Filo Yönetiminde Araç Kullanım Prosedürü ve Yetki Suistimali İddiası

Filo Yönetiminde Araç Kullanım Prosedürü ve Yetki Suistimali İddiası
Araç Tahsisi, Havuz Araçlarının Kişisel Kullanımı ve İşten Çıkarma Süreci Üzerine Bir Dava İncelemesi

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

Geçen hafta, filo yönetiminde şirket aracının karıştığı bir trafik kazasını ve sonrasında gelişen hukuki süreci ayrıntılı biçimde incelemiştim. Bu hafta ise şirketin içine dönerek araç tahsisi, havuz araçlarının kullanımı ve Araç Kullanım Prosedürü üzerinde durmak istiyorum. Konuyu, yargıya taşınmış gerçek bir uyuşmazlık üzerinden değerlendireceğiz.

Filo yönetimi, dikkat ve disiplin gerektiren önemli bir kurumsal yönetim alanıdır. Şirket araçlarının departmanlara, görevlere ve unvanlara göre dağılımı; çalışanlar arasında hassasiyet ve zaman zaman tartışma yaratabilir. Havuzdaki araç sayısı arttıkça tahsis, geçici kullanım, araç değişimi ve kullanım takibi de daha karmaşık hâle gelir. İster öz mal ister kiralık olsun, şirket araçlarının ihtiyaçlar doğrultusunda ve kaynakların etkin kullanımını sağlayacak biçimde yönetilmesi gerekir.

Çalışanlar kendilerine tahsis edilen araçları yalnızca bir ulaşım aracı olarak değil, zaman zaman statü ve motivasyon unsuru olarak da değerlendirebilir. Bu nedenle üst yönetimden adil ve tutarlı bir tahsis politikası beklenir. Şirket yönetimi ise çalışanların araç sınıfı, kullanım amacı, kişisel kullanım, hafta sonu kullanımı, kilometre sınırı ve araç değişimi gibi konuları düzenleyen Araç Kullanım Prosedürü’ne uymasını ister. Ancak prosedürün hazırlanmış olması tek başına yeterli değildir; çalışanlara açıkça bildirilmesi, uygulamanın kayıt altına alınması ve istisnaların belirli bir onay mekanizmasına bağlanması gerekir.

Araçların tahsis ve kullanım süreçlerini yöneten filo yöneticilerinin bu kurallara öncelikle kendilerinin uyması ve çalışanlara örnek olması beklenir. Prosedüre aykırı davranıldığı veya yöneticilik yetkisinin kişisel yarar için kullanıldığı iddiası, şirket içindeki güven ilişkisini zedeleyerek disiplin sürecinden iş sözleşmesinin feshine kadar uzanan ciddi sonuçlar doğurabilir. Şimdi, bir filo müdürü hakkında ileri sürülen bu nitelikteki iddiaların işe iade davasına nasıl dönüştüğüne yakından bakalım.

Bu Olay Şirketinizde Yaşansaydı Süreç Nasıl Yönetilirdi?

Vakanın Tarafları

İncelenen uyuşmazlık, şirket araçlarının tahsis ve kullanım süreçlerinde yetki sahibi bir filo müdürü ile çalıştığı şirket arasında yaşanmıştır. Makale boyunca tarafları aşağıdaki şekilde ifade edeceğiz:

Davacı — Filo Müdürü
Şirket araçlarının satın alma, tahsis, kullanım ve değişim süreçlerinde görev alan yönetici.

Davalı — İşveren Şirket
Filo müdürünün Araç Kullanım Prosedürü’nü ihlal ettiğini ve yöneticilik yetkisini kişisel yararı için kullandığını ileri süren işveren.

Olay Özeti

Davacı, uzun yıllardır şirkette çalışmakta ve dava dosyasında araç filo müdürü sıfatıyla anılmaktadır.

İşveren, yapılan incelemeler sonucunda filo müdürünün şirketin Araç Kullanım Prosedürü’nü (SOP – Standart Operasyon Prosedürü) farklı tarihlerde birden fazla kez ihlal ettiğini ileri sürmüştür.

İşverenin iddiasına göre filo müdürü, görevinden kaynaklanan yetkisini kullanarak kendisine birden fazla araç tahsis etmiş; henüz öngörülen kullanım süresini ve kilometre sınırını doldurmayan araçları prosedüre aykırı biçimde değiştirmiştir. Ayrıca görev seviyesi gereği 1.6 litre motor hacmine sahip araç kullanması gerekirken filodan 2.0 litre motor hacimli bir aracı alarak geçici ve kişisel amaçlarla kullandığı öne sürülmüştür.

