Beyin Fırtınası – Pazarlık Taktikleri

MÜZAKERE TEKNİKLERİ VE PAZARLIK BECERİLERİ EĞİTİM YAZI DİZİSİ

– > PAZARLIK MASASI ve PAZARLIK TAKTİKLERİ

“If you are not at the table, you are on the menu”.

Beyin Fırtınası – Pazarlık Taktikleri

Prof. Dr. Murat ERDAL –merdal@istanbul.edu.tr
İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü
Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Program Başkanı
www.muraterdal.com

Beyin fırtınası, belirli konu hakkında birden fazla katılımcının bir araya gelerek, eşit söz hakkı ve saygı içerisinde eleştirilmeksizin serbestçe fikirlerini tane tane paylaşmasıdır. Kalite, ar-ge, üretim ve bilişim bölümlerinde sıklıklar başvurulur.
Beyin fırtınası iyi uygulanması halinde;

• Bölümler ve çalışanlar arasında iletişimi güçlendirir.
• Yaratıcılık ve problem çözme kültürünü kuvvetlendirir.
• Sorunlarla yüzleşmeye imkan tanır.
• Açıklık, katılımcılık ve ekip ruhu sağlar. Anlaşmazlıklar varsa çözüm fırsatı meydana getirir.
• Katılımcıların grup içerisinde kendisini ifade etmesi önemlidir. Özgüveni yükseltir.
  Değerli hissettirir. Kurum aidiyetini kuvvetlendirir.

Beyin fırtınası iletişim ortamı bir toplantı çerçevesinde ya da resmi olmayan bir koşulda gerçekleşebilir. Her ikisinin dinamikleri farklıdır. Beyin fırtınası taktiğini öncelikle şirket içerisinde yönetici ve katılımcı açısından ele aldım. Daha sonrasında ise paydaşlarla ilişkilerde alıcı-satıcı açısından inceledim. Birincisi ile başlayalım.

Yönetici olarak beyin fırtınası taktiğinden yararlanma

            Gerekçemiz Nedir?

Yönetici olarak beyin fırtınası toplantısı organize etmemizin temel gerekçesi şirketi bir adım öteye taşımaktır. Gerekçelerimizi liste şeklinde görmek istersek;

• Şirket hedefleri doğrultusunda odaklı ilerlemek
• Hedef birliği sağlamak ve yenilikçi bir işletme kültürü oluşturmak
• İşletme içerisinde girişimciliği ve aidiyeti artırmak
• İş birliği yapmak ve iş süreçlerini hızlandırmak
• Spesifik bir problemle ilgili çözüm önerileri geliştirmek ve en uygun çözümü bulmak
• Şirkete yeni katılanları tanımak ve tanıtmak olacaktır.

Anahtar Soru: Katılımcıların ilgisi ve motivasyonu ne olur?

Katılımcıların yetkinliklerini, işletme içerisindeki konumlarını ve konuyla ilgilerini (doğrudan / dolaylı) düşünün.

Toplantı öncesinde bir hazırlığınız olsun.

Yönetici olarak sizin belirlediğiniz bir toplantı içerisinde beyin fırtınası yöntemini uygulamak istiyorsanız öncesinde mutlaka bir hazırlığınız olsun. Toplantının gündemi ve katılımcı profilleri önemlidir. Pozisyonları gereği, unvan ve yaş farklılıkları olabilir. Bu kişilerin yoğun devam eden iş tempolarını da unutmamak gerekir. Toplantı süresinin belli olmadığı neredeyse kontrolsüz bir toplantı sevk ve yönetimi olmaz. O nedenle sürece odaklanın ve toplantıya liderlik edin. Liderlik daha çok moderatörlük şeklinde olacaktır. Yöntem hakkında bilgilendirme sizin tercihinizdir. Söz hakkının ne şekilde alınacağı; sıralama ve konuşma süresi özgürlüğü gibi noktalar açılış konuşmasında katılımcılara aktarılabilir.

Daha fazla çağrışım yapma amacıyla toplanan fikirleri ana ve alt başlıklarda (ilgili kategorilerde) projeksiyonla yansıtmak, tahtaya yazmak (ya da yapışkan kağıtlarla cama yapıştırmak) takip ve izlenebilirliği artırır. Sonrasında ise toplantı kayıtlarını paylaşmak kurumsal hafıza için yararlıdır.

