MÜZAKERE TEKNİKLERİ VE PAZARLIK BECERİLERİ MAKALELERİ
“Taktikler bazen pazarlık sürecinin başı, bazen ortası bazen de sonunda etkilidir.”
“Müzakerelerde Gündemi Belirleme ve Yönetim”
– PAZARLIK TAKTİKLERİ-
Prof. Dr. Murat ERDAL – merdal@istanbul.edu.tr
İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü
Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Program Başkanı
www.muraterdal.com
Her alanda geniş kullanıma sahip “gündem” sözcüğü ile başlayalım. İş, aile, sosyal hayat, siyaset ve uluslararası ilişkilerde gündem sözcüğü yoğun bir biçimde kullanılmaktadır. Birçok başlık arasından sıyrılarak önem taşıyan, zihinleri meşgul eden ve belirli bir süre odaklanılan konu şeklinde açıklanabilir. Farklı alanlardan gündem örnekleri vermek istersek; çevre konusunda orman yangınları, musilaj sorunu, spor konusunda voleybolda başarı “filenin sultanları”, siyasette ise göçmenler ve mülteci sorunu hemen aklımıza gelmektedir. Bazı konular dönemsellik içerse de bazıları stratejik olarak uzun yıllar gündemde kalmaya devam edebilir.
İş Hayatında Gündemi Belirleme ve Müzakere Yönetimi
İşlerin büyümesi yönünde yeni yatırımların devreye alınması, birleşme ve satın almalar, gerçekleştirilmesi planlanan projeler bir gündem olabildiği gibi yaşanan olumsuz pazar deneyimleri, firma adının karıştığı skandallar da gündem olabilmektedir. Olumlu ya da olumsuz yapıdaki iş gündemleri bütünsel olarak şirketi etkileyecektir. Bu tür dönemlerde gerçekleştirilen toplantılar, alınan kararlar ve izlenecek yol haritası önemlidir.
Her işletmenin kısa, orta ve uzun dönemli hedefli doğrultusunda öncelikleri bulunmaktadır. Her bir departman bu önceliklere bağlı kalarak faaliyetlerini sürdürür. En tepeden en alt kademeye kadar tüm iletişim kanalları kullanılarak işler organize edilir. Toplantılar stratejik öneme sahip karar alma ve bilgi paylaşımı etkinlikleridir.
Farklı niteliklerde çok sayıda toplantı türü bulunmaktadır:
Şirket içi toplantılar
- Yönetim toplantıları
- Birimler arası proje toplantıları
- Birim içi toplantılar
- Günlük, haftalık, aylık, yıllık toplantılar vd.
Şirket dışı (paydaşlarla) toplantılar
- Tedarikçi toplantıları
- Müşteri toplantıları
- Kamu otoriteleriyle toplantılar vd.
Her Toplantının Bir Gündemi Vardır. Olmak zorundadır.
Toplantılar işletme içerisinde önemli etkinliklerdir. Yayın kanaat toplantıların uzun, sıkıcı, vakit kaybı ve verimsiz geçtiği yönündedir. Üretken sonuçların elde edilmesi için titiz davranılmalıdır.
Toplantı gündemi şirket çevresi ile ilgili bir konuda;
- Katılımcıları bilgilendirmek
- Açıklamalarda bulunmak
- Gelişmeleri paylaşmak
- Problemleri ele almak
- Sorunlarla yüzleşmek
- Çözüm önerilerini dinlemek
- Yol haritası hazırlamak
- Proje takvimini ve işin sorumluları belirlemek
- Görev paylaşımında bulunmak
- Katılımcılığı teşvik etmek
- Etkileşimi artırmak
- Kaynaşmayı sağlamak
- Kişilerin performanslarını gözlemlemek
- Aidiyeti yükseltmek olabilir.
Müzakere Sürecinde Doğru Gündem Belirleme ve Yönetim
İşletme müzakerelerinde doğru gündemi belirleme ve yönetimi belirli düzeyde birikim ve profesyonellik gerektirir. Gündem, müzakere sürecinde pazarlık gücü ve karşı tarafı etkileme açısından önemlidir. Etkin bir toplantı tasarımı ve yönetimi için etraflıca düşünmek şarttır. Ana gündemi varsa alt gündem maddelerini belirlemek hazırlık süreci içerisinde yürütülmelidir. Aceleye getirilmemelidir.
İş Hayatında Başarılı İnsanlar Nasıl Müzakere Eder?
