıdır; “Ben bu tedarikçiyi yıllardır tanırım, bu durumda ne yapacağını tahmin edebiliyorum.” O bilgi yazılı değildir. Fakat işte tam da o bilgiyle milyonlar kazanılır, krizler atlatılır. Biz satın almacılar olarak yalnızca alım değil; değer aktarımı da yaparız. Ve hatırlayalım: yazılı olmayan bilgi de kurumsaldır, tabi ki biz sahip çıkarsak.
M.Efsun Yüksel Tunç
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Güzel bir noktaya değinilmiş.