Lojistik Süreçlerinde İzlenebilirlik ve Mali İşlerin Rolü

Burcu USLULAR

Eşya hareketinin olduğu her yerde eşyanın taşınması, tarihte ticaretin ortaya çıktığı ilk dönemlerden bu yana insanlığın tecrübe ettiği ve her zaman geliştirmeye de devam ettiği kavram “LOJİSTİK” olmuştur. Aynı zamanda, regülasyonların getirdiği zorunluluklar, teknolojinin getirdiği dönüşümler ve konjonktürün getirdiği riskler veya fırsatlar ile sürekli şekillenmeye devam eden önemli sektörlerden birisidir.

Eşya sahipliğine baktığımızda (elektronik veri ve varlıklar da dahil) hayatımızın her noktasında yer alan lojistik üzerine elbette yazılabilecek çokça konu mevcut. Lojistiğin izlenebilirlik ve mali işlerin rolü bunlardan birisidir.

Lojistik’te İzlenebilirlik

Lojistikte izlenebilirlik, operasyonların verimliliği, müşteri memnuniyeti ve mali işler açısından kritik bir konudur. İzlenebilirlik, tedarik zincirinin tüm aşamalarında malzeme, ürün ve finansal akışın şeffaf ve doğru şekilde takip edilmesi anlamına gelir. Bu yönüyle baktığımızda lojistik sektöründe mali işler, operasyonların etkin şekilde yürütülmesi ve şirketin finansal sürdürülebilirliği açısından kritik bir role sahiptir. Bunlardan bazılar şöyledir:

• Mali işler, süreç maliyetlerin kontrol edilmesi ve optimizasyonu için bütçeleme ve analiz süreçlerini yönetir.
• Lojistik faaliyetlerinden elde edilen gelirlerin doğru şekilde raporlanması, maliyetlerle karşılaştırılma imkânı sunar; kârlılığın analiz edilmesi ve iyileştirme alanlarının belirlenmesine hizmet eder.
• Lojistik sektörü yakıt ödemeleri, araç amortismanları ve tedarikçi ödemeleri gibi önemli nakit akışını yöneterek şirketin likiditesini korur.
• Özellikle uluslararası ticaret faaliyetleri kapsamında gümrük mevzuatı ve vergisel unsurların doğru hesaplanması ve raporlanmasını sağlar.
• İzlenebilirlik sayesinde, taşıma ve depolama süreçlerinde maliyetler anlık olarak takip edilebilir
• Rota optimizasyonu ve karlılık analizi raporlamaları ile stratejik karar alma sürecine destek olur.
• Mali prosedürler ve muhasebe politikaları ile kur dalgalanmaları, müşterilerden alacak tahsilatı veya piyasa dalgalanmaları gibi mali riskleri minimize edecek önleyici planlar sunar.

Lojistikte izlenebilirlik için kullanılan teknolojik altyapılar mali işler ile doğrudan ilişkilidir.

Sizce izlenebilirlik ile mali işlerin hangi kısmı daha öncelikli ele alınmalı? Örneğin, maliyet düşürme mi, müşteri memnuniyeti mi yoksa teknolojik dönüşüm mü?

Günümüzde bu üç yönüyle amaca hizmet eden pek çok yöntem ve yazılım olsa da ve diğer tüm faktörlere olumlu etkisi açısından “Mali İşler Süreçleri İle Entegre Edilmiş Bir Teknolojik Dönüşüm” öncelikli olması kaçınılmazdır.

Mali işlerin geleceği de teknoloji ile şekillenmeye devam ediyor. Teknolojinin bu kadar ön planda olduğu dönemde lojistikte teknolojik dönüşümü biraz daha detaylı inceleyelim.

Lojistik’te Teknolojik Dönüşüm

Lojistikte teknolojik dönüşüm hem izlenebilirliği artırmak hem de mali iş süreçlerini daha etkin hale getirmek için kritik bir öneme sahiptir. Teknolojinin entegrasyonu, manuel işlemleri otomatikleştirir, gerçek zamanlı veri sağlar ve finansal doğruluk ile operasyonel verimliliği bir araya getirir.

