İşin Başladığı Yer – Doğru Talep ve Satınalma Mesleğinin Doğruları

Prof. Dr. Murat Erdal - Editör
Prof. Dr. Murat Erdal - Editörhttp://www.muraterdal.com
Satınalma Dergisi Editörü. Prof. Dr. Murat ERDAL, İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı ve Buyer Network Kurucu Ortağıdır. Tedarik Zinciri Yönetimi, Satınalma Yönetimi, Üretim Yönetimi ve Lojistik Yönetimi alanlarında dersler vermektedir. Tedarik Zinciri Yönetimi (örgün ve ikinci öğretim ) Yüksek Lisans Programlarının koordinatörlüğünü yürütmektedir. İstanbul Üniversitesi Bilim ve Teknoloji Politikaları Kurulu ve İstanbul Üniversitesi Teknoloji Transfer ve Uygulama Merkezi Yönetim Kurulu üyesidir.

Sektörde “satınalma taleple başlar taleple biter” sözünü çok sık duyarsınız.
Satınalma bölümünün operasyonel rutini içerisinde işin başladığı ve bittiği yer ile mesleğin doğrularını değerlendirmemiz çok önemli. Bu yazının anafikri, talep gerçek ve doğru tanımlanmışsa, satınalma operasyonları doğru ilerler ve işler kolaylaşır. Talep hatalı ve eksik tanımlanmışsa, bütün satınalma çevrimi verimsiz ve tekrarlı işler. Talep sahibi, satınalma ve tedarikçi arasında başlayan ve zaman zaman diğer departmanları da içine alan iletişim problemleri, gecikme ve maliyet kayıpları peş peşe meydana gelir. Ancak mesleki olgunlukla problemlerin ve israfların önüne geçilebilir.

Satınalmanın Tanımı Üzerine…

Satınalma operasyonlarının temel doğruları üzerine birlikte kısaca düşünelim.

Satınalma tanımı yaparken “7 Doğru” sıklıkla hatırlanır. Doğru miktardaki doğru ürün ve hizmetlerin doğru tedarikçilerden doğru kalitede doğru maliyette doğru yer ve doğru zamanda temin edilmesi işidir. Bu tanım için mesleğin A – B – C’si de denilebilir. Tabi bu değerlendirmenin daha çok özel sektör tabanlı olduğunu kabul etmek gerekir. Alım operasyonlarının kapsamı büyüdükçe ve kamu sektörünü de gözönünde bulundurduğumuzda 3 Doğru daha ilave edebiliriz. Doğru mevzuat, doğru şartname ve doğru ihale. Dikkat ettiniz mi? Ne çok doğru oldu? Sektör, firma ve bölüm doğruları ise bizi bambaşka tartışmalara götürecek.

Talep ve Talep Sahibi Üzerine…

Satınalma bölümünün işletme içerisindeki geleneksel rolü “organizatör” kimlikle özdeş.
Özetle birimlerden gelen “taleplerin karşılanması”. Bu dar anlamda bakış açısı işletme içerisindeki yapı ve ona bağlı devam eden “satınalma kültürü” ile yakından ilgili.  Tepe yönetim ve diğer departman yetkilileri gözünde klasik algının değişmesi ve günümüzdeki stratejik rollerin anlaşılması ve evrimleşmesi elbette kolay değil. Bu konuyu ayrıca tartışacağız. Ama bu yazımızda izninizle sadece geleneksel rol üzerinde ilerleyelim.

İşletmelerde genel çerçevede ihtiyaçlar ve harcama kalemleri özünde üç aşağı beş yukarı önceden bilinmektedir. Yıllık iş planı, aylar bazında ihtiyaçların ve harcamaların dağılımı bütçede belirtilmiştir. Planlamalarda işletme faaliyetler bütünü, yatırım kararları, süregelen operasyonlar için gereksinimler, kapasite kullanımı ve tahminleme bilgisi bir potada yoğrulmaktadır.

Talep sahibinin kimliği, ihtiyacın ortaya çıkışı ve problemin tanımlanması ile başlayalım.
İhtiyacın ortaya çıkış zamanı, kapsamı ve niteliği nedir? Yeni bir alım mı? Yoksa yineleme mi?
İhtiyacın kağıda dökülmesi yani ayrıntılı bir biçimde alınışı işi somut hale getirir. Sisteme girilmesi ya da satınalma bölümüne bir şekilde iletilmesi işin ilk aşamasıdır. Bu aşama satınalmada idari boyut olarak bilinir. Satınalma, her zaman ve koşulda ihtiyacın tüm yönlerini, nicelik ve niteliğini analiz eder. Talebin doğruluğu nedir ? Gerçek bir talep mi ? Söylenildiği gibi ivedi mi ? Talep sahibi birimle daima işin kapsamı ve içeriği konusunda görüş alış verişinde bulunulur. Her görüşmede taraflar arasında yeni öneriler ve revizeler gündeme gelir. Sağlıklı bir operasyon için bu önerilerden faydalanmak gerekir.