Uyuşmazlığın bir diğer boyutunu havuz araçlarının kullanımı oluşturmuştur. Filo müdürünün, kendisine tahsis edilen araçlar dışında filoda bulunan başka araçları özellikle hafta sonlarında kişisel ihtiyaçları için aldığı ve bu araçlarla önemli miktarda kilometre yaptığı iddia edilmiştir.

İşveren, şirket araçlarının kullanımını ve tahsisini yönetmekle sorumlu bir müdürün kurallara öncelikle kendisinin uyması gerektiğini; söz konusu davranışların yöneticilik yetkisinin kişisel yarar için kullanılması anlamına geldiğini savunmuştur. Bu nedenle çalışanın sadakat yükümlülüğünü ihlal ettiği ve şirketin kendisine duyduğu güveni zedelediği ileri sürülmüştür.

İşveren, fesih öncesinde filo müdüründen açıklama istediğini; ancak verilen cevapları yeterli ve tatmin edici bulmadığını belirtmiştir. Bunun üzerine iş sözleşmesini, İş Kanunu’nun 25/II-e maddesinde düzenlenen güveni kötüye kullanma gerekçesine dayanarak feshettiğini savunmuştur.

Filo müdürü ise araç kullanımlarının şirket prosedürüne uygun olduğunu, hangi aracı hangi nedenle kullandığının sistem kayıtlarından anlaşılabileceğini ve servis kayıtlarının incelenmesi gerektiğini savunmuştur. Feshin haklı veya geçerli bir nedene dayanmadığını ileri sürerek feshin geçersizliğinin tespitini, işe iadesini ve buna bağlı yasal haklarının belirlenmesini talep etmiştir.

Böylece uyuşmazlık, filo müdürünün araç kullanım ve tahsis yetkisini gerçekten prosedüre aykırı biçimde kullanıp kullanmadığı ve ileri sürülen davranışların iş sözleşmesinin feshini gerektirecek ağırlıkta olup olmadığı noktalarında toplanmıştır. 

Talep ve Savunma

Davacı Talebi

• Davacı vekili davacının 15.11.1995 tarihinden beri davalı şirkette çalışmakta iken önce Kredi Kontrol Müdürlüğüne, daha sonra da Satın Alma İdari İşler ve Güvenlik Müdürlüğüne getirildiğini,
• 07.2009 tarihli fesih bildirimi ile ”Şirket kurallarına aykırı eylemler gerekçesi ile iş sözleşmesinin 4857 sayılı İş Kanunu’nun 25/ıı-e maddesi uyarınca 07.07.2009 tarihi itibariyle feshedildiği’ denilmek suretiyle iş akdinin feshedildiğini,
• davacıya savunma olanağı verilmediğini,
• davacı hakkındaki suçlamaların doğru olmadığı,
• 1999 yılına kadar geriye gidilerek davacının şirket kurallarına aykırı eylemlerle suçlandığını,
• havuzda bulunan araçların kullanımı ve tahsisinin şirket kurallarına aykırı olmadığını,
• kişilere tahsis edilen makam araçlarını kişilerin hafta sonlarında, tatillerde de kullanma hakkına sahip oldukları,
• haksız feshin tespiti ile davalı işverenlikçe yapılan feshin geçersizliğine,
• davacının işe iadesine, davacının işe iade kararı üzerine süresi içerisinde başvurusuna rağmen işe başlatılmaması halinde sekiz aylık ücreti tutarında işe başlatmama tazminatı ve boşta geçen süre alacağının tespitine,
• yargılama gideri ve vekalet ücretinin davalı tarafa yükletilmesine karar verilmesini talep ve dava etmiştir. 

Davalı Cevabı

Davalı vekili cevap dilekçesinde;

• davacının işveren vekili olması sebebiyle iş güvencesinden faydalanamayacağını,
• araç filo müdürü sıfatını haiz davacının şirket araç kullanma prosedürünü muhtelif tarihlerde ciddi şekilde ihlal ettiğinin tesbit edildiğini,
• davacının tamamen kişisel ihtiyaçları için hafta sonuna denk gelen günlerde filodan kendisine tahsis edilen araçlar dışında araç alarak ciddi kilometreler yaptığını,
• davacının sadakat yükümlülüğünü ihlal ettiğini ve şirketin kendisine duyduğu güveni zedelediğini,
• kuralları keyfi kararları ile pek çok kez ihlal ettiğini,
• davacının yeterli ve tatmin edici açıklama getiremediğini,
• davacının iş sözleşmesinin haklı sebeple 4857 sayılı İş Kanunu 25/ıı-e maddesi gereğince feshedildiğinden davanın reddine karar verilmesini talep etmiştir.

