Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 3

Prof. Dr. Murat Erdal
merdal@istanbul.edu.tr

Sözleşmeler kurumsallaşmanın, profesyonel iş yaşamının önemli göstergelerinden bir tanesidir. Tüm pazar etkileşimlerinde; müşteri ve tedarikçi kanadında paydaşlarla iş yapmanın vazgeçilmez bileşeni. Şirketler arası karşılıklı talep ve beklentiler uzlaşma neticesinde sözleşmeye aktarılıyor. O nedenle sözleşmeler sadece bir departmanı değil tüm şirketi ilgilendiriyor. Sorumluluk yüklüyor, hukuki açıdan bağlıyor. Üretim yaparken dikkatli ilerlenmesi bir mecburiyet. Üzerinde detayların yer aldığı dökümanları titiz bir şekilde üretmek zorundasınız.

Bu kapsamda şartname, sözleşme gibi şirket çevresine yayılan tüm belgelerin hazırlanmasında ilgili birimlerin desteği önem arz ediyor. Amaca uygun bir belge hazırlanırken birimler arası iş birliği, şirketi olası risklerden koruma sağlamaktadır. Şartname ve sözleşmelere üretim, kalite, hukuk başta olmak üzere etkileşimde bulunan tüm birimlerin katkı vermesi gerekmektedir.

Satınalma ve tedarik zinciri yöneticileri, mevcut tedarikçi portföyünü ve onlarla ilişkilerini düşündüğünde hangi noktalarda risklerle karşı karşıya kalabiliriz diye bir değerlendirme içerisine girer. Bu riskleri minimize etme adına temel adım,
ilk aşamada doğru tedarikçi araştırması ve devreye alma sürecini yönetmektir.

Yakından bakacak olursak sözleşmeler performans göstergelerini desteklemek zorundadır. Kontratlarda operasyona ait beklenti ve uyarıları net bir biçimde görürüz. Satınalma departmanın kendi performans göstergeleri (KPI’lar) olduğu gibi şirketin de çalıştığı tedarikçilere ilişkin performans göstergeleri (tedarikçi KPI’lar) vardır. İşleri doğru perspektifte ele almak istiyorsanız, kalem kalem KPI’lara ve onların sapmasına engel olacak adımlara kontratlarınızda yer vermelisiniz.

Geçmişten günümüze yürütmede, karşı karşıya kalınan riskler içerisinde öne çıkanlar; kalite, teslimat ve maliyet (kısaca K-M-Tdiyelim) idi. 2000’li yıllardan başlayarak “çevre” konusu eklendi. Çevre faktörü de zaman içerisinde bir evrim geçirdi. Daha geniş eksende “sürdürülebilirlik” şemsiyesi altında ele alınmaya başlandı. O nedenle performans göstergelerinde K-M-T ve S(sürdürülebilirlik) son derece etkilidir. Elbette hizmet sektörlerinde “müşteri memnuniyeti” ve teknoloji yoğun sektörlerde “inovasyon/yenilikçilik” de düzenli bir biçimde ölçümlenmektedir.

Sözleşmenin üçüncü kısmı teslimat, iade ve cezalarla ilgili olduğu için, bu konuda işletmelerin üzerinde önemle durduğu anlayışa değinmek istiyorum. Yoğun araç hareketinin yaşandığı tüm büyük tesisler, tedarikçi ilişkileri – sevkiyat ve teslimat yönetimini makro açıdan “gelen malzeme trafiği (inbound logistics)” ve “fabrika lojistik master planlama” çerçevesinde değerlendirmektedir.

Tesis saha yönetimi, gelen araç trafiği, araç giriş – çıkış kapıları ve kayıtları, malzeme miktarları, emniyetli araç park sahaları, şöförler için bekleme yerleri, depo-rampa araç koordinasyonları gibi pek çok konu üzerinde iyiden iyiye çalışılmaktadır. Bunun nedeni, iyi yönetilmeyen fabrika lojistik sahalarının çeşitli problemlere örneğin; uzun bekleme süreleri, kaza ve kayıplara neden olabilmesidir.

Sözleşmeleri ne kadar kapsamlı hazırlasanız hazırlayın, içerisinde koruyucu maddelere detaylarıyla ne kadar yer verirseniz verin operasyonun kendine özgün dinamikleri vardır.

Öncelikle tesis altyapı ve saha yönetimini doğru kurgulamanız gerekmektedir. Aksi takdirde tedarikçiler ve alıcı ekipleri arasında gereksiz şekilde teslimat kaynaklı iletişim ve koordinasyon problemleri meydana gelecektir.

İncelediğimiz örnek üretim sözleşmesinin ilk kısımları; kalite ve izlenebilirlik konuları olmuştu. Şimdi ise masanın her iki tarafının da düzenlemekte zorlandıkları teslimat, fiyat ve cezalarla ilgili maddelere gelmiş olduk.