İşin niteliğine, teknik özelliklerine ve büyüklüğüne bağlı olarak ise şartname hazırlanır. Talep sahibi birimler, ilgili uzmanların katılımı ve satınalma bölümünün desteği ile gereksinimi ayrıntılı bir şekilde bu şartnamede ortaya koyarlar. Hedef, amaca uygun doğru alımı gerçekleştirmek, olası tüm kötü senaryo ve olumsuz sapmaların önüne geçmektir.

Satınalmanın merkezi rolü ve ticari boyutlarda devreye girmesi organizasyona bağlı olarak değişim gösterebilir. İlgili bölümler belirli sınırlar (kategori ve limitler) ve yetkiler içerisinde harcama yapabilmektedir. Bu tür yapılarda talep sahibi birimlerin kısmi özgürlüğünden bahsedilebilir.

İmalat işletmelerinde ihtiyaçlar müşteri siparişleri ve üretim operasyonları ile doğrudan ilgilidir. Talep sahibi birim üretimdir. Dışarıdan alınan hammadde, hazır parça ve yarı mamul doğrudan imalatta kullanılır. Fabrika tesis yönetimi ve tamir-bakım gibi konuları da düşündüğünüzde harcamaların büyük bir yüzdesi doğrudan ve dolaylı bir şekilde üretimle ilgilidir. Bu nedenle üretim, planlama ve satınalma yöneticileri arasında koordinasyon büyük önem taşır. Tam zamanında üretim ve proje takviminde müşteriye teslimat. Üretim programı devam ederken her yeni sipariş ve araya giren işler üretim planının revize edilmesini ve ötelemeleri de beraberinde getirir. Yeni koşullarla birlikte oluşan yeni durum satınalma operasyonlarına da etki eder. Acil satınalmalar gündeme gelir ve topyekun zamana karşı bir mücadele verilir.

İşletmelerde acil satınalımların yanı sıra planlı satınalımlar da bulunmaktadır.
Şimdi planlı satınalımlara kısaca bir göz atalım. Çeşitli bilişim hizmetleri, tesis bakım hizmetleri ve idari işler kontrolünde olan alanlar örnek verilebilir. İşletmelerde birçok hizmet anlaşmasının ne zaman biteceği ve yenileneceği aylar öncesinden bellidir. Talep sahibi birim ve satınalma koordinasyon halinde gerekli hazırlıklar yapar. Çok büyük bir sürpriz yoktur. Tamam ya da devam kararları için gerekli değerlendirme periyodu bulunmaktadır.

Mesleğin Doğruları Üzerine…

Talep sahibi ve işletme kültürü ile ilgili değerlendirmelerden sonra biraz da mesleğin doğru icrası üzerine konuşalım. Süregelen işletme faaliyetleri içerisinde satınalma mesleğini icra ederken, gerçekleşen iş alışkanlıkları, personel davranış ve tutumları için bir şeyler söylemeyecek miyiz? Elbette söyleyeceğiz.

“Önce iğneyi kendine sonra çuvaldızı başkasına batır” sözü bu yazıda ters işledi.
İğneyi önce talep sahibini batırdık çünkü satınalma işi talep sahibi ile başlıyor. Şimdi çuvaldızı kısmına geldik.

Kurumun satınalma politika ve uygulamaları mesleğin algılanmasında çok önemli ipuçlarını barındırır. Satınalma mesleğinin güven vermesi, firmanın en tepesinden başlayarak sektördeki konumu ile doğrudan bağlantılıdır. Sektörde yer alan paydaşlara ve tedarikçilere saygı duyulması, yapılan her işte çözüm odaklı ve yapıcı hareket edilmesi ilişki kalitesini ve prestijini belirler. Tedarikçilerin gözünde köklü, güvenilir firma demek ticarette sözünde durmak demektir. Kuşkusuz bunun en önemli göstergesi tedarikçilere ödemelerin tam ve zamanında yapılmasıdır.

Sistemin kurulması; bölüm organizasyonu, yetkilerin belirlenmesi, iş süreçleri ve fiili akışların yapılandırılması yine tepe yönetimin uhdesindedir. Satınalma mesleğini icra edenlerin seçimi, yetiştirilmesi ve istihdam edilmeleri yönetimsel bir sorumluluktur. İlgili personelin seçiminde sektörel deneyim, mesleki bilgi ve birikim büyük önem arz eder.

