Satın alma için diğer bölümlerin yapmış olduğu klasik espri ” SaKın Alma” aslında bizim işin özetidir.  İş hayatında satın alma çok fazla detay süreçlerin takip ve analizi ile yapılır. Bu işin dışındaki herkes mevcut taleplerin alımının neden bu kadar zor olduğunu anlayamaz ve sakın alma yakıştırmasını yaparlar.

Peki neden bu kadar zordur satın alma?

Özellikle gıda sektöründe hele bir de tarımsal hammadde ile üretim yapan bir firmanın satın almasını yapıyor iseniz daha önceden planlanan termin tarihlerinizin sürpriz bir şekilde öne çekilmesi ve acile düşmesi çok muhtemeldir. Projeksiyonlar,  yıllık tahminler artık geçerliliğini yitirmiştir. Satın almacı doğaya karşı bir mücadele içerisindedir. Hammadde gelmesin diye yağmur duasına çıkar ki ürünün konulacağı ambalajı baskıdan çıkartıp üretimlerine yetiştirebilsin.  İşte bu noktada daha önce yapmış olduğu analizler sonucu karar vermiş olduğu tedarikçi seçimi büyük önem taşır.  Seçtiği tedarikçi, uygun kalite standartlarındaki malzeme üretimini hızlı bir şekilde yapıp yine aynı hızdaki hizmet kalitesi ile mücadelenize destek verebilmelidir.

Satın almacının kan grubu  “O Rh +“ dir. Genel hizmet veren fakat sadece kendinden destek alan meslek grubu… Pazarlama, Planlama, Üretim,  Kalite, Satış, Ar-ge, Muhasebe, Finansman, idari işler vb. hepsi satın almadan hizmet bekler.

Düşük maliyet, hızlı tedarik, sıfır stok, yüksek kalite beklentilerin başında gelir.

Aslında çalıştığınız tedarikçilere de yönetiminiz ve yönlendirmeleriniz ile hizmet veren durumundasınızdır.

Satın almacının, tüm bu organizasyonları başarı ile yürütebilmesi için nasıl özelliklere sahip olması ve nelere dikkat etmesi gereklidir?

·         Sistemli, planlı çalışması

·         Hızlı ve çabuk karar verebilen bir yapıya sahip olması,

·         Yaratıcı fikirleri ile özellikle maliyet düşürücü inovasyonlar yaratabilmesi,

·         Sürekli iyileştirme ilkeleri çerçevesinde maliyet iyileştirici uygulamalar önermesi,  geliştirmesi, gerçekleştirmesi,

·         Hizmet verdiği tüm departmanlar ile iletişiminin kuvvetli olması,

·         Sektör analizlerini düzenli ve başarılı bir şekilde yapabilmesi

·         Hammadde envanterlerini düzenli olarak takip etmesi ve hatta envanter değişimleri hakkında önceden tahmin sahibi olabilmesi,

·         Satın alınan ürünlere ve bunların temel hammaddelerine ilişkin pazar araştırmaları yapması,  Emtia iç ve dış piyasa hareketlerini ve diğer ekonomik gelişmeleri izlemesi ve iyi analiz edebilmesi,

·         Tedarikçi seçimlerini doğru şekilde yapabilmesi ve tedarikçileri ile olan ilişkilerini iyi yöneterek “tedarikçi” ismini “iş ortağı” olarak değiştirebilmesi,

·         Fiili satın alma tutarı ile bütçe tutarı oranını minimum seviyede tutabilmesi,

·         İthalat prosedürlerini gerek firmalar, gerekse resmi kuruluşlar nezdinde yürütebilmesi, gerekli mevzuatları takip edebilmesi,

·         Pazarın durumuna, şirketinin ve tedarikçisinin pozisyonuna, emtia fiyat hareketlerine ve geleceğe yönelik beklentilere göre spot veya dönemsel (yıllık, altı aylık, üç aylık vb. ) bağlantılar yapabilmesi,

·         Gerektiğinde Hukuk Müşavirliğinin görüşleriyle, sözleşmeler hazırlayabilmesi,

·         Tedarikçilerle şirketi arasındaki bilgi, malzeme ve hizmet akışını optimum performans ve minimum maliyetle gerçekleştirmesi,

·         Satın alınacak malzemelerin, kalite ve temin sürekliliğini güvence altına alması

·         Alternatif satıcıları devreye sokarak rekabet ortamı yaratması ve satın alma sürecinin verimliliğinin arttırması,

·         Satın alma süreci ve tedarikçilerin değerlendirme sürecini ve performansını değerlendirmesi, eksiklikleri belirlemesi ve çözüm noktalarını bulması,

• Zamanında satınalma siparişi karşılama oranı yüzdesini maximum düzeyde tutabilmesi

·         Ekonomik, siyasi ve teknolojik gelişmeleri, rekabet ortamını, değişen pazar şartlarını, emtia fiyat hareketlerini, arz ve talep bilgilerini izlemesi ve analiz etmesi,

·         Potansiyel risklere karşı önlemler alabilmesi,

·         Yenilikleri ve teknolojiyi takip etmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak Satın Alma yapmak için bu işten zevk almak, özveri ile çalışmak gerekir.

Pelin Alpan

Tukaş A.Ş. Tedarik Yöneticisi

Bu yazı Satınalma Dergisi Haziran 2013 sayısında yayınlanmıştır.