Bu hafta örnek üretim sözleşmesinin teslimat, iade, fiyat ve ceza maddeleri ile devam ediyoruz:

• TESLİMAT
  • Satınalma Programı
  • Teslim Yeri ve Nakliye
  • Teslimat ve Tesellüm
• İADE
• FİYAT
• CEZA

Hatırlatmakta fayda var.

SÖZLEŞMENİN İLK KISIMLARI:

1. Bölüm Sözleşme                          

Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 1   

 Kalite Yönetimi ile ilgili sözleşme maddelerinin incelenmesi:

• KALİTE TEMİN SÜREKLİLİĞİ
• TEDARİKÇİ KALİTE SİSTEMİ
• KALİTE BELGESİ
• FİZİKSEL GÖRÜNÜM
• KONTROL
• UYGUNSUZLUK
• DENETİMLER
• YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER2. Bölüm Sözleşme 

Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 2                                                         

İzlenebilirlik ile ilgili sözleşme maddelerinin incelenmesi:

• İZLENEBİLİRLİK
• TANIMLAR
• Uzun Vadeli Tedarikçiler
• Operasyonel Tedarikçiler
• Ticari tedarikçiler
• NUMUNE VE ÜRÜN DOSYASI
• Numune ve Ürün Dosyası verilmesi Gereken Durumlar
• Ürün Dosyasının İçeriği
• SERİ ÜRETİM ONAYI
• GARANTİ
• AMBALAJ

başlığı altında incelemiştik.

Üretim sözleşmesini dört kısım halinde analiz ediyoruz. Aşama aşama ilerliyoruz. Bu hafta üçüncü aşamadayız.

Tedarikçi Üretim Sözleşmesi, Bölüm – III

• TESLİMAT
  • Satınalma Programı
  • Teslim Yeri ve Nakliye
  • Teslimat ve Tesellüm
• İADE
• FİYAT
• CEZA

Tek tek maddelerin incelenmesine başlayalım.

• TESLİMAT
• Satınalma Programı

Satınalma Programları, Murat Makine sistemi kullanılarak gönderilecektir.

Birinci ayın termini değişmez olup istenilen miktar ve kalitede, belirtilen tarih ve birim fiyata TEDARİKÇİ tarafından sevk edilecektir. Her hafta /ay fabrikalar bazında gönderilen Satınalma Programı bir öncekini hükümsüz kılacaktır. Gönderilen Satınalma Programı TEDARİKÇİ tarafından mutlaka teyit edilecektir. Teyit etmeyen TEDARİKÇİ, buradan doğabilecek olumsuzlukları (bant durdurma cezaları da dahil olmak üzere) peşinen kabul etmiş ve teyit edilmeyen programlar kabul edilmiş sayılacaktır.

Murat Makine sipariş iptallerini 1 ay önceden bildirecektir.

• Beklenti / Uyarı:

Alıcı Murat Makine sahip olduğu sistemi (yazılımı) etkin ve verimli bir biçimde kullanma çabası içerisinde. Şirketler tedarikçi portalı, tedarikçi ilişkileri yazılımı (SRM), S2P (Source-to-Pay) platformları, ERP gibi alanlarda bir hayli yatırım yapmaktadır. Tüm hedef işletmeler arası ilişkilerde olabildiğince dijitalleşmektir. Tedarikçi ile yürütülen işlemlerin anlık bazda takip ve izlenebilirliğini artırmak temel hedeftir. Belgeler, sipariş detayları (Purchase Order – PO) , onaylar, faturalar, ödemeler, performans göstergeleri, geri bildirimler, raporlamalar, harcama analizleri, teknik resimler, stoklar, eğitim dökümanları vb. pek çok bilgi ve döküman sistem üzerinde yer alabilmektedir. Burada detaylandırarak yer vermemden kasıt, ülkemizde daha fazla şirketimizin vakit geçirmeden bu alana kaynak ayırmasını sağlamaktır.

Bu madde ile alıcı tarafın sistem yatırımlarını yaptığını, onunla çalışan tedarikçilerinin de sisteme entegre olması gerektiğini anlıyoruz.
Sistemin aktif kullanılması isteniyor. Yapılması gerekli işler, satınalma siparişleri (PO) dijital ortam üzerinden gerçekleştirilmektedir. Burada farklı büyüklükteki işletmeler (özellikle KOBİ seviyesi) başlangıç aşamalarında zorlanabilse de kısa zamanda uyum sağlayacaklardır.

Güncel siparişler, devam eden işler konusunda tedarikçinin sisteme düzenli girişi ve teyidi isteniyor. Tedarikçi kaynaklı mazeretlerin (sisteme giremedim, atladım gibi) yaptırımı vurgulanıyor. Alıcı tarafında büyük bir sıkıntı olması halinde örneğin “bant durdurma ve onun cezası gibi” belirtilmiş. Sipariş iptalleri için ise süre bir ay şeklinde verilmiş.

• Teslim Yeri ve Nakliye

Milk-run uygulamaları kapsamında bulunan malzemeler için nakliye Murat Makine’ye ait olup MILK-RUN SÖZLEŞME ŞARTLARI geçerli olacaktır. Aksi belirtilmedikçe MILKRUN Uygulaması dışındaki (Sipariş Özel Şartları’nda aksi belirtilmedikçe), malzemeler Murat Makine’nin ambarına teslim edilecektir.

