Çalışma hayatındaki yaygın şikâyetlerden biri de zamanın asla yetmediğine ilişkindir. Bunun yanı sıra hemen hemen bütün çalışanlar, ne iş yaparlarsa yapsınlar, hep çok meşgul olduklarını, başlarını kaşımaya bile fırsat bulamadıklarını söylemektedir. Saatler ve günler yapılacak işler için asla yetmemektedir.
Acaba bu şikâyetler gerçekçi midir? Gerçekten hemen hemen bütün çalışanlar söyledikleri kadar meşgul olabilir mi?
Bu ve benzeri şikâyetler üzerinde duran Cyril Northcote Parkinson, çalışma hayatındaki gözlemleri sonucunda çeşitli sorunlar için bir dizi iddiada bulunmuş ve bunların tamamını 1957 yılında yayınladığı bir kitapta Parkinson Yasası olarak isimlendirmiştir. Bu iddialardan en bilineni, yapılması gereken bir iş ile bu işe ayrılan sürenin aslında uyumsuz olduğuna ilişkindir.
Parkinson zamanın yetmemesine ve sürekli meşgul olmaya ilişkin şikâyetlerin aslında yersiz olduğunu, asıl sorunun zamanı doğru kullanmamaktan kaynaklandığını ileri sürmüştür
Parkinson’a göre yapılması gereken bir iş tamamlanması için belirlenen süreyi tamamen dolduracak kadar genişleme eğilimindedir. Örneğin yeğenine kartpostal göndermek isteyen yaşlı bir hanımefendi bu iş için neredeyse bütün gününü harcarken, son derece meşgul bir kişi aynı işi 3 dakika içerisinde tamamlayabilmektedir (1).
Bu neden böyle olmaktadır ? Parkinson’ın bu konuya ilişkin açıklaması oldukça basittir: Yaşlı kadın kartpostalı seçmek için 1 saat harcamakta, 1 saat gözlüklerini ve yarım saat adresi bulmak için uğraşmakta, 1 saatten fazla kartpostalın üzerine yazacağı yazıyla meşgul olmakta ve en az 20 dakikayı da yan sokaktaki posta kutusuna giderken yanına şemsiye alıp almamaya karar vermek için harcamaktadır. Oysa meşgul kişi kartpostal göndermek için bu kadar uğraşmamakta, bir kartpostal alıp, üzerini doldurup, posta kutusunun yanından geçerken kartpostalı içine atmaktadır. Kısacası her ikisi de birer kartpostal göndermiş olmakta ancak bu iş için harcadıkları süreler tamamen farklılaşmaktadır. Dolayısıyla bir kartpostalı göndermek gerçekte 3 dakikalık bir iş olmasına rağmen, yaşlı kadın bunun için saatlerini harcamış olmaktadır (2).
İlgi çekici bu iddia literatürde de çeşitli tartışmalara neden olmuş ve yapılan bazı araştırmalar birbirleriyle çelişen sonuçlara ulaşmıştır. Örneğin 1966 yılında yapılan bir araştırmanın sonuçları “Parkinson Yasasının” doğru olduğunu, insanların bir işi tamamlamak için verilen sürenin tamamının kullanılma eğiliminin bulunduğunu, ayrıca bir işe atfedilen sürenin sonraki dönemlerde de o işin normal süresi olarak algılanmasına neden olduğunu gösterirken bazı çalışmalar ise Parkinson’ın iddialarına mesafeli yaklaşmak gerektiği sonucuna ulaşmışlardır. Ne var ki, yönetim literatüründe genel eğilim Parkinson’ın iş ve süre uyumsuzluğuna ilişkin iddiasını tamamen “doğru” olarak kabul etme ve çeşitli sorunları açıklamak ve çözmek için kullanma yönündedir (3).
Gerçekten de özellikle popüler yayınlarda ne kadar süre verilirse verilsin sonucun değişmeyeceği anlamına gelebilecek bazı söylemlerin yer aldığı, özellikle kısıtlı süre verilmesinin işgörenlerin motivasyonlarını arttıracağı gibi önerilerde bulunulduğu görülmektedir. Kısacası bu ve benzeri söylemlerin ulaştıkları kaçınılmaz sonuç, işlerin hızlı ve verimli bir biçimde tamamlanması için işgörenler üzerinde zaman baskısına neden olacak derecede kısa sürelerin tanınmasının gerekli olduğudur.
