Prof. Dr. Murat ERDAL – editor@satinalmadergisi.com 
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi
Sosyal Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Program Başkanı

Sektörde “satınalma taleple başlar taleple biter” sözünü çok sık duyarsınız.
Satınalma bölümünün operasyonel rutini içerisinde işin başladığı ve bittiği yer ile mesleğin doğrularını değerlendirmemiz çok önemli. Bu yazının anafikri, talep gerçek ve doğru tanımlanmışsa, satınalma operasyonları doğru ilerler ve işler kolaylaşır. Talep hatalı ve eksik tanımlanmışsa, bütün satınalma çevrimi verimsiz ve tekrarlı işler. Talep sahibi, satınalma ve tedarikçi arasında başlayan ve zaman zaman diğer departmanları da içine alan iletişim problemleri, gecikme ve maliyet kayıpları peş peşe meydana gelir. Ancak mesleki olgunlukla problemlerin ve israfların önüne geçilebilir.

Satın alma Nedir ?
Satın almanın Tanımı Üzerine…

Satınalma operasyonlarının temel doğruları üzerine birlikte kısaca düşünelim.

Satınalma tanımı yaparken “7 Doğru” sıklıkla hatırlanır. Doğru miktardaki doğru ürün ve hizmetlerin doğru tedarikçilerden doğru kalitede doğru maliyette doğru yer ve doğru zamanda temin edilmesi işidir. Bu tanım için mesleğin A – B – C’si de denilebilir. Tabi bu değerlendirmenin daha çok özel sektör tabanlı olduğunu kabul etmek gerekir. Alım operasyonlarının kapsamı büyüdükçe ve kamu sektörünü de gözönünde bulundurduğumuzda 3 Doğru daha ilave edebiliriz. Doğru mevzuat, doğru şartname ve doğru ihale. Dikkat ettiniz mi? Ne çok doğru oldu? Sektör, firma ve bölüm doğruları ise bizi bambaşka tartışmalara götürecek.

Talep ve Talep Sahibi Üzerine…

Satınalma bölümünün işletme içerisindeki geleneksel rolü “organizatör” kimlikle özdeş.
Özetle birimlerden gelen “taleplerin karşılanması”. Bu dar anlamda bakış açısı işletme içerisindeki yapı ve ona bağlı devam eden “satınalma kültürü” ile yakından ilgili.  Tepe yönetim ve diğer departman yetkilileri gözünde klasik algının değişmesi ve günümüzdeki stratejik rollerin anlaşılması ve evrimleşmesi elbette kolay değil. Bu konuyu ayrıca tartışacağız. Ama bu yazımızda izninizle sadece geleneksel rol üzerinde ilerleyelim.

İşletmelerde genel çerçevede ihtiyaçlar ve harcama kalemleri özünde üç aşağı beş yukarı önceden bilinmektedir. Yıllık iş planı, aylar bazında ihtiyaçların ve harcamaların dağılımı bütçede belirtilmiştir. Planlamalarda işletme faaliyetler bütünü, yatırım kararları, süregelen operasyonlar için gereksinimler, kapasite kullanımı ve tahminleme bilgisi bir potada yoğrulmaktadır.

Talep sahibinin kimliği, ihtiyacın ortaya çıkışı ve problemin tanımlanması ile başlayalım.
İhtiyacın ortaya çıkış zamanı, kapsamı ve niteliği nedir? Yeni bir alım mı? Yoksa yineleme mi?
İhtiyacın kağıda dökülmesi yani ayrıntılı bir biçimde alınışı işi somut hale getirir. Sisteme girilmesi ya da satınalma bölümüne bir şekilde iletilmesi işin ilk aşamasıdır. Bu aşama satınalmada idari boyut olarak bilinir. Satınalma, her zaman ve koşulda ihtiyacın tüm yönlerini, nicelik ve niteliğini analiz eder. Talebin doğruluğu nedir ? Gerçek bir talep mi ? Söylenildiği gibi ivedi mi ? Talep sahibi birimle daima işin kapsamı ve içeriği konusunda görüş alış verişinde bulunulur. Her görüşmede taraflar arasında yeni öneriler ve revizeler gündeme gelir. Sağlıklı bir operasyon için bu önerilerden faydalanmak gerekir.