Mali işlerle bağlantılı süreçlerde “ERP (Enterprise Resource Planning / Kurumsal Kaynak Planlama):” sistemleri, “RFID (Radio Frequency Identification /Radyo Frekans Tanımlaması)” ve “Barkod” Sistemleri, “IOT (Internet of Things/Nesnelerin Interneti)” Sensörleri, “Blokzinciri”, “GPS” vb. filo takip sistemleri gibi teknolojilerden yararlanmak hem operasyonel hem de finansal verimliliği artıracak katkılar sunar.

Bunlardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz:

• Finansal izlenebilirlik ile müşteriye hizmetin tam olarak sunulduğu teyit edilir ve olası fatura itirazları önlenir. Ürünlerin her hareketinin izlenmesi, doğru faturalandırmayı garanti eder.
• Otomatik faturalama ve ödeme sistemleri ile insan hataları azalır, finansal işlemler hızlanır ve şeffaflık artar.
• Depolarda ürünlerin giriş-çıkışları ve depolama süreleri izlenebilir, böylece “ölü stok” gibi gereksiz maliyetler önlenir. Depolama süresine bağlı olarak maliyet analizleri yapılabilir. Ürünlerin depoda bekleme süreleri azaldığında, depolama maliyetleri düşer ve likidite artar.
• İzlenebilirlik sistemleri sayesinde, ürün kayıpları, hasarlar veya gecikmeler anında tespit edilir. Bu, tazmin süreçlerinin hızlanmasına ve mali kayıpların azaltılmasına katkı sağlar. Sigorta süreçlerinde veri bazlı belgeler sunularak hasar ödemeleri hızlandırılabilir. Hasarlı bir ürünün hangi noktada zarar gördüğü izlenebilirlik ile tespit edilerek mali sorumluluk paylaşılabilir.
• Mali süreçlerde yapay zekâ destekli izlenebilirlik ile, tedarikçilerle maliyet ve performans analizleri yapmak için temel sağlar. Aynı şekilde, müşterilere hizmet sunumunun her aşaması raporlanabilir, bu da güven oluşturur. Tedarikçi performansına göre fiyat pazarlığı yapılabilir veya düşük performanslı tedarikçilerle çalışmayı durdurma kararı alınabilir.
• Bazı sektörlerde (örneğin, ilaç, gıda vb.) izlenebilirlik yasal bir zorunluluktur. Bu, mali işler için de kritiktir; uyumsuzluk durumunda cezalar veya tazminatlar mali kayıplara neden olabilir. İzlenebilirlik verileri, denetimlerde finansal uyumu kanıtlamak için kullanılabilir.
• Blockzincir teknolojisi ile operasyonel işlemler değiştirilemez şekilde kayıt altına alınır, dolandırıcılık riskini azaltır, anlaşmazlıkları önler ve tedarikçi-müşteri arasındaki güveni artırır.
• Taşıma sırasında araçların konumu, yakıt tüketimi, sıcaklık veya nem gibi kritik bilgileri izleyerek entegre mali analizler ile operasyonel ve finansal verimlilik sağlanır.
• Yapay Zekâ (AI) ve Makine Öğrenimi destekli yazılımlar ile daha doğru mali planlama yapılabilir, tahminleme ve piyasa koşulları analiz edilerek karlılığı arttırıcı fiyatlandırma stratejileri oluşturulabilir.
• RFID ve Barkod Sistemleri ile depo hareketleri ve envanter durumu gerçek zamanlı izlenerek fazla stoklama ve kayıp ürün maliyetleri önlenir, etkin stok yönetimi sağlanır.
• Bulut teknolojileri ile özellikle küçük ve ortak ölçekli firmalarda düşük maliyetli teknoloji erişimi sağlanarak maliyetler düşürülebilir.
• Lojistik süreçleri ile entegre mali işler verileri üzerinden çeşitli simülasyon ve maliyet analizleri ile tahminlemeler yapılabilir; karar almadan önce riskler ve maliyetler analiz edilir.