Bu yaklaşımın çeşitli sakıncaları olabileceğini belirtmek gerekir. Örneğin Moore ve Tenney konuyla ilgili çalışmalar ve araştırmalardan yararlanarak zaman baskısının performans ve verimlilik üzerindeki etkisini incelikleri çalışmalarında Parkinson Yasasını da ele almışlar ve Parkinson Yasasının yanlış bir bakış açısıyla yorumlandığını, aslında bu yasanın tamamen doğru olarak değil kısmen doğru olarak ele alınması gerektiğini ileri sürmüşlerdir. Moore ve Tenney’e göre Parkinson Yasası tamamen doğru kabul olarak kabul edilmemelidir; çünkü zaman sıfıra yaklaştıkça çalışma hızı sonsuza gidememektedir. Bunun yerine Parkinson Yasasının kısmen doğru olarak kabul edilmesi gerekmektedir; çünkü insanlar gerçekten de bir iş için verilen zamanın tamamını kullanma eğilimindedir (4). Kısacası Parkinson Yasasının zaman boyutunun her açıdan doğru olarak kabul edilmemesi gerekmektedir.
Moore ve Tenney’in ulaştığı önemli bir sonuç zaman baskısı altında çalışmanın hızı arttırdığı ancak bunun kaliteden ödün vermek anlamına geldiğidir (5).
Gerçekten de Parkinson ileri sürdüğü görüşü desteklemek için süreleri mübalağalı derecede farklı belirlemiş ve yaşlı kadının yaşı gereği sahip olduğu bazı dezavantajları ön plana çıkarmış olsa da farkında olmadan elde edilen sonuçların niteliklerinin farklı olduğunu bize göstermektedir. Yaşlı kadın hangi kartpostalı seçeceğine ve kartpostalın üzerine ne yazacağına karar vermek için 2 saatten fazla zaman harcamakta, kısacası kartpostal gönderme işini titizlikle yapmaktadır. Oysa meşgul kişi hangi kartpostalı seçtiğine ve üzerine ne yazdığına değil yalnızca bir kartpostalın gönderilip gönderilmediğine odaklanmaktadır.
Moore ve Tenney’e göre bir işin tamamlanabilmesi için ne kadar süreye ihtiyaç duyulduğunun tespiti, diğer bir ifade ile zaman baskısının optimum derecesinin bilinmesi ve uygulanması performans ve verimlilik için önemlidir. Diğer yandan zaman baskısı yaratıcılık gerektiren işler için pek uygun görülmemektedir. Ayrıca çoklu hedeflerin söz konusu olduğu durumlarda bunlara ilişkin koordinasyon özellikle önemli hale gelmektedir (6).
Böylelikle Parkinson Yasasının zaman boyutunun işgörenler ve yöneticiler açısından ya da zamanı kullananla zamanı belirleyen açısından farklı ele alınması gerektiği söylenebilir. Buna göre bir işin tamamlanabilmesi için gerekli sürenin tespiti yöneticiler açısından oldukça hassas bir görev haline gelmektedir. Olması gerekenden fazla verilen süre gereksiz işgücü kaybına ve dolayısıyla da maliyete neden olurken, olması gerekenden az verilen süre işin niteliğinin düşmesine ve hatalara yol açabilmektedir.
Ayrıca Parkinson kartpostal örneği ile aynı anda birden fazla işin sorunsuzca yürütülebileceğini de ileri sürmüş olmaktadır. Gerçekten de kartpostal örneğinde yaşlı kadın tek bir iş yaparken meşgul kişi aynı süre içerisinde birden fazla iş yapmak durumunda kalmaktadır.
Parkinson kartpostal örneğini verirken aynı süre içerisinde birden fazla iş yapılabileceği düşüncesinden hareket ediyor olsa da sonuçta bu işlerden en az birinin önemsenmeden, deyim yerindeyse savsaklanarak yapılmak durumunda olduğu açıktır. Oysa birden fazla işi aynı anda yapmak bugünün çalışma dünyasının yeni normallerinden biridir. Bu nedenle Moore ve Tenney’in zaman sıfıra yaklaştıkça rağmen çalışması hızının sonsuza gidemediği yönündeki tespitlerine ilave olarak bir işgörenin aynı anda yapabileceği iş sayısının da benzer biçimde bir limitinin bulunmasının kaçınılmaz olduğunu belirtmek gerekir.