Yürütme: Yapıcı ve İşbirlikçi Düşünme Ortamı Sağlayın

Yeni bakış açıları edinmek için bu fırsatı değerlendirin. Gelecekteki rekabet, yeni iş trendleri ve pazar fırsatları üzerine birlikte düşünmeyi öğrenin. Stratejilerin belirlenmesinde kolektif düşünce size rehberlik edecektir. Ekip olarak sektörel dönüşümün farkında olmak için beyin fırtınasından yararlanın.

Uygun Açılış Örnekleri:

• Size göre karşılaştığımız problem (-ler) nedir?
• Bu problemi nasıl çözebiliriz?
• Elimizde ne tip seçenekler var?

İyi düşünülmüş, samimi bir beyin fırtınası olumlu sonuçlar doğuracaktır. Yapıcı olup başlangıcından sonuna kadar destekleyici bir tutum içerisinde olursanız amacına uygun bir beyin fırtınası gerçekleştirirsiniz. Böylelikle katılımcıları iletişim ve fikir üretme noktasında cesaretlendirmiş olursunuz.

Olası Riskler  

Birbirini yeterince tanımayan kişilerin bir araya geldiği yuvarlak masa toplantıları, çalıştaylar ve arama konferanslarına moderatörlük yapmak zordur. Katılımcıların toplantı amacına uygun hareket etmelerini sağlamak gerçekten tecrübe işidir. Dikkat ve motivasyon hızla dağılabilir. Diğer taraftan işletme içerisinde beyin fırtınası etkinlikleri yürütmek nispeten daha kolaydır. Şimdi işletme içerisindeki etkinliklere yakından bakalım.

Katılım, Gündem ve Hazırlıklar

Katılımcıları ve gündemi dikkatle belirleyin, yoksa beyin fırtınası hızla amacından uzaklaşır. Katılımın yüksek olması önemlidir. Kritik bir pozisyondaki kişinin katılım göstermediği bir beyin fırtınası toplantısı elbette verimsiz sonuçlanacaktır. Aynı şekilde toplantının gündemi katılımcılarla paylaşılmadı ise büyük hata olacaktır. İlk söz alan kişiler gündem önceden haber verilseydi yeterli hazırlığımız olurdu diyebilir. Sistemden son verileri içeren raporları çoğaltıp katılımcılarla paylaşmak amaca uygun düşerdi denebilir.

Eşit Katılım ve Süre Sapması

Ucu açık bir süre katılımcıların dikkatini dağıtır motivasyonu azaltır. Bu nedenle atmosferi ve katılımcıların ilgisini iyi gözlemlemek gerekir. Konu hakkında kısıtlı bilgisi olan katılımcıların kendini gösterme amaçlı tespit ve önerileri kıdemli yöneticileri çileden çıkarabilir. Bu tip yöneticiler böyle bir durumla karşılaştıklarında toplantıyı zaman kaybı olarak görüp kibarca izin isteyebilirler.

Farkında Olun

Hazırlıksız yürütülen toplantılar işe ayrılan süreden çalar. Yönetici istihdamı pahalıdır. Verimsiz toplantılar sonrasında katılımcı sayısı X ayrılan süre ile israfı hesaplayabilirsiniz.

Katılımcıların geçmiş toplantılarda sergiledikleri tutum ve katkıları göz önünde bulundurun:

• Hep aynı şeyleri söyler. Suya sabuna dokunmaz. (A yöneticisi)
• 10 dakika politik konuşacak. Şirket hedeflerini tekrarlayacak. (B yöneticisi)
• Hazırlık yapmadığı belli olmasın diye genel motivasyon konuşması ile süre dolduracak. (C yöneticisi)
• Baskın bir karakter. Agresif çıkışları ile grubu korkutuyor insanları baskı altına alıyor. (D yöneticisi)

Bilgi ve tecrübesi düşük bir kişinin sazı eline alıp toplantıyı yönlendirmesi yakışık almayacaktır. Katılımcılar arasında “yetersiz” kişiler de olabilir. Bu kişilerin toplantıda ne işi var diye düşünmeyin. Tüm şirketlerde az ya da çok bu kişilerin var olduğunu biliyoruz.