Başarıyla yürütülen müzakere toplantılarının temel özelliklerini ana hatlarıyla ele alalım:
- Gündem (odak) nedir? Toplantının amaç ve hedefleri nelerdir?
Konuyla ilgili anahtar soru şudur: “Bu toplantıya gerçekten ihtiyaç var mı?”
Cevap evet ise ilgili planlama ve hazırlıklara geçilmelidir. Hedefler dikkatin toplanmasına yardımcı olur. Hedeflerle ilgili soru listesi hazırlanmalıdır. Cevaplayıcılar muhakkak katılımcı listesinde olmalıdır.
Müzakere sürecinde gündem çok çeşitli açılardan değerlendirilmektedir.
- Görünen, açık maddeleri ile resmi ve yazılı biçimde paylaşılan açık gündem.
- Görünmeyen, resmi olmayan ve gizlilik içeren gizli gündem.
Açık gündem maddeleri ile neyi içeride tuttuğunuzu neyi dışarıda tuttuğunuzu netleştirirsiniz. “Bugün sizinle proje revizyonunu konusunda anlaşmayı planlıyoruz.”
Toplantı içerisinde iş ile ilgili muhtemel risk ve belirsizliklere karşı önlem alma amaçlı ilave gündem taşınması olumlu olarak kabul edilir. Böylelikle düşünülmeyen riskler tartışmaya açılır. Katkı sağlanmış olur. Diğer taraftan endirekt ve alakasız konuların toplantıya taşınması sürecin kontrolünü zayıflatabilir, yeni müzakereler açılabilir ya da çatışmalara neden olabilir.
- “Gündemde olmayan bir konuyu neden bu kadar konuşuyoruz?” fısıldaşmalarına izin verilmemelidir.
Konu konuyu açarsa ne olur?
- Yeni gündemler oluşur. Hazırlıksız yakalanabilirsiniz.
- Toplantı uzar.
- Masada yer alan konunun dolaylı tarafları sıkılır. “Bu konu bizim birimi doğrudan ilgilendirmiyor. Benimle ilgili bir şey yoksa izninizle ayrılabilir miyim?” cümlesi yakındır.
- Toplantı günü, saati ve yeri?
Toplantıda yer alması düşünülen katılımcılar için yeterli planlama ve hazırlık süresi tanınmalıdır. İş hayatında yer alan herkesin rutin bir iş takvimi vardır. Onun dışında katılımcıların önceden kesinleşen saha ziyaretleri veya alınmış izinleri vs. olabilir.
Yakın toplantı tarihinin belirlenmesi veya geç duyurulmasının sakıncaları şu şekildedir :
| Olumsuz düşünceler | -Neden acil toplanıyoruz? Problem nedir?
-Çok sık toplanmıyor muyuz? Vaktimize yazık. |
| Düşük katılım problemi | -Bu toplantıya katılamayacağım. Üzgünüm. Başka bir toplantı ile çakışıyor. |
| İyi yönetilememe düşüncesi (lideri sorgulama) |
-Bize kimse bilgi vermedi. Atlanan veya haber verilmeyen personel. -Gözden kaçan gündem maddeleri |
Bu tür düşünceler şirket içerisinde hızla yayılır. İşletme kültürünün bir parçası olduğuna inanılır.
Toplantı başlangıç ve bitiş saati net olmalıdır. Ucu açık toplantı saati düşünülüyor ise önceden katılımcılara bildirilmelidir.
Lokasyon
Lojistik açıdan yer seçimine dikkat edilmelidir. Haftanın günleri ve günün ilgili saatlerinde misafirlerin karşı karşıya kalacakları trafik ve ulaşım süresi gözönünde bulundurulmalıdır.
Görüşmenin niteliği, katılımcıların profilleri ve sayısı ve kültürel özelliklere uygun olarak toplantı yeri belirlenmelidir. Yüz yüze toplantılarda ofis katındaki resmi toplantı salonu formal bir mesaj taşırken plaza altındaki kahve dükkanı daha rahat enformal bir mesaj niteliğindedir.
Dışarıdan gelen misafirlerin şirket hakkındaki ilk izlenimleri bu toplantılarda şekillenmektedir. Olumlu etki bırakma ve algılama için toplantı yeri seçimi son dakikaya bırakılmamalıdır. Park yeri imkanları, misafirlerin kabul şekli, oda seçimi, masa büyüklüğü ve yeterli koltuk sayısı, havalandırma, pencere ve aydınlatma, projeksiyon, bilgisayar imkanları gibi detaylar kontrol edilmelidir.
- Toplantıya kimler katılıyor?