Birden fazla görevi üstlenmek durumunda kalan bir çalışanın bunlara ilişkin talimatları kaç kişiden aldığı da önemlidir. Görev tek bir kaynaktan, örneğin tek bir yöneticiden geliyorsa bu yönetici her bir iş için “olması gereken sürenin” ve bunların aynı süre içinde sürdürülmesi durumunda “olması gereken sürenin” ne olduğunu bilmek ve buna göre talepte bulunmak durumundadır. Ancak görev birden fazla kaynaktan geliyorsa kaçınılmaz olarak durumun karmaşıklaşması söz konusu olacaktır. Çünkü her bir görev kaynağı “nasılsa başka işi yok!” yanılgısıyla kendisi için uygun olan süreyi belirleyecek ve işin o süre içerisinde tamamlanması talep edecektir. Oysa, zaman baskısının motivasyonu arttırdığı yönündeki anlayışın popüler olduğu bir dönemde her biri için minimumda tanımlanmış ve aynı zaman diliminde gerçekleştirilmek durumunda kalan birden fazla iş söz konusu olduğunda bu işlerden en az birinin fazla titizlenilmeden, ya da açıkça söylemek gerekirse savsaklanarak yapılması kaçınılmazlaşmaktadır.
Bu tartışmalar çerçevesinde ister istemez “olması gereken süre nedir ve nasıl belirlenir?” sorusunu da sormak gerekmektedir.
İlk olarak bir işin tamamlanması için gereken sürenin, diğer bir ifade ile optimum sürenin ne olduğunun belirlenmesi konusunda yöneticinin tecrübesinin ön planda olduğunu kabul etmek gerekir. Yönetici geçmiş tecrübeleri kadar o işgörenin potansiyelini ve aynı anda kaç farklı işle görevlendirildiğini de dikkate almak durumundadır. Bu nedenle yöneticinin hem işin özelliklerini bilmesi hem işgöreni tanıması hem de örgüt içindeki ilişkilerin, örneğin bir işgörenin iş ve görevlerinin kaç farklı kaynaktan geldiğinin, farkında olması gerekmektedir. Dolayısıyla “optimum sürenin” yanı sıra “optimum sayının” da ne olduğunun belirlenmesi önemlidir.
İş analizleri de bir işin optimum süresinin ve sayısının ne olması gerektiği hakkında bir fikir verebilir. Ne var ki, değişen koşullar iş analizlerinin de sürekli olarak tekrarlanmasını ve gözden geçirilmesini gerekli kılmaktadır. Örneğin teknolojinin gelişmesi birçok alanda işlerin tamamlanması için gereken sürelerin her geçen gün kısalmasına neden olmaktadır. Tam tersi bir biçimde önceki dönemlerde daha kısa süren bir işin, trafik sorununun her geçen gün artması ya da müşteri sayısının fazlalaşması gibi değişen koşullar nedeniyle daha uzun sürmesi de söz konusu olabilir. Dolayısıyla 5 yıl önceki “optimum sürelerin” 5 yıl öncesinde kalmış olduğunu kabul etmek gerekir.
Kısacası yönetmenin ne kadar çok “detaylı”, “hassas” ve “dinamik” bir iş ve görev olduğu bir kere daha ortaya çıkmaktadır.
Prof. Dr. Umut OMAY
Kaynakça
(1) Parkinson, C. N. (1957), Parkinson’s Law and Other Studies in Administration, The Riverside Press, Cambridge, p. 2.
(2) a.g.e.
(3) Brannon, L. A.; Hershberger, P. J. and Brock, T. C. (1999), “Timeless Demostrations of Parkinson’s First Law”, Psychonomic Bulletin & Review, 6 (1), p. 148-149.
(4) Moore, D. A. and Tenney, E. R. (2012), “Time Pressure, Performance, and Productivity”, Looking Back, Moving Forward: A Review of Group and Team-Based Research (Research on Managing Groups and Teams), Ed. M. A. Neale and E. A. Mannix, Vol. 15, pp. 305–326.
(5) a.g.e.
(6) a.g.e.