Konuyu açtık ama ilgili ilgisiz herkes konuşmaya başladı. Saygı içerisinde dinlemek uzun sürebilir. :))

Belirli kişilerin çok süre alması ile birlikte bazı katılımcıların az süre almaları da risk oluşturur. Değerli bir tespit gözden kaçırılmış olacaktır. Dikkat etmek gerekir.           

Toplantının Sabote Edilmesi

            Herkesten görüş almak çoğu zaman yararlı bazen de toplantıyı sabote etmek isteyenlere nefis bir fırsat verir. Laf uzadıkça uzar. Kişisel gündemler dile getirilir. Bölümler ve çalışanlar arasında iğneleme sataşma olabilir. Çıkar çatışmaları ile birlikte cevap hakkı oluşursa konu kişisel kavgaya dönebilir. Böylelikle beyin fırtınası amacından sapar. 

Beyin Fırtınası Toplantılarının Sürdürülebilirliği ve Kurumsal Hafıza

Beyin fırtınası yöntemi ile şirket içerisinde güven inşa edersiniz. Her toplantı sözlü ve yazılı olarak kurumsal hafızada bir yer edinir. Benzer konu ve problemler çeşitli zamanlarda yöneticilerin karşısına gelebilir. Tepe yönetim aynı problemi kalıcı bir çözüme kavuşturmaksızın yıl içerisinde sürekli konuşarak vakit kaybetmek de istemez. Bu gibi hallerde yönetimler geçmiş kayıtlara dayanarak birtakım tespitlerde bulunabilir. Kurumsal hafıza katılımcıların elini güçlendirir.

• Hatırlarsınız …tarihli toplantıda … problemlerini etraflıca değerlendirdik.
• Herkese konu hakkında fikri sorulmuştu. Sanırım siz de vardınız. Önerilerinizi o gün o toplantıda neden dile getirmediniz? (Suçlayıcı olmadan sakin bir ses tonu ile hatırlatabilirsiniz)

Toplantılarda beyin fırtınası taktiği kullanmanın sayısız yararı olmakla birlikte birtakım sakıncaları da vardır. Toplantı içerisinde üretilen fikirlerden yararlanılmıyorsa katılımcılarda şu tip algılar da oluşabilir:

• Konuşuyoruz öneri getiriyoruz fakat tepe yönetim gerekli düzenlemeleri yapmıyor. Bir arpa boyu mesafe alamıyoruz.
• Her kafadan bir ses çıkıyor. Ne oldu? Konuyu şimdi neye bağladık?
• Bu toplantıların bir sonucu olacak mı?
• Benim önerim neden kabul görmedi anlamıyorum. Uygulama şansı olsaydı daha iyi sonuçlar getirecekti.
• Katılmasam olmaz mı? Masamda çok iş birikti.

Sonuçlar hayata geçmiyorsa bir sonraki toplantıda katılım düşebilir ya da benzer sorunlarda katılımcılar sessiz kalmayı tercih edebilir.

Katılımcı olarak beyin fırtınası taktiğinden yararlanma

Şirket içerisinde herhangi bir beyin fırtınası toplantısında katılımcı iseniz dikkat etmeniz gereken hususlar olabilir:

• Şirket yönetim kültürünü ve yöneticileri tanıyın.
• Yenilikçilik ve değişime direnç gösteren kişi ve konumları analiz edin.
• Toplantı seviyesini, gündemi, katılımcıların yetki ve sorumluluklarını iyice değerlendirin.
• Geçmiş toplantı sonuçlarını, alınan kararları ve işletme içerisindeki yansımaları gözlemleyin.
• Öncelikle konuya hazırlıklı gelin. Bilgi sahibi olun. Hakimiyetiniz varsa eliniz güçlenir. Yoksa ilk aşamada gözlemlemek ve az süre almak yerinde olacaktır. Söze “bildiğim kadarı ile” başlamak en iyisidir. Kapanış cümlesinde “belki bilmediğim tarafları da vardır diğer yönlerini bilen bir arkadaşımız aydınlatırsa yararlı olacaktır”
• Süre sınırı olan toplantılarda ilk konuşmacıların avantajı şudur. Derli toplu konunun özeti verilir. Temel konulara değinilir. Hemen herkesin aklına gelebilecek ortalama fikirler paylaşılır. Böylelikle puan toplanır.
• Başlangıç sonrası söz alanların özgün ve uygulanabilir fikir geliştirmesi zorlaşır. Konuşma süreleri azalır. Dinleyicilerde sanki bir katkısı yokmuş gibi bir izlenim oluşabilir.
• Toparlayıcı bir özet konuşması duyduğunuzda toplantı sonunun yaklaştığını anlayabilirsiniz. O dakikadan sonra tekrardan başa dönülmesi kolay değildir.
• İyi konuşmalar insanlar üzerinde olumlu etkiler bırakır. Kariyerinizde yükselmek için hafızalarda olumlu şekilde yer etmelisiniz. İşinizi sahiplendiğinizi hissettirin.
• Önerilerinizde geçmiş, bugün ve gelecek ilişkisini kurun.
• Konuşmanızı şirketin kısa, orta ve uzun vadeli hedefleri ile örtüştürün.
• Katılımcıların sizi tanımasını sağlayın. Heyecan yapmadan tane tane konuşun.
• İş süreçlerinizle ve departmanınızla ilgili çözümlenmesini istediğiniz bir problem varsa uygun toplantıyı sakın kaçırmayın. Konuya dikkat çekmenin tam zamanıdır.
• Sıranız geldiğinde karşılaştığınız zorlukları kanıta dayalı bir biçimde açıklayın. Kimsenin itiraz edemeyeceği metrikler (süre, adet, maliyet) kullanın. Böylelikle yazılım sıkıntıları, personel eksikliği, makine noksanlığı veya örgütsel problemleri vd. kırıp dökmeden anlatabilirsiniz.
• Karşılaştırmalarla yeni durumun şirkete neler kazandırabileceğine vurgu yapın.
• Sakin bir dille açıklarsanız “taraftar” agresif bir dil kullanırsanız “düşman” toplarsınız.
• Önerileriniz farklılık yaratacaktır. Katılımcıların önerilerinizi düşünmeleri için süre verin. Hemen kabul ve desteklemelerini beklemeyin. Bunu “hazmetme dönemi” olarak görün.
• Bütün önerilerinizi bir toplantıda harcamayın. Tüm mermilerinizi tüketmeyin!
• Fikrinize katılmayan ve hatta fikrinizi çürütenler de olabilir. Bu tür durumlarda hızlı refleks cevap vermeyin. Bekleyin. Sabırlı olun. Bilenmeyin.

Resmi olmayan toplantılarda fikir üretme becerisi

Resmi olmayan bir görüşmede, ikili ya da çok katılımcılı toplantıda
herhangi bir konu hakkında yüksek sesle öneri geliştirilmesi istenebilir. Şirket etkinliği, yemekhane ya da personel servisinde yaratıcı bir fikir ortaya atılabilir. Bu tür atmosferler kişilere rahatlık sağladığı için daha önce hiç konuşulmayan bir yön su yüzüne çıkabilir.

Beyin fırtınası taktiği hangi pazarlık türünde hangi aşamada kullanılır?

Alıcı-satıcı arasında yürütülen pazarlıklarda beyin fırtınası taktiği bütünleştirici kazan-kazan taktikleri içerisinde yer almaktadır. Karşılıklı açıklık ve samimiyet gerektirir. Değer odaklıdır.

Erken aşamada ilk tanışma toplantılarında tercih edilmemektedir. Zaten başvurmayı da gerektirecek bir konu pek olmamaktadır. Daha çok pazarlık sürecinde teknik konular filizlendiğinde ve taraflar arasında güven oluşmaya başlandığında kullanılır.

Pazarlık masasında ilk dakikada beyin fırtınası taktiği acemi bir görüntü doğurabilir. Zayıflık olarak düşünülebilir. Kontrolü kaybetmenize neden olabilir. Diğer taraftan son dakikada da tüm konular ayrıntılı biçimde konuşulduktan sonra katılımcılarda zihinsel bir rahatlama yaşandığında beyin fırtınası taktiğine başvuramazsınız. Tekrardan şu konuya dönelim ve fikir üretelim diyemezsiniz. Her iki durumda da verim sağlayamazsınız.