Her alanda olduğu gibi mesleki olgunluğun ayrılmaz parçaları sağlam iş ahlakı, dürüstlük ve güvenilirliktir. Satınalma çalışanlarının bir ayağı şirket içerisinde bir ayağı ise şirket dışarısındadır. İşin gereği olarak sektördeki gelişmeler, yeni tedarikçiler ve yeni malzemeler sürekli takip edilmek zorundadır. Sektör paydaşları ile iletişim ve sürdürülebilir ilişkiler açısından bakıldığında mesleki olgunluk firmayı doğru temsil edebilmektir. Ehil olmayan kişilerin seçimi ve çalıştırılması firma operasyonları kadar firma itibarına da zarar verir.

Mesleğin yürütücüleri, talep sahibi iç müşterilerden başlayarak tedarikçi ilişkilerine, sözleşmelerden teslimata kadar satınalma döngüsünün her bir evresine olması gerektiği gibi özenle sahip çıkmalıdır.  Takip etme, izleme, kontrol, sürdürülebilirlik ve hesap verebilirlik işin doğasını oluşturmaktadır. Satınalmada mesleki olgunluk, yapılan işe, kuruma, bölüme ve tedarikçilere saygı duymaktır.

Devam edeceğiz …

PAYLAŞIMLAR

Lütfen yorumunuzu girin !
Lütfen adınızı giriniz.

İhracat İşlemlerinde Forward Avantajları

FORWARD TARAFLARI Forward sözleşmelerinde tarafları alıcı ve satıcılar oluştururlar. Forward alıcı, düzenlenen forward sözleşme koşullarına uygun olarak, finansal varlığı...

İşverenlerin hatalı işlemlerinden kaynaklanan fazla ve yersiz kısa çalışma ödemeleri geri istenmeyecek mi?

17 Kasım 2020 tarih ve 31307 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 7256 sayılı Kanun ile koronavirüs etkisinin azaltılması...

Gününde ödenmeyen ücretlerle ilgili faiz talep edebilmesi için ödeme gününden itibaren yirmi gün geçmiş olması gerekir mi?

4857 sayılı İş Kanunu’nda işçi ücretlerini daha fazla güvence altına almak amacıyla ücretlerin yirmi gün içinde ödenmemesi durumunda, işçinin...

İhracat İşlemlerinde Kur Riskinin Azaltılması

FORWARD – İLERİ TARİHLİ ALIM VEYA SATIM YAPMAK FORWARD TANITIMI Forward, ileri bir tarihte teslimi söz konusu olacak herhangi bir malın...

İşin Başladığı Yer – Doğru Talep ve Satınalma Mesleğinin Doğruları

Sektörde “satınalma taleple başlar taleple biter” sözünü çok sık duyarsınız. Satınalma bölümünün operasyonel rutini içerisinde işin başladığı ve bittiği yer...

Satınalma Dergisi Kasım 2020 Sayısı Yayınlandı

Değerli Yöneticiler, Dopdolu Kasım 2020 sayısı ile karşınızdayız. Sektör odaklı ve işletme yöne- tim dünyasında yaşanan değişimleri ele alan çok...

İthalat ve İhracatçılarda Kur Riski

KUR RİSKİ Kur riski, belli etkenlerle; siyasal olaylar, ödemeler dengesi açığı, ülkedeki faiz oranları, Enflasyon oranı mevcut yönetim tarafından alınan...

Disiplinsizlik nedeniyle kınama cezası verilen işçi, aynı eylem nedeniyle haklı nedenle işten çıkarılabilir mi?

İş hukukunda işverenlere belirli koşulların varlığı halinde, işçilere disiplin cezası verme yetkisi tanınmıştır. Bu konuda 4857 sayılı İş Kanunu...

Lojistikte Yapay Zeka Kullanımı

Yapay zeka, insan gibi düşünebilen, davranışları taklit edebilen, otomatikleştirebilen ve veri tabanlı etkinlikleri insanlardan daha iyi şekilde yapabilen sistemlerden...

Serbest Bölgelerde İthalat, İhracat ve Bankacılık

SERBEST BÖLGELERDE DIŞ TİCARET Serbest bölgelerde dış ticaret faaliyetleri, serbest bölgelerde mukim kullanıcı firmalarca yapılabilir. Uluslararası kurallar serbest bölgelerden yapılacak...

Satınalma Dergisi'ne Dijital Üye Olun

Dijital Üyelik ile Satınalma Dergisi'nin yayınlanmış tüm sayılarına erişebilir, Buyer Network Öğrenme Merkezi'nde eğitim dokümanlarına ulaşabilirsiniz.

SATINALMA DERGİSİ 8 YILLIK ARŞİVİ

Yayınlanmış Tüm Sayılara ve Yayınlanacak 12 Sayıya Dijital Olarak Erişim

Buyer Network Öğrenme Merkezi

Kariyerinizi Geliştirecek Uzaktan Eğitim Seçeneklerine Sahip Olun

KURUMSAL ÜYELİK AVANTAJLARI

10 Yöneticiye Kadar Geniş Takımlar için Şirket Paketini Satın Alın