Kelime anlamı ile İletişim, iletilmek istenen bilginin hem gönderici hem de alıcı tarafından anlaşıldığı ortamda bilginin bir göndericiden bir alıcıya aktarılma sürecidir. Organizmaların çeşitli yöntemlerle bilgi alışverişi yapmalarına olanak tanıyan bir süreçtir. İletişim tüm tarafların üzerinden bilgi alışverişi yapılacak ortak bir dili anlamalarına ihtiyaç duyar. İletişim süreci, Gönderici, Alıcı, Kanal, Geri Bildirim, Bağlam ve Kod olmak üzere 6 öğeden oluşmaktadır.
İletişim Lojistik sektöründe operasyon birimi için en kritik ve hataya en açık süreçlerin başında gelmektedir. Operasyon sürecinde yaşanan yoğun iletişim süreçleri ciddi bir zaman kaybı ile hata yapma payını yükseltmekte, yanlış ya da eksik bilgi paylaşımının yaşanmasına ve bunun sonucunda operasyon aşamasındaki her bir birim için bir memnuniyetsizliğe sebep olmaktadır. İletişim sürecindeki Gönderici-Alıcı-Kanal-Geri Bildirim-Kod öğelerinin her birinin her operasyon aşamasında tekrarlanması tüm paydaşların zaman ve iş yükünü arttırmaktadır.
Operasyona başlarken Müşterinin ürün talebini geçmesi, Tedarikçinin Lojistik firmasına, Lojistik firmasını sürücüye iletmesi sürücünün gelen talebi alması yükün müşteriye sorunsuz teslim edilmesi müşterinin yükü sorunsuz teslim alması bir operasyonda yaşanan iletişim sürecidir. Tabi burada bütün bu iletişimin hatasız ve eksiksiz yürütülmesi hedeflenmektedir.
Operasyon yetkilisinin bu süreçte sürücü ile yaşadığı telefon iletişimi yoğunluğu hem sürücü hem de operasyon yetkilisinin ciddi bir zaman kaybına ve verimsiz bir iletişim sürecinin yaşanmasına sebep olduğunu deneyimleyerek yaşamış ve bunun önüne geçebilmek için gerek sahada gerek operasyon biriminde ve Tedarikçi-Müşteriler ile yapılan görüşmeler saha çalışmaları ve demolar ile bu iletişimi minimum ve hatta SIFIR seviyeye çekmek için yeni çözüm arayışlarına yönelmemiz neticesinde SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ’nü hayata geçirdik.
SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ ile amacımız olan minimum iletişim ile hatasız bir süreç yönetimi ile tüm paydaşları bu süreçte yormadan doğru bir operasyon süreci yönetmektir. Tedarikçi firmanın lojistik firmasına göndermiş olduğu talep ile SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ devreye girerek bundan sonraki tüm süreci SIFIR iletişim ile yönetmekte olup hatasız ve doğru zamanlama ile müşterinin yükünü teslim edilmesini sağlamaktadır.
Operasyon biriminin gelen talebi sürücüye iletirken yükü nerden ve ne zaman alacağı, nereye ve hangi zaman diliminde teslim edeceği, hangi uyarı levhalarını alması gerektiği, hangi güzergahı kullanması gerektiği, yükü alırken ya da yükü teslim ederken yanında bulundurması gereken teçhizat ya da firmaların özel durumlarının bildirilmesi. Sorunsuz bir sevkiyat sürecinin yapılabilmesi için tüm bu bilgilerin doğru zamanda doğru sıra ile iletilmesi lojistiğin olmazsa olmazıdır.
SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ müzde biz bütün bu iletişim sürecini sadece 1-2 dk içinde doğru zamanda doğru sıra ile sadece tek seferde bitiriyoruz. Böylece operasyonun birimimizin tüm telefon iletişimin SIFIR’a düşürmüş oluyoruz. SÜRÜCÜ MODÜLÜ’nü geliştirirken deneyimlerimiz yaşadığımız sorunlar ve sahada yaptığımız Ar-Ge çalışmaları neticesinde bu modül artık operasyon birimimizin kısa sürede can damarlarından biri olduğunu deneyimlemiş bulunmaktayız.