Pazarlıklarda çıkmaza sürüklenen bir durum hissedildiğinde beyin fırtınası taktiğine başvurulmaktadır. Deneyimli bir yönetici herhangi bir problemle karşılaştığında hızlı bir şekilde kendi yöntemiyle sorunu çözmeye kalkışmak (veya karşı tarafa dikte etmek) yerine grup dinamiklerinden yararlanmayı tercih eder. Kendi düşüncesine yakın bir fikir üretildiğinde ise “çok güzel bir öneri” diyerek sahiplenir ve onun eksikliklerini gidererek güçlendirir.

Özellikle teknik konularda örneğin proje bazlı üretim (mühendislik) projelerinde sıklıkla bu taktikle karşılaşılır. Projenin sahada müşteri istekleri doğrultusunda uygulanması zor veya mümkün değilse alternatif proje ve uygulamalar üzerinde düşünce geliştirmek en iyisidir.

• Karşı tarafın tutumunu gözlemleyin.
• Düşünce farklılıklarının arka planını görmeye çalışın.
• Taraflar ne ölçüde öneri getiriyor?
• Önerilere karşı taraftan olumlu onaylayıcı bir ses geliyor mu?
• Getirilen öneriler desteklenip sahipleniliyor mu? Yoksa sessizlik mi hakim?

Önerilerin üretilmesi ve sahiplenilmesi sürecin doğru yolda ilerlediğini gösterir. Çözüme odaklanma fırsatı verir. Ticaret için önemli bir işarettir. Değer üreten toplantı sonrasında katılımcılara teşekkür edin.

Her gün mesleki gelişiminize 15 dakika zaman ayırın.

MÜZAKERE TEKNİKLERİ VE PAZARLIK BECERİLERİ – EĞİTİM YAZI DİZİSİ

• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri: Genel Çerçeve
• Müzakere Planlaması: Pazarlık Sürecinde Anahtar Evre
• Müzakerelerde Gündemi Belirleme
• Müzakerelerde Gündemin Gücü
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi
• Pazarlık Yetkinlik Değerlendirme ve İnsan Kaynakları
• Belirsizlik ve Risk Ortamında Pazarlık, Tehditler ve Etik
• Çıkmaza Giren Müzakereler
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Yönetimi Eğitim Vakası. Yönetici Geliştirme Programı Çalışması
• Satınalma Pazarlık Çevresi
• Dış Ticaret Müzakereleri ve Pazarlık
• Kayıt Müzakereleri, Özel Okul Yöneticileri için Müzakere Yönetimi

PAZARLIK TAKTİKLERİ

• Son Dakika Talepleri – Pazarlık Taktikleri
• İyi Polis vs. Kötü Polis – Pazarlık Taktikleri
• Sabırlı Olmak – Pazarlık Taktikleri
• Büyük Resime Odaklanma – Pazarlık Taktikleri
• Son Tarih ve Zaman Baskısı – Pazarlık Taktikleri
• “Böl ve Yönet” – Pazarlık Taktikleri
• Komiser Columbo – Pazarlık Taktikleri
• Beyin Fırtınası – Pazarlık Taktikleri

TESTLER

• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – I
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – II
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – III
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – IV
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – V
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – VI

 ANKET

• Pazarlık Stilinizi Öğrenin: Tüm Yönetici Adayları için Tavsiye Edilen Anket

Kitap Önerileri :

• MÜZAKERE TEKNİKLERİ ve PAZARLIK BECERİLERİ (E-Kitap 2. Baskı), Prof. Dr. Murat ERDAL, Erişim için profesyonel üyelik işlemlerinizi tamamlamanız gerekmektedir.
• SATINALMA ve TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ, Prof. Dr. Murat ERDAL, (Beta Yayıncılık),  4. Baskı.

-> ŞİRKET EĞİTİMLERİNİZ İÇİN TEKLİF ALIN -> egitim@satinalmadergisi.com