Son günlerdeki moda deyimle rekabetin artık işletmeler arasında değil, işletmelerin tedarik zinciri uygulamaları arasında gerçekleşmesi, bu zincirin önemli bir halkası olan “Satınalma” ve “Satınalma Operasyonları” nı son derece önemli kılmaktadır.
Satınalma başarısı, operasyonu ile literatürde “sourcing” olarak adlandırılan, gerçek manada satınalma aşamasından önceki tedarikçi belirleme veya teklif toplama aşamasının uyumu ve koordinesine bağlıdır.
Genel olarak, üretim işletmeleri hammadde tedarikini minimum stok kalacak (emniyet stoku) şekilde planlamakta ve talep/teslim tarihlerini bu şekilde belirlemekteler. Konjoktürel gelişmelere ve piyasa rekabet şartlarına uyabilmek adına üretim/planlama ve lojistik departmanları müşterek çalışmalarımız ile geçmiş tecrübelerimiz sonucu belirlenen ve belirli sürelerde güncellenen “ lead time”(termin/teslim tarihleri) lara göre satınalma operasyonuna başlayarak, prosedürlerimizi uyguluyoruz, ancak başta da söylediğim gibi içinde bulunduğumuz rekabetçi piyasa şartları minimum maliyetli ve zamanında teslimli operasyonları gerekli kılmaktadır. Piyasadaki fiyatların çok altında bir maliyet ve yüksek kalitede tedarik edebileceğiniz bir kimyasalın gerekli termin/teslim sürelerinde işletmenizde olamaması, işletmeniz için bir avantaj olmaktan çok aksine muhtemel üretim bandınızı değiştirmek ya da üretiminize ara vermek zorunda kalacağınız, sizin ve işletmeniz için son derece olumsuz bir senaryo ile karşı karşıya kalmanıza neden olabilecektir.
Kimya sektöründeki satınalma personeli için en büyük problemler yerel tedarikçi bulma zorluğu ve nakliye/ulaştırma operasyonları olarak göze çarpar. Sektöre has diyebileceğimiz bu durumlar için, Kimyasal satınalma operasyonlarını diğer sektörlerden ayıran temel farklılıklar olarak da belirtebiliriz.
Talep edilen kimyasal hammadde tedarikçisini belirleme aşaması, belirttiğimiz gibi yurtiçi tedarikçi yetersizliği/yokluğu nedeniyle, satınalma personelinin alternatifsiz olarak yurtdışı pazarlara yönelmesi ile başlamaktadır. Operasyonun sağlıklı bir şekilde yerine getirilmesi satınalma-sevkiyat-gümrükleme bölümlerinin koordineli çalışmasına bağlıdır. İşletmeler çeşitli performans ölçe kriterleri belirleyerek ilgili bölümlerin sipariş edinme performanslarını belirleyebilir. Örnek vermek gerekirse, üretim tarafından talep edilen malzemenin, satınalma tarafından ne kadar sürede siparişe çevrildiği, siparişe çevrilen ve tedarikçiye yönlendirilmiş bu talebin tedarikçi tarafından karşılanabileceğinin teyidinin ne kadar sürede firma satınalma yetkilisine ulaştığı, belirlenmiş termin/teslim süreleri içersinde talebin karşılanabilme oranı, gümrüğe gelmiş hammaddenin ne kadar sürede gümrüklenip, işletmeye verilebildiği v.b kriterler işletme içindeki çeşitli departmanların ve tedarikçinin performansının ölçümünde bizlere yardımcı olacaktır.
Kimyasal satınalma operasyonu esnasında olası yaşanabilecek sıkıntılardan bahsetmek gerekirse; minimum sipariş miktarının belirlenmesi, ödeme ve teslim şeklinin belirlenmesi, özellikle likit hammaddelerin sevkiyatında yaşanan taşıma kabı/aracı problemleri örnek olarak verilebilir.
Kimyasalların yurtdışından temini, beraberinde yüksek maliyetleri getirmektedir. Firmalar hem hammadde maliyetleri hem de stoklama maliyetlerini minimize etmek adına optimum sipariş miktarını belirlemek ve bu sipariş miktarını tedarikçiye kabul ettirmek durumundadır. İşletmenin küçük tonajlar sık aralıklarla mı yoksa yüksek tonajlı periyodik alımlarla mı talebi karşılayacağı sorusunun doğru cevabı optimum sipariş miktarı olarak karşımıza çıkar.
Özellikle likit hammaddelerin sevkiyatının özel ekipmalar (ısıtmalı araçlar/dorseler, Isotank konteynerler v.b.) gerektirmesi yüksek taşıma maliyetlerine neden olmakta, bu maliyetler hem tedarikçi hem de işletme tarafına ayrı ayrı yansımaktadır. Kimyasal tedarikçiler de, bu maliyetlerden en alt düzeyde etkilenme adına yüksek tonajlı satışlardan taraf olurken, işletmeler ise genelde sık aralıklı düşük tonajlı sipariş miktarlarını tercih etmektedir. Durum böyle olunca her iki taraf için sıkı bir pazarlık süreci öngörülmekte ve bu aşamada işletme-tedarikçi ilişkileri ve etkileşiminin önemi ortaya çıkmaktadır.
Tedarikçi ilişkileri yönetimi de Satınalma üst başlığı altında ayrıca incelenmesi/irdelenmesi gereken çok önemli bir konudur. Satınalma personeli için birinci öncelik maliyet olarak görünse de tedarikçinin talebi karşılayabilme oranını da belirlemek isteyecektir. Düşük maliyetli ancak talebi karşılanamayan siparişler satınalma başarısızlığı olarak ortaya çıkacaktır.
Karşılıklı güvene dayalı ticari ilişkiler genelde uzun süreli tedarikçi-işletme ilişkisine, güncel deyimi ile tedarikçisi işletmenin “çözüm ortağı” haline dönüşmektedir. Ancak bu durum ülkemizde pek de kolay ve kısa zamanlarda tesis edilebilen bir durum değildir. Maliyet odaklı satınalma alışkanlığının, bu tür bir ilişkinin önündeki en büyük engel olarak görebiliriz. Genelde piyasa şartlarında “kazan-kazan” prensibi ile gelişen ve ilerleyen tedarikçi-işletme ilişkileri uzun vadeli olabilmektedir. Her iki taraf açısından bakıldığında, “bildiği-tanıdığı” tedarikçi-alıcı ile ticari ilişkisi uzun süre devam ettirmesi iki tarafın da arzu edeceği bir durumdur. Ancak günümüzdeki rekabet şartları buna pek izin vermemekte.
Son olarak değinmek istediğim konu; operasyonel anlamda sektörün yetişmiş işgücü ihtiyacı konusudur. Devamlı suretle gelişen ve değişen dünyamızda geleneksel satınalma operasyonları çağın gerisinde kalmakta, devamlı suretle maliyetleri minimize edecek operasyon/satınalma şekilleri aranmakta, en azından üst-yönetim tarafının bilançolardan tasarruf kalemi olarak görülmek istenmektedir. Kariyerini Kimya Satınalma ve Satınalma operasyonları sektöründe geliştirmek, sürdürmek isteyen arkadaşlarımız çağı yakalamak bir yana çağın ilerisine geçmek durumundalar. Mutlak suretle yeniliklere ve teknolojiye açık olmak zorunlulukları var, aksi halde belki de her sektör için geçerli, kendilerine sektör içinde yer bulabilmeleri çok zor olacaktır.
Onur Mol, Satınalma Operasyon Uzmanı
