Araç Kiralama Hizmet Alım İhalesinde Aşırı Düşük Cevaplarının Uygun Olmaması?

Mehmet ATASEVER

İtirazen Şikayet Konusu; Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; İhale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları; araçlar ile bakım, yazlık ve kışlık lastik, trafik ve kasko sigorta giderlerine ilişkin fiyat teklifi alınan üçüncü kişilerin ilgili alanlarda faaliyet göstermediği, fiyat tekliflerinde belirtilen araçların modeli, yılı, sayısı ve teknik özelliklerinin ihale dokümanı düzenlemelerine uygun olmadığı, fiyat teklifleri ile dayanağı tutanaklardaki araçlara ilişkin bilgilerin uyumsuz olduğu, fatura bilgileri tablosunda araçlara ait model yılı, motor gücü ve silindir hacmi bilgilerinin yer almadığı, fiyat teklifleri ile tutanaklarda yer alan tarih ve sayı bilgilerinin tutarsız olduğu, tutanakların ekinde mükellefin yetki belgeleri ile meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin yer almadığı ve mükelleflerin fiyat teklifi verme yetkilerinin bulunmadığı, tutanakların ilan tarihinden önceki üç ay veya ondan önceki üç aylık süreler dışındaki faturalar esas alınarak düzenlendiği, bakım ve lastik giderlerine ilişkin fiyat tekliflerinin araçların toplam çalışma mesafesi, bakım ve lastik sayıları eksik gösterilerek kendileri lehine avantaj sağlandığı, sigorta giderlerine ilişkin fiyat tekliflerine gerekli teyitlerin eklenmediği gerekçeleriyle mevzuata uygun olmadığından tekliflerinin reddedilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Emsal Kamu İhale Kurulu Kararına Göre;

Yapılan inceleme ve tespitler neticesinde; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde, ihale komisyonunun; verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyetine göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği, tekliflerini reddetmeden önce belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesine ilişkin Kamu İhale Kurumu tarafından yapılan düzenlemeler esas alarak aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendireceği, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerini reddedeceği hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı veya satış tutarı tespit tutanağı düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

…

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir. Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır.

79.2.4. Tutanakların ilan/davet tarihinin içinde bulunduğu aydan önceki üç ay veya bundan önceki üç ay içindeki bilgiler esas alınarak düzenlenmesi zorunludur. Örneğin; ilan tarihi 10.03.2024 olan ve açık ihale usulü ile yapılan bir ihalede ilan tarihinin içinde bulunduğu aydan önceki üç ay olan ‘01.12.2023-29.02.2024’ veya bundan önceki üç ay olan ‘01.09.2023-30.11.2023’ aralığına ilişkin tutanaklar sunulur.

…

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir. 79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.4. Hizmet alım ihalelerinde herhangi bir sigorta giderinin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilmesi durumunda, isteklilerce sigorta acentelerinden alınan poliçe, fiyat teklifi veya sözleşmelerin ekine ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla sigorta hizmetini gerçekleştirebileceklerine ilişkin, ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlükleri tarafından imzalanmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınması zorunlu değildir. Sigorta giderinin tevsiki için sunulan belgenin işin süresinin tamamını kapsaması gerekmektedir. Ancak birden fazla yılı kapsayan ya da ihale tarihi ile işin başlangıç tarihinin farklı yıllara ait olduğu işlerde ilk yıl için alınan sigorta teklifinin ihale tarihi itibarıyla en son açıklanmış olan Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksi ‘On iki aylık ortalamalara göre değişim oranı (%)’ tablosundaki oran esas alınmak suretiyle güncellenerek diğer yıllar için kullanılması mümkündür. …” açıklaması yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin vektörle mücadelede kullanılmak üzere muhtelif özelliklere sahip 31 adet 4×2 Çift Kabinli Pick-Up ve 15 adet 4×2 Çift Kabinli Uzun Şase Pick-Up kiralama hizmeti alımı olduğu, araçların yakıt hariç her türlü bakım, lastik, trafik ve kasko sigortaları gibi giderlerinin yüklenici tarafından karşılanacağı anlaşılmıştır.

İhale komisyonu tarafından teklifler yeterlik kriterleri açısından değerlendirildikten sonra teklifi sınır değerin altında kalan 2 istekliye gönderilen yazıda önemli teklif bileşeni olarak belirtilen “1-Teklif edilen araçların marka, model ve yılları 2-Araçların amortisman giderleri 3-Araçların trafik-kasko giderleri 4-Araçların yazlık-kışlık lastik giderleri 5-Araçların MTV giderleri 6-Araçların fenni muayene giderleri 7-Araçların periyodik bakım onarım giderleri”ne ilişkin açıklama istenildiği görülmüştür.

