Sizin de bir an durup “benim meğer daha önce çok işim yokmuş!” dediğiniz anlar oluyor mu ? Sanırım giderek hızlanan çalışma temposundan ve buna eşlik ederek artan iş yükünden dolayı birçokları bunu düşünüyordur.
Bugünün iş hayatında ardı arkası kesilmeyen ve giderek sayıları artan “çok acil” ve “çok önemli” iş taleplerine nasıl karşılık verileceğinin başlı başına bir sorun haline gelmektedir. Gerçekten de ilginç bir biçimde neredeyse bütün işlerin artık “çok acil” ve “çok önemli” etiketini taşımaya başladığı söylenebilir.
II. Dünya Savaşının ünlü komutanlarından ve 1953-1961 yılları arasında A.B.D. başkanlığı yapmış bulunan Eisenhower da 1954 yılında yaptığı bir konuşmada “acil” ve “önemli” sorunundan mustarip olduğunu şu şekilde belirtmiştir: “Benim iki tür sorunum olur: Acil olanlar ve önemli olanlar. Acil olanlar önemli olmaz ve önemli olanlar da asla acil olmaz” (1, 2).
Bu ifade, konuyla ilgili literatürde “Eisenhower İlkesi” olarak isimlendirilen yönetim yaklaşımının ipuçlarını barındırmaktadır. Eisenhower ilkesinin temeli zamanın etkin ve verimli kullanılması gerektiği düşüncesine dayanmaktadır. Bunu sağlayabilmek için de zamanın kullanımında acil olanların değil, önemli olanların önceliğinin bulunması, diğer bir ifade ile, bu ilke açısından iş yükünün ve önceliklerin “acil olan ve olmayan” ile “önemli olan ve olmayan” kriterleri çerçevesinde belirlenip tanımlanması gerekmektedir (1).
Eisenhower İlkesine ilişkin uygulamada işler hem “acil olup olmama” hem de “önemli olup olmama” bakımından sınıflandırılmaktadır. Böylelikle işler 1) Önemli ve acil, 2) Önemli ama acil değil, 3) Acil ama önemli değil ve 4) Ne önemli ne de acil olmak üzere 4 farklı şekilde gruplanmış olmaktadır (3, 4).
İşler yukarıdaki gibi sınıflandırıldıktan sonra izlenmesi önerilen hareket tarzları ise şöyledir (1,2,3,4,):
1) Önemli ve acil: Bunlar tamamlanma tarihleri kesin ve tamamlanmadıkları takdirde cezai yaptırıma uğramak gibi ciddi derecede olumsuz sonuçlara neden olabilecek işlerdir. Bu işlerin derhal ve bizzat yapılması gerekir.
2) Önemli ama acil değil: Bu tip işlerin tamamlanma tarihleri henüz belirsiz olmakla birlikte tamamlanmadıkları takdirde ciddi derecede olumsuz sonuçlara neden olabilmeleri mümkündür. Bu nedenle bu tip bir işin sürdürülmesi ve tamamlanmasına ilişkin bir zaman planlaması yapılması ve bu plana göre hareket edilmesi önerilir. Ancak bu tip işlerde zaman planlamasına sadık kalmak önemlidir. Çünkü ilerleyen süreçte bunların acil özelliği kazanma ve önemli ve acil bir iş haline gelme ihtimali yüksektir. Bu tip işlerin aciliyet kazanması ise bir dönemdeki önemli ve acil işlerin sayısının başa çıkılamayacak kadar artması ve bunların en azından bazılarının tamamlanamaması tehlikesini ortaya çıkartacaktır. Bunların da mümkün olduğunca bizzat yapılması önerilmektedir.
3) Acil ama önemli değil: Bu işlerin yapılması, örneğin bazı telefon görüşmelerini yapmak ya da bazı e-mailleri yanıtlamak gibi özellikle sizin bilgi ve becerinizi gerektirmemektedir. Dolayısıyla zamanınızı daha etkili ve verimli kullanmak için bu işleri mümkün olduğunca delege etmek yararlı olur.
4) Ne önemli ne de acil: Bunlar yalnızca el oyalayan ve değerli zamanın boşa kullanılmasına neden olan işlerdir. Mümkün olduğunca bu işleri görmezden gelmek ya da bunlardan uzak durmak gerekir.
Görüldüğü gibi Eisenhower İlkesi aslında basit bazı gerçekleri daha görünür ve anlaşılır hale getirmektedir: Her iş önemli ve acil olmak durumunda değildir ve yaptığınız işlerin aslında önemli bir kısmı zamanınızı etkin ve verimli kullanmanızı engellemektedir.
Eisenhower İlkesinin işaret ettiği önemli bir nokta bütün görev ve pozisyonlar açısından aslında ne acil ne de önemli olan işlerden kaynaklanan ve zamanın etkin ve verimli kullanılmasını engelleyen zaman tuzaklarının bulunduğudur.
Ancak burada dikkate alınması gereken diğer bir nokta ise, bir işin acil ya da önemli olmasının aslında her bir görev ve pozisyon için farklılaştığıdır.
Gerçekten de her pozisyon için farklı görev tanımlarının bulunması gerektiğinden bir pozisyon için önemli ve acil olan bir iş, başka bir pozisyon için doğal olarak önemli ama acil olmayan bir iş olabilir. Burada görev tanımlarının tam ve doğru yapılmasının önemi ortaya çıkmaktadır. Görev tanımlarının tam ve doğru olarak yapılması ise doğal olarak yöneticilerin bilgi, beceri ve tecrübeleriyle yakından ilişkilidir. Bu nedenle Eisenhower İlkesinin doğru bir biçimde uygulanabilmesinin bir kurumdaki yöneticilerin nitelikleriyle yakından ilişkili olduğu da söylenebilir.
Prof. Dr. Umut OMAY
Kaynaklar:
(1) “Professional Services Capability Framework: Planning”, Çevrimiçi: https://blogs.shu.ac.uk/shupdreviewtoolkit/files/2019/01/Eisenhower-Quadrant.pdf, (01.03.2023).
(2) “Eisenhower’s Urgent/Important Principle: How to Focus on Your Priorities”, Çevrimiçi: https://www.mindtools.com/media/Images/Infographics/eisenhower-principle-infographic.pdf, (01.03.2023).
(3) Setting the Right Priorities with the Eisenhower Principle”, Çevrimiçi: https://tu-dresden.de/ tu-dresden/karriere/weiterbildung/ressourcen/dateien/schreibzentrum/infothek/orientieren-und-planen/Methode_Eisenhower_SMART.pdf?lang=en, (01.03.2023).
(4) Rita, C. (2023), “Eisenhower Matrix: How to prioritize tasks”, Çevrimiçi: https://blog.logrocket.com/product-management/eisenhower-matrix-prioritize-tasks-examples-template/, (01.03.2023).
(5) “The Eisenhower Matrix”, Çevrimiçi: https://todoist.com/tr/productivity-methods/eisenhower-matrix, (01.03.2023).