İşin niteliğine, teknik özelliklerine ve büyüklüğüne bağlı olarak ise şartname hazırlanır. Talep sahibi birimler, ilgili uzmanların katılımı ve satınalma bölümünün desteği ile gereksinimi ayrıntılı bir şekilde bu şartnamede ortaya koyarlar. Hedef, amaca uygun doğru alımı gerçekleştirmek, olası tüm kötü senaryo ve olumsuz sapmaların önüne geçmektir.

Satınalmanın merkezi rolü ve ticari boyutlarda devreye girmesi organizasyona bağlı olarak değişim gösterebilir. İlgili bölümler belirli sınırlar (kategori ve limitler) ve yetkiler içerisinde harcama yapabilmektedir. Bu tür yapılarda talep sahibi birimlerin kısmi özgürlüğünden bahsedilebilir.

İmalat işletmelerinde ihtiyaçlar müşteri siparişleri ve üretim operasyonları ile doğrudan ilgilidir. Talep sahibi birim üretimdir. Dışarıdan alınan hammadde, hazır parça ve yarı mamul doğrudan imalatta kullanılır. Fabrika tesis yönetimi ve tamir-bakım gibi konuları da düşündüğünüzde harcamaların büyük bir yüzdesi doğrudan ve dolaylı bir şekilde üretimle ilgilidir. Bu nedenle üretim, planlama ve satınalma yöneticileri arasında koordinasyon büyük önem taşır. Tam zamanında üretim ve proje takviminde müşteriye teslimat. Üretim programı devam ederken her yeni sipariş ve araya giren işler üretim planının revize edilmesini ve ötelemeleri de beraberinde getirir. Yeni koşullarla birlikte oluşan yeni durum satınalma operasyonlarına da etki eder. Acil satınalmalar gündeme gelir ve topyekun zamana karşı bir mücadele verilir.

İşletmelerde acil satınalımların yanı sıra planlı satınalımlar da bulunmaktadır.
Şimdi planlı satınalımlara kısaca bir göz atalım. Çeşitli bilişim hizmetleri, tesis bakım hizmetleri ve idari işler kontrolünde olan alanlar örnek verilebilir. İşletmelerde birçok hizmet anlaşmasının ne zaman biteceği ve yenileneceği aylar öncesinden bellidir. Talep sahibi birim ve satınalma koordinasyon halinde gerekli hazırlıklar yapar. Çok büyük bir sürpriz yoktur. Tamam ya da devam kararları için gerekli değerlendirme periyodu bulunmaktadır.

Satınalma Mesleğinin Doğruları Üzerine…

Talep sahibi ve işletme kültürü ile ilgili değerlendirmelerden sonra biraz da mesleğin doğru icrası üzerine konuşalım. Süregelen işletme faaliyetleri içerisinde satınalma mesleğini icra ederken, gerçekleşen iş alışkanlıkları, personel davranış ve tutumları için bir şeyler söylemeyecek miyiz? Elbette söyleyeceğiz.

“Önce iğneyi kendine sonra çuvaldızı başkasına batır” sözü bu yazıda ters işledi.
İğneyi önce talep sahibini batırdık çünkü satınalma işi talep sahibi ile başlıyor. Şimdi çuvaldızı kısmına geldik.

Kurumun satınalma politika ve uygulamaları mesleğin algılanmasında çok önemli ipuçlarını barındırır. Satınalma mesleğinin güven vermesi, firmanın en tepesinden başlayarak sektördeki konumu ile doğrudan bağlantılıdır. Sektörde yer alan paydaşlara ve tedarikçilere saygı duyulması, yapılan her işte çözüm odaklı ve yapıcı hareket edilmesi ilişki kalitesini ve prestijini belirler. Tedarikçilerin gözünde köklü, güvenilir firma demek ticarette sözünde durmak demektir. Kuşkusuz bunun en önemli göstergesi tedarikçilere ödemelerin tam ve zamanında yapılmasıdır.

