Barika-i Hakikat, Müsademe-i Efkârdan Doğar
Zafer URFALIOĞLU
Satınalma Dergisi’nin kıymetli okurları, yazımıza geçmeden önce, şimdiden hepinizin Kurban Bayramını kutlar, sevdiklerinizle birlikte mutlu ve sağlıklı bayramlar geçirmenizi dilerim.
Satın alma masasında uzun süre oturan herkes şunu öğrenir: Bir kararın gerçekten doğru olup olmadığını çoğu zaman fiyat tablosu değil, o masada yapılan tartışma belirler.
Bir toplantı düşünün. Yönetim ekibi yeni bir tedarikçiyle anlaşma yapmak üzere. Sunumlar yapılmış, maliyet avantajı anlatılmış, grafikler gayet ikna edici görünüyor. Odanın havası da olumlu. Birkaç kişi başını sallıyor, biri;
“- Mantıklı görünüyor” diyor, bir diğeri;
“- Piyasaya göre iyi fiyat” diye ekliyor. Sonra karar alınır.
Ve birkaç ay sonra ortaya çıkar ki teslimatlar gecikiyor, kalite sorunları başlıyor ya da sözleşmede gözden kaçan bir madde şirketi ciddi bir maliyetle karşı karşıya bırakıyor.
Bu tür hikâyeler satın alma dünyasında şaşırtıcı değildir. Çünkü çoğu zaman problem yanlış analiz değil, yeterince tartışılmamış karardır.
Osmanlı düşünce hayatının önemli isimlerinden Namık Kemal’e atfedilen bir söz vardır:
“- Barika-i hakikat, müsademe-i efkârdan doğar.” Yani hakikatin kıvılcımı, fikirlerin çarpışmasından çıkar.
Satın alma mesleği bunu her gün doğrular. Çünkü satın alma yalnızca fiyat karşılaştırmak değildir. Risk görmek, alternatif üretmek, pazarlık etmek, sözleşme okumak ve çoğu zaman herkesin görmediği ihtimali fark etmektir. Ve bu süreçlerin sağlıklı işlemesi için bir kurumda en çok ihtiyaç duyulan şeylerden biri itiraz edebilme kültürüdür.
Satın alma departmanlarında en pahalı hatalar genellikle iki sebepten doğar: ya kimse kritik bir soruyu sormamıştır ya da soran kişi konuşmakta tereddüt etmiştir.
- Tedarikçinin kapasitesi gerçekten yeterli mi?
- Fiyat avantajı sürdürülebilir mi?
- Sözleşmede riskli bir yükümlülük var mı?
- Alternatif kaynaklar gerçekten araştırıldı mı?
Bu soruların sorulmadığı bir satın alma toplantısı hızlı sonuçlanabilir ama çoğu zaman pahalı sonuçlar doğurur.
Kurumsal hayatta sık karşılaşılan bir durum vardır: Yönetim bir karar yönünde eğilim gösterdiğinde odadaki çoğu kişi o yönde konuşmaya başlar. İnsanlar doğal olarak uyum arar. Tartışmayı zorlaştırmak istemez. Oysa satın alma stratejisinin doğası tam tersidir. Satın alma profesyonelinin görevi çoğu zaman masadaki rahatlığı bozacak soruyu sormaktır.
- Bu fiyat neden bu kadar düşük?
- Bu tedarikçi üç yıl sonra da aynı koşulları sağlayabilir mi?
- Bu sözleşmenin riskini kim üstleniyor?
Bu sorular bazen toplantının akışını yavaşlatır. Ama çoğu zaman kurumun milyonlarca liralık riskten kaçınmasını sağlar.
Ben satın alma stratejisiyle ilgilenen biri olarak şunu çok net söyleyebilirim: Bir kurumda herkes aynı fikirdeyse o karar genellikle yeterince düşünülmemiştir. Çünkü satın alma dünyasında gerçek sağlam kararlar genellikle biraz rahatsız edici tartışmaların ardından çıkar.
Zayıf organizasyonlar tartışmadan kaçınır. Güçlü organizasyonlar ise tartışmayı sistemin bir parçası haline getirir.
Çünkü iyi yönetilen bir satın alma sürecinde amaç sadece hızlı karar almak değildir; doğru karar almaktır.
Bu nedenle kurumların satın alma fonksiyonundan beklemesi gereken şey yalnızca maliyet düşürmek değildir. Aynı zamanda karar masasında eleştirel düşünceyi temsil etmektir. Satın alma profesyoneli çoğu zaman organizasyonun “Zor soruları soran” tarafıdır.
Bir yöneticinin başına gelebilecek en değerli şeylerden biri de budur: Kendisine saygıyla itiraz eden insanlar. Çünkü itiraz, kararın düşmanı değildir. Çoğu zaman kararın sigortasıdır.
Bugün birçok kurumda toplantılar hızlı geçiyor, kararlar hızla alınıyor. Bu ilk bakışta verimlilik gibi görünür. Ama eğer o toplantılarda kimse zor soruları sormuyorsa, o hız çoğu zaman ilerleme değil, yaklaşan bir hatanın hızıdır.
Satın alma dünyası bize şunu öğretir: İyi bir sözleşme yalnızca rakamlarla kurulmaz. İyi bir karar yalnızca verilerle oluşmaz. Onları sağlamlaştıran şey, o veriler üzerine yapılan sağlıklı tartışmadır.
Çünkü hakikat hâlâ aynı yerden doğuyor: fikirlerin çarpışmasından.
Ve satın alma masasında çoğu zaman şirketin kaderini belirleyen şey, birinin çekinmeden şu soruyu sorabilmesidir:
– Bu kararın gerçekten doğru olduğundan emin miyiz?
Zafer URFALIOĞLU