Operasyon yetkilisi gelen talebi SEFERİ LOJİSTİK SÜREÇ YÖNETİMİ yazılımımız üzerinden SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ’ne yönlendirdikten sonra süreç tamamen yazlım üzerinden ve SIFIR iletişim ile ilerlemektedir. SÜRÜCÜ MODÜLÜ üzerinden sürücüye iletilen görev emri ile sürücü görevi kabul eder ve sürücü hangi dolum noktasından hangi zaman diliminde yükü alacağı bilgisi gelir. Yine Operasyon biriminin SEFERİ yazılımından belirlediği yol güzergahı sürücü modülünden sürücüye iletilir. Ve böylece sürücü yükleme noktasına hangi yoldan gideceği bilgisine kendi yorumu dışında tamamen Operasyon biriminin yönlendirmesi ile güzergah gerçekleşir. Sürücü daha görev kabulü esnasında aracında taşıyacağı yüke özel bulundurması gereken uyarı levhalarını, varsa iş güveliği ekipmanlarını dolum yada teslim noktasında bulundurması gereken ilave teçhizatları hazırlayarak Yükleme noktasına tam eksik ve doğru zamanda bulunmak için harekete geçmiş olur. Yüklemeyi yapan sürücü yine SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ üzerinden yükü teslim edeceği noktayı öğrenip yine operasyon biriminin SEFERİ YAZILIMI üzerinden belirlemiş olduğu yol güzergahını takip ederek doğru zamanda doğru güzergahtan ürünü teslim etmiş olur.
Bu süreç esnasında sürücü ya da operasyon yetkilisi hiçbir aşamada sürücü ile iletişime geçme gereği duymaz. SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ üzerinden sürücü çok basit işlemler ile sadece birer tuşlama ile tüm süreç bilgisini yönetebilir. Sürücünün her bir statü değişikliği anlık olarak Operasyon yetkilisinin önüne online olarak düşmesi sonucunda aracın anlık durumu takip edilmiş olur. Sürücü GÖREVİ KABUL EDER. Modül üzerinden sürücüye Taşıyacağı yük, Yükü alacağı nokta, yükleme yapacağı zaman dilimi ve yol güzergahı ile birlikte bildirim gelir. Yine modül üzerinden sürücüye yükleme ve teslim noktalarında bulundurması gereken uyarı levhaları takması ya da bulundurması gereken özel gereksinimler de sürücüye iletilmiş olur. Sürücü tüm bu süreci online çok basit ve tek tuşlama ile geçtikten sonra yükünü alır sonrasında teslim noktasına gideceği güzergahı yine operasyon yetkilisinin belirlemiş olduğu güzergah üzerinden doğru zaman diliminde müşteriye teslim etmek için yola çıkmaya hazırdır.
Operasyon birimimiz bu süreçler ilerlerken SIFIR iletişim mottomuza uygun olarak hiçbir zaman sürücü ile iletişime geçme ihtiyacı duymamaktadır. Bu bizim için ciddi bir zaman tasarrufu ve yaşanabilecek yanlış-eksik bilginin önüne geçerek süreci sağlıklı hızlı ve ekonomik olarak bitirmemizi yani mutlu müşteri, mutlu tedarikçi, mutlu operasyon hedefimize başarmamızı sağlamaktadır.
SEFERİ SÜRÜCÜ MODÜLÜ ile operasyon birimimiz aracın anlık olarak tüm hareketlerini online olarak takip edebilmekte, aracın ne zaman dolum noktasında olacağı, ya da şu an hangi süreçte olduğunu hangi aşamada ne kadar süredir beklediği gibi can alıcı bilgilere sıfır iletişim ile sadece bir tuşa basarak görebilmekte ve bu bilgilere istinaden aksiyon alabilmektedir. Ayrıca tüm bu süreçleri operasyon bittikten sonra geriye dönük bu sürece ait bilgileri tekrar görebilmektedir.
SEFERİ LOJİSTİK SÜREÇ YÖNETİM YAZLIMI ile birlikte SÜRÜCÜ MODÜLÜ’nü kullanarak biz operasyonda SIFIR iletişim hedefimize ulaşmış bulunmaktayız. Bunun bize getirdiği zaman tasarrufu bilgi kirliliğinin olmaması ve yanlış ve eksik bilgilendirmenin yaşanmaması Operasyon süreç kalitemizi arttırmakta bu süreçteki tüm paydaşların sağlıklı ve doğru bilgiye ulaşmış olması her paydaş için artık vazgeçilmez bir gereksinim haline gelmiştir.
Levent ÇUHADAR
SİRİUS GRUP