İdareye sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülerek ihalenin ……… Ara. Gıda Tem. Sağ. İlaç. Taş. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak ise ……. İnş. Nak. ve Kay. Su Tic. San. Ltd. Şti.nin belirlendiği anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamaları incelendiğinde;

2. a) İhale konusu işte kiralanacak olan 31 adet 4×2 Çift Kabin Pick-Up ile 15 adet 4×2 Çift Kabinli Uzun Şase Pick-Up aylık gideri için ………. Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş.den alınan fiyat teklifinin kullanıldığı, söz konusu fiyat teklifinde araçların “2020 Model Ford Ranger XLT 4×2 2.0 Ecoblue 170 10A/T Çift Kabin” ve “2020 Model Ford Transit 350L Çift Kabin Kamyonet 170 E6.2 AWD Trend” olarak ifade edildiği, fiyat teklifinin üzerinde “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan 31.12.2024 tarih ve 003 sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin bulunduğu ve ekinde satış tutarı tespit tutanağı ile meslek mensubuna ait faaliyet belgesi sunulduğu,
3. b) Araçların periyodik bakım ve onarım giderleri için ……… İş Makinaları İnşaat Petrol Ürünleri Araştırma Danışmanlık San. Tic. Ltd. Şti.den her bir araç için yılda 5 adet olacak şekilde alınan fiyat teklifine yer verildiği, fiyat teklifinin üzerinde “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine tarafımca düzenlenerek onaylanan 31.12.2024 tarih ve 001 sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yer aldığı, satış tutarı tespit tutanağı ile meslek mensubuna ilişkin faaliyet belgesinin fiyat teklifin ekinde sunulduğu,
4. c) Araçlara ait kışlık ve yazlık lastik giderleri için ……… Lastik İnşaat San. Tic. Şti.den yaz ve kış için 1’er takım olmak üzere fiyat teklifi alındığı, söz konusu fiyat teklifinde “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine tarafımca düzenlenerek onaylanan 30.12.2024 tarih ve 001 sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yer aldığı, ekinde satış tutarı tespit tutanağı ile meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin bulunduğu,
5. d) Araçların trafik ve kasko sigortası giderleri için ………. Aracılık Hizmetleri Ltd. Şti.den kiralanacak araçlara ilişkin 14.01.2025-14.01.2026 tarihleri arasında geçerli 1 yıllık sigorta poliçelerinin kullanıldığı, ekinde ……Sigorta A.Ş.nin teyit yazısı ile yetkililerine ait imza sirkülerlerinin sunulduğu görülmüştür. İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından araç, bakım ve onarım, lastik ve sigorta giderleri için üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterdiği, ihale dokümanında istenilen özelliklerle uygun araçlara ilişkin fiyat teklifi alındığı, fiyat tekliflerinde ifade edilen araçlar ile dayanağı tutanaklarda yer alan araç bilgilerinin uyumlu olduğu, fiyat tekliflerinin ekinde meslek mensubuna ait faaliyet belgelerinin sunulduğu, fiyat tekliflerinin üçüncü kişilerin yetkililerince verildiği, ihale sürecinde araçlara ilişkin yapılacak bakım ve lastik giderlerine ilişkin açıklamalarda ihale dokümanın dikkate alındığı, trafik ve kasko sigortasına ilişkin poliçelerin ekinde genel müdürlüğe ait teyit yazısının bulunduğu anlaşılmıştır.

Ancak, ihaleye ait ilan tarihi 06.12.2024 olduğundan üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin dayağı tutanaklarda yer alan ağırlıklı ortalama satış tutarının tespitinde 01.09.2024-30.11.2024 veya 01.06.2024-31.08.2024 tarihleri esas alınması gerekirken anılan istekli tarafından “2020 Model Ford Transit 350L Çift Kabin Kamyonet 170 E6.2 AWD Trend” araç ve araçların bakım ve onarım ile lastik giderleri için fiyat tekliflerindeki ağırlıklı ortalama birim satış tutarlarının Aralık 2024 ayındaki faturalar da esas alınarak tespit edildiği, ilan ile ihale tarihi arasındaki faturalar esas alınarak tespit edilen birim fiyatlarının fiyat tekliflerine dayanak oluşturamayacağı dikkate alındığında anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi tarafından ihale konusu işte kiralanacak 2 farklı türdeki toplam 46 araç için ……… Hizmetler Araç Kiralama İnşaat Turizm İthalat İhracat San. Tic. Ltd. Şti. ile yapılan 2 adet kira sözleşmesinin sunulduğu, ancak kamu ihale mevzuatı uyarınca aşırı düşük teklif açıklamalarında kira sözleşmesinin tevsik edici belge olarak kabul edilemeyeceği, sözleşmelerin sadece ……… ve ……… plakalı araçlar için olduğu, geriye kalan 44 araç için herhangi bir açıklamanın ortaya konulmadığı, sözleşmelerde araçların bakım, yazlık ve kışlık lastik, trafik ve kasko sigorta giderlerinin kiralanacak üçüncü kişi tarafından karşılanacağı ve sözleşme bedeline dâhil olduğu belirtilmekle birlikte idarece önemli teklif bileşeni olarak belirlenen söz konusu giderler için herhangi bir belgelendirme yapılmadığı dikkate alındığında anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin başvuru sahibinin birinci iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Mehmet ATASEVER

Simdata Danışmanlık Y.K. Başkanı

Sağlık Bak. SGB E. Bşk./KİK E. Üyesi

Mhatasever@gmail.com

Mehmetatasever.org