Sistemin kurulması; bölüm organizasyonu, yetkilerin belirlenmesi, iş süreçleri ve fiili akışların yapılandırılması yine tepe yönetimin uhdesindedir. Satınalma mesleğini icra edenlerin seçimi, yetiştirilmesi ve istihdam edilmeleri yönetimsel bir sorumluluktur. İlgili personelin seçiminde sektörel deneyim, mesleki bilgi ve birikim büyük önem arz eder.

Her alanda olduğu gibi mesleki olgunluğun ayrılmaz parçaları sağlam iş ahlakı, dürüstlük ve güvenilirliktir. Satınalma çalışanlarının bir ayağı şirket içerisinde bir ayağı ise şirket dışarısındadır. İşin gereği olarak sektördeki gelişmeler, yeni tedarikçiler ve yeni malzemeler sürekli takip edilmek zorundadır. Sektör paydaşları ile iletişim ve sürdürülebilir ilişkiler açısından bakıldığında mesleki olgunluk firmayı doğru temsil edebilmektir. Ehil olmayan kişilerin seçimi ve çalıştırılması firma operasyonları kadar firma itibarına da zarar verir.

Mesleğin yürütücüleri, talep sahibi iç müşterilerden başlayarak tedarikçi ilişkilerine, sözleşmelerden teslimata kadar satınalma döngüsünün her bir evresine olması gerektiği gibi özenle sahip çıkmalıdır.  Takip etme, izleme, kontrol, sürdürülebilirlik ve hesap verebilirlik işin doğasını oluşturmaktadır. Satınalmada mesleki olgunluk, yapılan işe, kuruma, bölüme ve tedarikçilere saygı duymaktır.

Devam edeceğiz …

SATIN ALMA ve TEDARİK ZİNCİRİ EKİPLERİ İÇİN

Satın alma ve Tedarik Zinciri Yönetimi Eğitimi
Eğitim İçeriği için Eğitim Kataloğunu https://satinalmadergisi.com/egitim.pdf indirebilirsiniz.
Ekibinizin ihtiyacı doğru eğitim teklifini almak için talebinizi egitim@satinalmadergisi.com e-posta adresimize iletebilirsiniz.

Şirketinize Özel Eğitim Programlarımızı (4-6 günlük) İncelemek için
https://satinalmadergisi.com/egitim-programlari/ sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

