İtirazen Şikayet Konusu; Kamu ihale mevzuatına göre anonim şirketlerde son ortaklık durumunun tevsik edilmesi için pay defteri sunulmasının yeterli olduğu, ek olarak yüklenen yönetim kurulu karar defterinin ise pay defterinin dayanağı olmakla birlikte tamamlanabilir bilgi niteliğinde olduğu, bu hususta idarenin bilgi eksikliği gördüğü kısma ilişkin mevzuat gereği bilgilerin tamamlatılabilmesi mümkün iken, e-tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Kamu İhale Kurulu Kararı Özeti;  02.03.2022 tarihli ve  2022/UY.II-306  sayılı Kamu İhale Kurulu kararına göre;

Kamu İhale Kurulu tarafından ihale işlem dosyası üzerinden yapılan inceleme neticesinde;

20.06.2021 tarihli ve 31517 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan değişikliklerle “Yeterlik Bilgileri Tablosu” standart formunun “Teklif Vermeye Yetkili Olunduğuna İlişkin Bilgiler” satırında “Ticaret Sicili Bilgileri” ile “Pay Defteri” alt satırlarının kaldırıldığı, aday veya isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ortaklarına/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgi ve belgelerin EKAP’a kaydı ile ilgili olarak; tüzel kişilerde yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre ortaklar ve ortaklık oranlarına/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında Ticaret Sicil verilerinin esas alınacağının hükme bağlandığı, ayrıca anonim şirketlerde ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının, şirket niteliğinde olmayan tüzel kişilerde ise üyelerin veya kurucuların kaydı kapsamında Ticaret Sicil Gazeteleri’nde yer almayan bilgileri içeren belgelerin ilgili kısımlarının da taranarak EKAP’a yüklenmesinin öngörüldüğü anlaşılmıştır.

Ek olarak, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nde EKAP’a kayıtlı olan; gerçek kişilerin kendileri ile vekil veya temsilcilerine; tüzel kişilerin kendileri, ilgisine göre, ortakları ve ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç)/üyeleri/kurucuları, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda tüzel kişiliği temsile yetkili yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin bilgileri EKAP’a kaydetmeleri ve son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce güncellemelerinin zorunlu olduğu, bu kişilerin tüzel kişi olması halinde yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verilerinin esas alınacağı, ayrıca anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının taranarak EKAP’a yükleneceği, bu madde kapsamında EKAP’a kaydedilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olmasının gerekmekte olduğu, EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişiler tarafından, beşinci fıkrada belirtilen bilgilerde değişiklik yapılmasının gerektiği hallerde bu değişikliklerin, en geç değişiklik tarihini izleyen 7 (yedi) gün içerisinde ancak her durumda son başvuru veya ihale tarihinden önce, son başvuru veya ihale tarihinden sonra gerçekleşen değişikliklerin sözleşme imzalanmadan önce güncellenerek EKAP’a kaydedilmesinin zorunlu olduğu hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nde ise Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 7’nci maddesine göre EKAP’a kaydedilen bilgilerin doğrudan EKAP’taki kayıtlardan temin edildiği hallerde, bu bilgilerin güncel olmadığının anlaşılması durumunda tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı açıklamasına yer verilmiştir.

Yapılan incelemede, başvuru sahibi tarafından Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda iki şirket ortağının beyan edildiği, anılan istekli tarafından EKAP’a yüklenilen pay defterlerinin de söz konusu iki ortağa ilişkin olduğu, istekli tarafından EKAP’a yüklenilen yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısmında ise şirket ortaklarının üç kişi olarak belirtildiği görülmüş olup, Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda yer alan ortaklar ve ortaklık oranları ile pay defteri ve pay defterinin dayanağı olan yönetim kurulu karar defterinde yer alan ortakların ve ortaklık oranlarının farklı olduğu, birbirini desteklemediği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hüküm ve açıklamaları çerçevesinde yapılan incelemede; anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, istekliler tarafından beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının taranarak EKAP’a yükleneceği, bu kapsamında EKAP’a kaydedilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olmasının gerektiği anlaşılmış olup, EKAP’a yüklenmesi gereken bilgilerin doğru, güncel ve eksiksiz olarak yüklenmesindeki sorumluluğun da tamamen isteklilere ait olduğu anlaşılmıştır.

Ayrıca, anonim şirketlerde son ortaklık durumunu göstermek üzere pay defterinin tek başına yeterli olmayacağı, pay defterinin dayanağı niteliğinde olan yönetim kurulu karar defterinin ilgili sayfalarının da eklenmesi gerektiği, diğer bir ifadeyle pay defterinin tek başına yeterli bir belge olmadığı, pay defterinde yer alan bilgilerin doğruluğunu ispatlamak üzere dayanağı olan yönetim kurulu kararının da eklenmesi gerektiği ve pay defterinde ve yönetim kurulu karar defterinde yer verilen bilgilerin birbirleriyle uyumlu, güncel ve doğru olması gerektiği dikkate alındığında, anılan istekli tarafından sunulan pay defteri ve pay defterinin dayanağı olan yönetim kurulu karar defterinde yer alan ortakların ve ortaklık oranlarının farklı olduğu, yukarıda yer verilen tespitler neticesinde anılan istekli tarafından sunulan pay defterinin dayanağı olan ilgili yönetim kurulu kararının (30.09.2020 tarihli ve 2020/08 sayılı) istekli tarafından EKAP’a yüklenmediği, yönetim kurulu karar defterinin sehven yanlış sayfasının yüklendiğinin şikâyet dilekçesinde de ikrar edildiği ve EKAP’a yüklenmesi gereken bilgilerin doğru, güncel ve eksiksiz olarak yüklenmesindeki sorumluluğun da tamamen isteklilere ait olduğu hususları birlikte değerlendirildiğinde başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesine göre aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin tamamlatılabileceği, ancak başvuru sahibi tarafından sunulmuş Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun bizzat isteklilerce hazırlandığı, başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen bir belge olmadığı, bu itibarla teklif dosyasının mevzuata uygun olarak hazırlanması, yeterlik bilgileri tablosundaki beyanların eksiksiz sunulması ve ilgili belgelerin EKAP’a yüklenmesi hususundaki sorumluluğun isteklilere ait olduğu, bu kapsamda yukarı aktarılan mevzuat hükümleri uyarınca pay değişikliklerine dayanak teşkil eden yönetim kurulu kararlarının ihale tarihinden önce EKAP’a yüklenmesinin mecburi olduğu, söz konusu belgenin yüklenmemiş olmasının bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği, zira bilgi eksikliğinden ziyade ortada belge eksikliği durumunun bulunduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu olan hususların bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılması gerektiğine ilişkin iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

İlgili firmanın yaptığı itirazen şikayet başvurusu başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verilmiştir.

Mehmet ATASEVER

Kamu İhale Kurulu Eski Üyesi/ Akademisyen