Toplantının ana gündemi ile ilgili tüm taraflar gerçek karar alıcılar masada olmalıdır. Soru listesi onlar için hazırlanmıştır. Onların hazırlıklı gelmeleri istenmiştir. İşlerin etkin bir biçimde yönetilmesi toplantıya tam katılımla mümkündür. Az katılımlı ve verimsiz geçen toplantılar ardışık toplantılara neden olur. Toplantıda ele alınan problemle ilgili birim ve temsilcisi yok ise ek tartışmalara sebebiyet verebilir. Etik sorunlara yol açabilir:
“Konunun muhatabı bu toplantıda yok. Cevap hakkı olduğunu düşünüyorum. Gelecek toplantıda kendisini de davet edelim. Gelecek toplantıda detaylı bilgi alalım.”
Kimlerle bir araya geliyoruz?
Tedarikçi, satıcı ya da müşterilerle yürütülen müzakerelerde birincil görev onları iyi tanımaktır. İşletme paydaşları ile yürütülen pazarlık öncesinde geçmiş toplantı kayıtları incelenmelidir. Toplantı öncesinde taraflar arasında gerçekleşen iş hacimleri, işin miktarı ve kalitesi, sıklığı, yöneticileri tutum ve davranışları, sözleşmeler, kayıtlar, mevcut ve alternatif teklifler iyice araştırılmalıdır.
Toplantı gündeminin belirlenmesinden başlayarak taraflar arasında etkin bir iletişim kurulmalıdır. İlk aşamada gündem paydaşlarla paylaşılmalı ve mutabakata varılmalıdır. Sonrasında süreç ilerletilmelidir.
Patronlarla Bir Araya Gelme.
Toplantıları katılan patronlar sadece gündem üzerinde konuşulması ile yetinmezler. Yönetici ve personeli yakından tanımak amacıyla sohbet etmek te isterler. Bu durum somut hedeflerin kişisel performansların sorgulanmayacağı anlamına gelmemektedir. Patronlar kişilere delege ettikleri işleri yakından takip ederler ve çok iyi hatırlarlar. Bu nedenle üst kademeye yakın çalışan kişilerin ödevlerinin farkında olması sürdürülebilirlik açısından önemlidir. “Patronlarla sohbet etmek tatlıdır fakat gün gelir somut performansınız, verimli çalışıp çalışmadığınız zaman çizelgesi ve kanıtları ile önünüze konur”.
- Toplantı moderatörünün görevleri nelerdir? Hangi sıra ile konuşulacak? Eşit söz alma hakkı sağlanacak mı?
Toplantı moderatörü başlangıçtan itibaren atmosferi kontrol altında tutmalı ve inisiyatifi ele almalıdır. Koşullara göre gündemi güncelleme yeteneğinde olmalıdır. Katılımcıların her bir toplantıya hazırlıklı gelmelerini gerektiğini hissettiren moderatörler başarılıdır.
Müzakerelerde gündem maddeleri ile ilgili olarak olabildiğince metriklerle konuşulmasını (yileşme yüzdesi, miktar, para birimi (TL, $) gibi) isteyen moderatörler kafalardaki soru işaretlerini azaltır. Maddeler muğlak bırakılmamalıdır.
- “Bu iş kaç günde biter? Ne tür riskler var? Önlemlerinizi aldınız mı?”
Anahtar konuların ve önceliklerin görüşülmesi bir zaman çizelgesi dahilinde yürütülmelidir. Örnek bir saatlik toplantı ve onun zaman planlaması şu şekilde gerçekleşir:
- Açılış konuşması (2-3 dakika)
- Gündemin açıklanması (2-3 dakika)
- Geçmiş bir toplantı varsa, o toplantıda alınan karar sonuçlarının takibi. Eylem planı ve süreç sahiplerine söz verilmesi (yürütmenin izlenmesi 5-10 dakika)
- Toplantı gündemi (10 dakika)
- Fikir ve önerilerin alınması (10 dakika)
- Aksiyon planının belirlenmesi (5 dakika)
- Süreç sahiplerinin ve performans hedeflerinin belirlenmesi (5 dakika)
- Özetleme (2-3 dakika)
- Kapanış (2-3 dakika)
Moderatörün yönetim tecrübesi ve iletişim dili verimi artırır.
Müzakere sürecinde toplantı nezaket kurallarına uygun hareket edilmesi (karşılama, hitap, ağırlama ve toplantıyı sonlandırma) güven zeminini hazırlar. Şirketin karşı tarafa ve söz konusu işe (projeye) ne ölçüde değer verdiğinin işaretidir. Mesafe alınmasını hızlandırır.