SATIN ALMA ve TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ YAZI DİZİSİ

• Tedarikçi Günü Nasıl Planlanır? Organizasyon ve Yürütme için Yol Haritası
• Satınalma Yönetiminde Minimum Sipariş Miktarı Sorunu Nedir?                                       
• E-Satınalma Yatırımları Satınalma Departmanlarını Güçlendirir
• Danışmanlık Hizmet Alımları ve Proje Esaslı Satınalma Yönetimi – I                                  
• Danışmanlık Hizmet Alımları ve Sözleşmeler: Kontrol Listesi-II                                          
• Satınalma Check-Up ile Operasyonlarınızı Ölçümleyin                                                       
• Yeşil Satın Alma ve Sürdürülebilir Tedarik Zinciri Yönetimi Nedir?                                    
• Tedarik Zinciri Yönlendiricileri ve Performans Ölçümleme                                                  
• Tedarik Zinciri Kurmak İstiyoruz. Nereden Başlamalıyız ?                                                   
• Güçlü Alıcılar Dönemindeyiz                                                                                                    
• Tedarikçi Bilgi Formları Kurumsal Özgeçmiş mi ? Bumerang Etkisi                                  
• Tedarikçi Araştırması ve Örgütsel Pazarlarda Yeni İstihbarat Kaynakları                          
• Tedarikçi Müşteri Seçiyor, Alıcılar Ürün Bulamıyor                                                               
• Tedarik Zincirinin Amacı Ne?              
• Küresel Tedarik Zinciri Atmosferi       
• Ürün Hayat Eğrisi ve Tedarik Zinciri Operasyonları                                                              
• Satınalmacı Olmak Ülkemizde Zordur                                                                                     
• Yemek Sektöründe Restoran Zincirleri ve Satınalma Yönetimi                                           
• Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi Vaka Çalışması
• Satınalma Nedir? İşin Başladığı Yer – Doğru Talep ve Satın alma Mesleğinin Doğruları 
• Satın Alırken Kazanmanın Koşulları
• Tedarikçi Performans Değerlendirme ve Tedarikçi Geliştirme Eğitimi                               
• Tedarik Zinciri Entegratörlüğü Nedir? 4. Parti Lojistik ve İlerisi                                          
• Satınalma Pazarlık Çevresi
• Şirket Operasyonlarında Ulaştırma ve Filo Yönetimi
• Satınalma Yöneticileri Endeksi (PMI) Nedir?
  Satınalma Yöneticileri Endeksi (PMI) Nasıl Hesaplanır? Çalışma Sistemi Nedir? 
• Deniz Ticareti ve Konteyner Taşımaları
• Dış Ticaretin Sıcak Gündemi: Konteyner Taşıma Fiyatları
• Dünya Ticaretini Konteyner Liman Hareketleri Üzerinden Değerlendirmek
• Havayolu Taşımacılığı Büyüme Trendinde. Yolcu ve Kargo Hareketleri Olumlu.
• Tedarik Zincirlerinde Hatlar ve Rekabet: Denizyolu Konteyner Taşımacılığının Liderleri
• İstanbul Havalimanı Tedarik Zincirlerinin Neresinde?

SATIN ALMA EĞİTİM TESTLERİ

• Satınalma Eğitimi Test – I
• Satınalma Eğitimi Test – II
• Satınalma Eğitimi Test – III

PAZARLIK BECERİ ANKETİ

• Pazarlık Stilinizi Öğrenin: Tüm Yönetici Adayları için Tavsiye Edilen Anket

Kitap Önerileri : 

• MÜZAKERE TEKNİKLERİ ve PAZARLIK BECERİLERİ (E-Kitap 2. Baskı), Prof. Dr. Murat ERDAL, Erişim için profesyonel üyelik işlemlerinizi tamamlamanız gerekmektedir.
• SATINALMA ve TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ, Prof. Dr. Murat ERDAL, (Beta Yayıncılık),  4. Baskı.

-> Eğitim Kataloğunu İndirebilirsiniz ->   https://satinalmadergisi.com/egitim.pdf

-> ŞİRKET EĞİTİMLERİNİZ İÇİN TEKLİF ALIN -> egitim@satinalmadergisi.com

KİTAP:
SATIN ALMA VE TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ
Kitap temini için E- MAĞAZA yı ziyaret ediniz. 