Yargıtay Kararı:

Mahkemece davanın kabulü ile işe iadeye karar verilmiş verilen karar davalı vekilinin temyiz etmesi üzerine Dairemizce incelenmiş, ”davacının yaptığı iş konusunda uzman, teknik kayıtları inceleyip değerlendirme yeterliliğine sahip bir bilirkişi marifetiyle işyerinde keşif yapılarak sistem ve servis kayıtları incelenmeden davalının açıklama talep yazısında usulsüz kullanıldığı ileri sürülen araçların kullanımının işyerinde uygulanmakta olan Standart Operasyon Prosedürüne uygun olup olmadığı konusunda bilirkişiden rapor alınmadan eksik incelemeyle hüküm verilmesi hatalı olmuştur” gerekçesiyle bozulmuştur.

Mahkemece bozma ilamına uyularak mahallinde yönetim ve organizasyon uzmanı bilirkişiden rapor alınmış ve davanın kabulüne, davacının işe iadesine karar verilmiştir.

Karar davalı vekili tarafından temyiz edilmiştir.

Davacının görev tanımında şirketin araç satınalma faaliyetlerini yürüttüğü, departmanların satın alma taleplerini inceleyip onayladığı, satın alma anlaşmalarının hazırlanmasını ve takip edilmesini sağladığı anlaşılmaktadır.

Mahkemece yapılan yargılamada davacının işveren vekili olup olmadığı araştırılmamıştır.

Ayrıca bozma ilamında davacının araçları kullanmasının Standart Operasyon Prosedürüne uygun olup olmadığının tespiti için bilirkişi incelemesi yapılması istenmiş ise de mahkemece bozma ilamı doğrultusunda alınan bilirkişi raporu hüküm kurmaya yeterli denetime elverişli bir rapor değildir.

• Mahkemece yapılacak iş davacının işveren vekili olup olmadığı hususunda, şirket organizasyon şemasını dosya içine alarak araştırma yapmak ve davacının feshe sebep olan davranışlarının
• Standart Operasyon Prosedürüne aykırı olup olmadığı hususunda denetime elverişli uzman bilirkişiden rapor alarak sonucuna göre karar vermektir.

Mahkemece eksik inceleme ve denetime elverişli olmayan bilirkişi raporu esas alınarak verilen karar hatalı olup bozmayı gerektirmiştir.
SONUÇ: Temyiz olunan kararın yukarıda yazılı sebeplerden BOZULMASINA….. tarihinde oybirliğiyle karar verildi.

Filo Yönetiminde Belge ve Kayıt Düzeninin Önemi

Araç Kullanım Prosedürü’nün yazılı olması tek başına yeterli değildir. Bir uyuşmazlık yargıya taşındığında araç tahsislerinin, kullanım gerekçelerinin, yönetici yetkilerinin ve istisnai işlemlerin somut bilgi ve belgelerle açıklanabilmesi gerekir.

Yargılama süreci ne kadar uzun olursa olsun mahkeme, tarafların iddia ve savunmalarını dosyaya sunulan deliller üzerinden değerlendirir. Bu tür bir uyuşmazlıkta aşağıdaki belgeler ve kayıtlar önem kazanabilir:

• Fesih tarihinde geçerli olan şirket organizasyon şeması,
• Filo müdürünün görev tanımı ve iş sözleşmesi,
• Araç Kullanım Prosedürü ve ilgili şirket içi yönergeler,
• Yönetim kurulu kararları ve yetki devrine ilişkin belgeler,
• Bütçe, satın alma ve onay akışları,
• Araç tahsis, teslim, değişim ve kullanım kayıtları,
• Kilometre, servis, bakım ve araç takip sistemi kayıtları,
• Ticaret sicili kayıtları,
• İmza sirküleri ve vekâletnameler,
• Filo müdürünün personel işe alma veya çıkarma yetkisini gösteren belgeler,
• İş sözleşmeleri ve fesih bildirimlerindeki imzalar,
• İnsan kaynakları sistemindeki onay kayıtları,
• E-postalar ve şirket içi yazışmalar,
• Tarafların ve tanıkların anlatımları.

Bu kayıtlar yalnızca araçların kimler tarafından ve hangi amaçla kullanıldığını göstermez. Aynı zamanda filo müdürünün şirket içerisindeki gerçek konumunun, karar yetkisinin ve işveren adına ne ölçüde hareket ettiğinin belirlenmesine de yardımcı olur.