Nakliye TEDARİKÇİ’ye ait olacaktır.

Nakliye sırasında ürünlerin sorumluluğu (ürünlere gelebilecek hasar, hırsızlık, kaza, vb.) Murat Makine ambarına kadar TEDARİKÇİ’ye ait olacaktır. Fason imalat yaptırılacak parçaların teslim yeri yazılı olarak ilgili TEDARİKÇİ’lere bildirilecektir. Fason parçalar Giriş Muayene uygulanmadan alınan parçalara dahil edilecek ve Murat Makine’ye GİRDİ MUAYENE ve DENEYLERİNE TABİİ OLMAKSIZIN ÜRÜN SEVK YETKİSİ SÖZLEŞMESİ’nin yükümlülükleri geçerli sayılacaktır.

Ayrıca Murat Makine ve TEDARİKÇİ pahalı ve aşırı navlun ödemelerinden kaçınacaktır.

• Beklenti / Uyarı:

Teslim yeri ve nakliye sorumluluğu tedarikçi temelinde bölümlere ayrılmıştır.
Milk-run sözcüğü Türkçede “döngüsel sefer” anlamında kullanılmaktadır. Otomotiv sektöründe elverdiği ölçüde yararlanılmaktadır.

İmalatı doğrudan ilgilendiren belirli parçaları üreten tedarikçiler coğrafi yakınlık temelinde sınıflandırılmaktadır. Milk-run uygulamasının özü, üretim programı ve tedarikçi sevkiyatlarını uyumlandırmaktır. Sevkiyat aracı programlanmasıyla en uygun rotada sırasıyla tedarikçi 1-2-3 adreslerine gönderilerek toplama yapılmaktadır. İhtiyaç duyulan ürün ve parçalar, ihtiyaç duyulan gün ve saatte alıcının fabrikasında hazır hale getirilmektedir. Güvenli parça akışlarını sağlayarak, alıcı üretim risklerini minimize etmek esastır.

Bu madde içerisinde iki sözleşmeye atıfta bulunulmaktadır:

• MILK-RUN SÖZLEŞMESİ
• GİRDİ MUAYENE ve DENEYLERİNE TABİİ OLMAKSIZIN ÜRÜN SEVK YETKİSİ SÖZLEŞMESİ

Hangi tedarikçinin ne koşullarda sevkiyattan sorumlu olduğuna açıklık getirilmiştir.

Taşıma organizasyonu ve risklerinden (hasar, kayıp ve gecikmelerden) tedarikçi sorumludur. Tedarikçi ya kendi (öz mal) aracı ile ya da partner lojistik firması ile çalışmak durumundadır. Kendi ya da hizmet aldığı taşıyıcının performansını yakından takip etmek gerekecektir.

İlerleyen haftalarda MILK-RUN SÖZLEŞME ŞARTLARI’nı içeren bir sözleşme örneğini bu köşede inceleyeceğim.

Üretim sözleşmemizi 4 safhada analiz ediyoruz.

1. Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 1
2. Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 2
3. Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 3
4. Satınalma Kontrat Yöneticiliği ve Riskler – 4

Üretim sözleşmesinin son kısmında yani dördüncü yazımızda aşağıdaki başlıklarda yer alan maddelere;

• FESİH
• BİLGİLER VE DEĞİŞİKLİKLER
• KALIP ve EKİPMANLAR
• BELGELERİN ARŞİVLENMESİ
• GİZLİLİK
• MÜCBİR SEBEPLER
• İHTİLAFLAR
• İLETİŞİM
• DİĞER HÜKÜMLER
• SÖZLEŞME EKLERİ
• Ek-1: Çevre, İSG ve Enerji Yönetimi Sorumlulukları
• Ek-2 AS9100 Satınalma İlave Şartları

yer vereceğiz.

Yine bu köşede yukarıda yer alan üretim sözleşmesinde yer verilen başka bir sektör temelinde, MILK-RUN SÖZLEŞMESİni ayrıca inceleyeceğim.

Sizler de bu köşede incelenmesini istediğiniz SATINALMA VE TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ kapsamında sözleşme örneklerinizi egitim@satinalmadergisi.com adresimize gönderebilirsiniz. Gelin birlikte inceleyelim.

SATINALMA VE TEDARİK ZİNCİRİ EKİPLERİ İÇİN
Sözleşme Yönetimi ve Sektörel Kontrat İncelemeleri Eğitimi

Sözleşme Yönetimi ve Sektörel Kontrat İncelemeleri başlıklı eğitimin içeriğini incelemek için Eğitim Kataloğunu https://satinalmadergisi.com/egitim.pdf indirebilirsiniz.

Ekibinizin ihtiyacı doğru eğitim teklifini almak için talebinizi egitim@satinalmadergisi.com e-posta adresimize iletebilirsiniz.