PROF. DR. MURAT ERDAL

İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü

Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Program Başkanı

İÇİNDEKİLER                                                                                                                                                                                                                     

Önsöz                                                                                                                                                                                                                    

BİRİNCİ BÖLÜM

SATIN ALMA YÖNETİMİNE GİRİŞ      

Temel Tanım ve Kavramlar                                                                                              

Satın alma ve Tedarik Zinciri Yönetiminin Tarihsel Gelişimi                                           

1.3.       Satın alma Operasyonlarında Ürün ve Hizmet                                                     

1.4.       Sektörel Örnekler                                                                                                

İmalat Sektöründe Alım Grupları

Sağlık Sektöründe Alım Grupları

İnşaat Sektöründe Alım Grupları

Haberleşme Sektöründe Alım Grupları

1.5.      Satın alma Sürecinin Temel Aşamaları                                                                 

1.5.1.     Problemin Ortaya Çıkışı ve Satın alma İhtiyacının Belirlenmesi

1.5.2      Satın alma Siparişinin Tam Olarak Tanımlanması

1.5.3      Satın alma Siparişinin Hazırlanması

1.5.4.     Tedarikçi Araştırması ve Seçimi

1.5.5.     Satın alma Tekliflerinin Alınması

1.5.6.     Tekliflerin Analizi, Pazarlık ve Anlaşma

1.5.7.     Satın alma Siparişinin Verilmesi ve İzleme

1.5.8.     Siparişlerin Teslim Alınması ve Kontrolü

1.5.9.     Fatura Kontrolü ve Ödeme

1.5.10.   Tedarikçi Performans Değerlendirme, Geri Besleme ve
Sürdürülebilirlik

İKİNCİ BÖLÜM

SATIN ALMA ORGANİZASYONU VE YÖNETİMİ                    

Satın alma Karar Türleri                                                                                                   

2.1.1. Taktik Satın alma

2.1.2. Stratejik Kaynak Yönetimi

Satın alma Fonksiyonunun Gelişimi                                                                                

Satın alma Bölümü ve İşletme İçerisindeki Yeri                                                               

2.3.1. Üretim Bölümü İle İlişkiler

2.3.2. Kalite Bölümü İle ilişkiler

2.3.3. Muhasebe Bölümü İle ilişkiler

           2.3.4. Finans Bölümü İle İlişkiler

2.3.5. Pazarlama Bölümü İle İlişkiler

2.3.6. Araştırma – Geliştirme Bölümü İle İlişkiler

2.3.7. Lojistik Bölümü İle ilişkiler

           2.3.8. Hukuk Bölümü İle ilişkiler

2.4. Satın alma Organizasyonu                                                                                        

2.4.1. Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Satın alma Organizasyonu