Moderatörün otoktarik, katılımcı, demokratik, uzman vb. bir rol içerisinde olması verimi artırdığı gibi azalta da bilir.
Yürütmede liderlik net bir şekilde ortaya çıkar:
- Toplantı gündemine ve şirket hedeflerine yönelik ifadeler
- Dikkat çekici konuşmalar
- Yeterli seviyede teknik açıklamalar
- Problemleri ele alış tarzı ve katılımcılığı sağlama (“arkadaşlar A projesinde bir problemle karşı karşıyayız. Neden bu şekilde bir problem oluştu? Sizleri dinlemek isterim”)
- Duygusal cümleler (karşı tarafı onore edici konuşmalar)
- Kırıcı cümleler (“açıkçası işle ilgili olarak ne yaptığınızı anlamıyorum!”)
Toplantının yürütülmesinde taraflar arasında etkileşim için fırsat tanınmalıdır.
Katılımcılık desteklendiğinde;
- Ortak bakış açılarının dinlenmesi “bütünleştirme”
- Farklı bakış açılarının dinlenmesi “zenginleştirme”
- Karşı bakış açılarının dinlenmesi “risklerin görülmesi ve analiz edilmesi”ni sağlamaktadır.
- Aksiyon planı ve süreç sahiplerinin belirlenmesi
Toplantının sonunda alınan kararlar özetlenir. Ana gündem ve hedeflerle ilgili işler paylaştırılır, süreç sahiplerinin sözlü mutabakatı alınır. İlerleyen dönemde karmaşanın önlenmesi için sözlü teyit alınır. Ana gündemle ilgili olarak yeni bir toplantının gerekli olup olmadığı kısaca tartışılır. Gerekli ise kararı alınır. Zamanlaması ve gündeminin ne şekilde duyurulacağı açıklanır.
- Toplantı notları nasıl kayıt altına alınıyor?
Toplantıyı kayıt altına almak yararlıdır. Sekreterya görevlendirilmelidir. Gündemin ne şekilde kimlerle konuşulduğu bilinmelidir. Toplantı tutanakları vakit kaybedilmeden katılımcılarla paylaşılmaldır. Katılımcıların rolleri, alınan kararlar ve aksiyon planı takibi kurumsal hafızayı canlı tutmaktadır.
Her gün mesleki gelişiminize 15 dakika zaman ayırın.
MÜZAKERE TEKNİKLERİ VE PAZARLIK BECERİLERİ – EĞİTİM YAZI DİZİSİ
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri: Genel Çerçeve
- Müzakere Planlaması: Pazarlık Sürecinde Anahtar Evre
- Müzakerelerde Gündemi Belirleme
- Müzakerelerde Gündemin Gücü
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi
- Pazarlık Yetkinlik Değerlendirme ve İnsan Kaynakları
- Belirsizlik ve Risk Ortamında Pazarlık, Tehditler ve Etik
- Çıkmaza Giren Müzakereler
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Yönetimi Eğitim Vakası. Yönetici Geliştirme Programı Çalışması
- Satınalma Pazarlık Çevresi
- Dış Ticaret Müzakereleri ve Pazarlık
- Kayıt Müzakereleri, Özel Okul Yöneticileri için Müzakere Yönetimi
PAZARLIK TAKTİKLERİ
- İyi Polis vs. Kötü Polis – Pazarlık Taktikleri
- Sabırlı Olmak – Pazarlık Taktikleri
- Büyük Resime Odaklanma – Pazarlık Taktikleri
- Son Tarih ve Zaman Baskısı – Pazarlık Taktikleri
- “Böl ve Yönet” – Pazarlık Taktikleri
- Komiser Columbo – Pazarlık Taktikleri
- Beyin Fırtınası – Pazarlık Taktikleri
TESTLER
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – I
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – II
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – III
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – IV
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – V
- Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – VI
ANKET
Kitap Önerileri :
- MÜZAKERE TEKNİKLERİ ve PAZARLIK BECERİLERİ (E-Kitap 2. Baskı), Prof. Dr. Murat ERDAL, Erişim için profesyonel üyelik işlemlerinizi tamamlamanız gerekmektedir.
- SATINALMA ve TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ, Prof. Dr. Murat ERDAL, (Beta Yayıncılık), 4. Baskı.
-> ŞİRKET EĞİTİMLERİNİZ İÇİN TEKLİF ALIN -> egitim@satinalmadergisi.com