Sektör ve firma özelinde bu maddeleri çoğaltmak mümkündür. Bu faydalardan hangisi öncelikli, hangisine nasıl, ne kadar sürede ulaşılabilir yol haritasını bu çerçevede belirleyerek hareket etmek önemlidir.

Teknolojik Dönüşümü Uygulama Stratejileri

Teknolojik dönüşümde, özellikle hangi teknolojinin veya sürecin sizin için öncelikli olduğunu belirlerken derinlemesine bir yol haritası hazırlanmalıdır.

Özellikle Küçük ve Orta Ölçekli İşletme (KOBİ)’ler için lojistikte teknolojik dönüşüm, büyük ölçekli firmalara kıyasla daha sınırlı bütçelerle yönetilmesi gereken bir süreçtir. Ancak doğru stratejiyle, düşük maliyetli ve etkili teknolojilerle rekabet avantajı elde edebilirler.  KOBİ’ler için teknolojik dönüşüm, bütçe dostu ve aşamalı bir yaklaşımla yapılabilir.

Lojistikte teknolojik dönüşüme giderken aynı zamanda sadeleştirme, süreçlerin karmaşıklığını azaltarak verimliliği artırmayı ve maliyetleri düşürmeyi hedefler. Yazılım kullanımı bu sadeleştirmenin en önemli araçlarından biridir. Lojistikte mali işlerin teknolojik dönüşüm ve sadeleştirme süreçleriyle güçlü bir bağlantısı vardır. Mali işler, lojistikte teknolojik dönüşüm ve sadeleştirme sayesinde verimliliği artar, operasyonel maliyetleri düşer, daha iyi kararlar almayı sağlar.

Lojistikte mali işlerle bağlantılı süreçleri sadeleştirmede temel kavramları şöyle özetleyebiliriz:

Son olarak KOBİ’lere özel önerilerden bahsedebiliriz.

• KOBİ’lerin sınırlı kaynakları göz önüne alındığında, teknolojik yatırımlar öncelikli sorunları çözmeye odaklanmalıdır. Öncelikli olarak izlenebilirlik ve maliyet tasarrufu sağlayan teknolojilere yatırım yapılabilir.
• Bulut tabanlı çözümler tercih edilebilir. Bulut tabanlı yazılımlar, fiziksel altyapıya yatırım yapmadan erişim sağlar. Her yerden erişim imkânı sunar ve işletmenin büyümesine paralel olarak ölçeklenebilir.
• Barkod teknolojisi, küçük çaplı depo ve envanter süreçlerinde kolayca uygulanarak envanter takip sistemi oluşturulabilir. Daha sonrasında RFID sistemlerine geçiş düşünülebilir.
• Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ile basit görevler otomatikleştirilebilir. Böylelikle insan hatası azaltılır ve operasyonel verimlilik sağlanır.
• GPS tabanlı filo takip sistemleri ve rota optimizasyon yazılımları ile yakıt ve zaman tasarrufu sağlanabilir.
• Müşteriler ve tedarikçilerle dijital platformlar üzerinden iletişim kurulacak yazılım ve uygulamalar kullanılabilir.
• Pazar odaklı basit yapay zekâ araçları ile başlanılabilir.
• Teknolojik dönüşüme hemen büyük bir yatırım yapmak yerine küçük projelerle başlanabilir. Pilot projelerden elde edilen verimle, yatırımlar diğer alanlara genişletilerek ERP tabanlı çözümlere geçilebilir.
• KOSGEB, TÜBİTAK ve Sanayi Bakanlığı destekli hibe ve teşvik sunan teknolojiler tercih edilebilir.
• Teknoloji alanında uzman ekipleri veya danışmanları kısa süreli projelerde kullanılabilir. Teknolojik dönüşüm için ekipler eğitilmeli ve süreçleri kolaylaştırılmalıdır.

Burcu USLULAR