2.4.2. Büyük İşletmelerde Satın alma Organizasyon Yapısı

Ürün Temelli Yaklaşım

Coğrafi Temelli (Bölgesel) Yaklaşım

Fonksiyonel Yaklaşım

Yurtiçi ve Uluslararası Satın alma                                                                                    

              2.5.1. Yurtiçi Satın alma

              2.5.2. Uluslararası Satın alma

Merkezi ve Yerinde (Ayrık) Satın alma                                                                             

    2.6.1. Merkezi Satın alma

    2.6.2. Yerinde (Ayrık) Satın alma

     2.7.    Satın alma Yönetiminde Risk Türleri ve Belirsizlikler                                        

Satın alma Portföy Analizi                                                                                               

Özellikli Satın alma Uygulamaları                                                                                    

Strateji Oluşturma ve Satın alma Bölüm Hedeflerin Belirlenmesi                                    

Satın alma Yöneticisinin Özellikleri                                                                                 

2.12.   Satın alma Denetimi                                                                                               

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

PAZARLIK ve SÖZLEŞME YÖNETİMİ

3.1. Satın alma Yönetiminde Pazarlık                                                                       

3.2. Satın alma Pazarlık Çevresi                                                                               

3.3. Temel Pazarlık Yaklaşımları                                                                              

3.4. Pazarlık Aşamaları                                                                                            

3.5. Pazarlık Taktikleri                                                                                              

Sözleşme Kavramı                                                                                                   

Sözleşme Türleri                                                                                                      

Sözleşme Yönetimi                                                                                                  

Sözleşme Hazırlama

Sözleşmenin Yürütülmesi

Sözleşme İzleme ve Kontrol

Sözleşme Sonlandırma ve Yükümlülüklerin Süresi

Satın alma Sözleşmelerinin Temel Unsurları                                                           

Sözleşme Yönetiminde Problemler ve Sözleşmelerin Yorumlanması                                                                                                        

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ                                                                          

4.1. Tedarik Zinciri Yönetimine Giriş                                                                       

4.1.1. Tedarik Zinciri Temel Süreçleri

4.1.2. Tedarik Zinciri Yönetiminde Ana ve Alt Tedarikçiler

4.1.3. Tedarik Zinciri Yönetiminde Ürün Akışları                                                                                                           

    4.2. Tedarik Zinciri Karar Aşamaları                                                                    

4.2.1. Tedarik Zinciri Tasarımı

4.2.2. Tedarik Zinciri Planlaması

4.2.3. Planlama Problemleri

4.2.4. Tedarik Zinciri Operasyonu

 4.2.5. Tedarik Zinciri Yönetiminde Makro Riskler

4.3. Tedarik Zinciri Kurulumu (Metodoloji)                                                              

4.3.1. Rekabet Stratejisini Destekleyen Tedarik Zinciri Anlayışı

4.3.2. Tedarik Zinciri Ön Çalışmaları ve Farkındalık Seviyesi

Pazarın ve Nihai Kullanıcıların Tanımlanması

4.3.2.2.      Tedarik Zincirlerinin Tanımlanması

4.3.2.3.      Yönetim Süreçlerinin Belgelenmesi

Yöneticilerle ve Müşterilerle Değerlendirmeler

     4.4.  Tedarik Zinciri Yönlendiricileri ve Performans Ölçümleme                         

4.4.1. Tesis Kararları

4.4.2. Envanter Kararları

4.4.3. Lojistik Kararları

4.4.4. Bilgi Kararları

4.4.5. Kaynak Kararları

4.4.6. Fiyatlandırma Kararları

     4.5. Tedarik Zinciri Organizasyonu; Tedarik Zinciri Bölümü ve
İlk Adımlar                                                                                                    

     4.6. Ürün Hayat Eğrisi ve Tedarik Zinciri Operasyonları                                     

BEŞİNCİ BÖLÜM
TEDARİKÇİ PERFORMANS DEĞERLEMESİ                                                                                                                                          

5.1.    Tedarikçi Performans Yönetim Sisteminin Kurulması                                            

5.1.1. Proje Planı ve Başlangıç

Tedarik Tabanlı Bölümlendirme

Değerlendirme Stratejisinin Geliştirilmesi

Performans Beklentilerinin Tanımlanması

Anahtar Performans Göstergeleri (KPI) ve Puanlama Sisteminin Tanımlanması

Veri Toplama Yöntemlerinin Geliştirilmesi

Performans Ölçütlerinden Eyleme Geçiş Planı

Tedarikçi Performans Yönetiminde İş Süreçlerinin Geliştirilmesi

Tedarikçi Performans Yönetimi Pilot Planı, Yürütme ve Güncelleme

Pilot Performans Yönetim Uygulamalarının Tedarikçilere Yayılımı

5.2.   Tedarikçi Sertifikalandırma                                                                                     

Sertifikalandırma Sürecinin Alıcı Tarafından Ortaya Konması

Sertifikalandırma Süreci İçin Tedarikçilerin Belirlenmesi

Tedarikçilerle Gözden Geçirme Toplantısı ve Beklentiler Konusunda Görüş Birliğine Varılması

Kalite Sistemlerinin Geçerliliğinin Kabulü ve Tedarikçi Öz Değerlendirme

Tedarikçinin İyileştirme Faaliyetlerini Başlatması

• Deneme Denetimi
• Resmi Denetim

Sertifikalandırma Değerlendirmesi

Tedarikçilerin Sertifikalandırılması

Sürekli İyileştirme Çalışmaları ve Sertifikalandırmanın Sürdürülmesi

5.3. Tedarikçi Performans Göstergeleri                                                                           

  5.3.1. Kalite Performans Göstergeleri

  5.3.2. Maliyet Performans Göstergeleri

  5.3.3.    Teslimat Performans Göstergeleri

  5.3.4.    Yenilikçilik Performans Göstergeleri

  5.3.5.    Çevre Performans Göstergeleri

Stratejik Performans Göstergeleri                                                                                   

Tedarikçi Performans Değerlendirmesi                                                                           

Tedarikçi İlişki Yönetimi                                                                                                  

Tedarikçi Geliştirme                                                                                                         

Atölye Çalışması: Tedarikçi İlişkileri ve Tedarikçi Geliştirme                                          

 Kaynaklar