Etkin Filo Yönetimi İçin Kontrol Soruları

Araç tahsisi ve Araç Kullanım Prosedürü birlikte değerlendirildiğinde şu sorular önem kazanır:

• Güncel ve çalışanlara duyurulmuş bir Araç Kullanım Prosedürünüz bulunuyor mu?
• Araç sınıfları ve tahsis esasları görev, unvan ve ihtiyaç temelinde açıkça tanımlanmış mı?
• Sürekli tahsisli araçlarla havuz araçlarının kullanım kuralları birbirinden ayrılmış mı?
• Filo yöneticisi kendi kullanımına tahsis edilecek araçla ilgili işlemleri tek başına yapabiliyor mu?
• Filo yöneticisinin kendisiyle ilgili araç tahsisi ve değişikliklerinde bağımsız bir üst yönetici onayı aranıyor mu?
• Geçici araç kullanımı ile hafta sonu ve kişisel kullanım için önceden onay alınması gerekiyor mu?
• Araç değişikliklerinin kilometre, yaş, servis veya operasyon gerekçeleri kayıt altına alınıyor mu?
• Araç teslim, kullanım, kilometre, güzergâh ve iade bilgileri düzenli olarak izleniyor mu?
• Sistem kayıtlarında sonradan yapılan değişiklikler ve bu değişiklikleri yapan kişiler görülebiliyor mu?
• Prosedür dışı ve istisnai kullanımlarda gerekçe ile onay izi bulunuyor mu?
• Prosedür ihlallerinin sonuçları ve uygulanabilecek yaptırımlar çalışanlara önceden bildirilmiş mi?
• Organizasyon şeması, görev tanımları, imza yetkileri ve onay limitleri güncel mi?
• Çalışanların prosedürü okuduğuna ve kabul ettiğine ilişkin kayıt tutuluyor mu?

Filo Yönetimi Açısından Sonuç ve Değerlendirme

Araç Kullanım Prosedürü, hazırlanıp dosyaya kaldırılacak bir doküman değildir. Kimlerin hangi sınıftaki araçları kullanabileceği, havuz araçlarının hangi koşullarda alınabileceği, hafta sonu ve kişisel kullanımın sınırları ile araç değişim yetkileri açıkça belirlenmelidir. Kurallar yalnızca çalışanlar için değil, filoyu yöneten kişiler için de geçerli olmalıdır. Özellikle filo yöneticisinin kendi kullanacağı araçla ilgili kararı tek başına vermemesi, şirket içinde güven ve adalet duygusunun korunması bakımından önemlidir.

Günümüzde bu kuralların filo yazılımına ve günlük iş akışına da yansıtılması gerekir. Araç tahsis ve rezervasyonları, dijital onay akışları, kullanıcı işlemleri, kilometre ve araç takip verileri, teslim–iade bilgileri, bakım ve servis kayıtları ile istisnai kullanımlar sistem üzerinden izlenebilmelidir. Çünkü prosedüre aykırı bir kullanım iddiası, zamanla iş sözleşmesinin feshine ve yıllar sürebilecek bir dava sürecine kadar ilerleyebilir. Böyle bir durumda tarafların söylediklerinden çok, sistemdeki kayıtlar ve onaylar konuşur.
Araç Kullanım Prosedürü kuralları belirlemeli; filo yazılımı ve otomasyon ise bu kuralların uygulanmasını görünür, izlenebilir ve gerektiğinde kanıtlanabilir hâle getirmelidir.

PDF – Örnek Filo Yönetimi Araç Kullanım Prosedürü. İndirebilirsiniz.

Versiyon 1.0 — Güncelleme Bilgisi
Bu prosedür; uygulama örnekleri, uyuşmazlıklar ve yeni risk alanları dikkate alınarak düzenli biçimde gözden geçirilir. Gerekli görülen hükümler güncellenerek yeni sürümler yayımlanır.

Son söz: İyi bir Araç Kullanım Prosedürü yalnızca kuralları sıralamaz; çalışanı yönlendirir, yöneticinin yetki sınırlarını gösterir ve şirketi olası risklere karşı korur. Ancak prosedürün gerçek değeri hazırlanmasında değil, günlük işleyişte özenle uygulanmasında ortaya çıkar. Unutmayalım: Yazılı olup uygulanmayan bir prosedür, ihtiyaç duyulduğunda kimseyi korumaz.

Eğitim Önerisi:

İdari İşler ve Satınalma Ekiplerine Özel FİLO YÖNETİMİ EĞİTİMİ
Gerçek Vakalar ve Yargı Kararlarıyla Araç Tedariki, Kullanım Prosedürleri, Sözleşme, Kaza-Hasar ve Risk Yönetimi

Araç Filo Yönetimi Eğitimi PDF – Eğitim içeriğini indirebilirsiniz. 

© YÖNETİM KATI – Prof. Dr. Murat ERDAL

Anahtar Sözcükler:

Filo Yönetimi, Araç Kullanım Prosedürü, Şirket Aracı, Araç Tahsisi, Havuz Aracı, davacı, davalı, Filo Müdürü, İşveren Vekili, İşe İade Davası, İş Sözleşmesinin Feshi, Sadakat Yükümlülüğü, Sistem Kayıtları, SOP, servis, satın alma, idari işler,  Standart Operasyon Prosedürü, araç, tahsis, Filo Yönetimi Eğitimi, Murat Erdal